Документирование управленческой деятельности

Министерство образования и  науки Российской Федерации 

ФГБОУ ВПО «Костромской государственный  технологический университет»

 

Заочный факультет

Направление 080100 «Экономика»

Профиль «Экономика предприятий и  организаций»

 

 

 

 

Кафедра экономики и управления

Дисциплина «Документирование  управленческой деятельности»

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА 1

Вариант 0

 

 

 

 

Выполнил:

 

Проверил:

   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Деловое письмо: виды, правила оформления. Особенности оформления международных писем

Деловые письма представляют собой  официальнуюкорреспонденцию и

применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих  в коммерческой и управленческой деятельности. Деловое письмо - всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.

Существует несколько видов  классификации деловых писем, в  основе их

лежатразличные классификационные  признаки.

По функциональному признаку письма можно разделить на две группы:

• письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба;

письмо-обращение; письмо-предложение и др.). Письма-ответы должны

всегда содержатьиндекс того письма, которое явилось причиной для  переписки. (Приложение 1)

• письма, не требующие ответа (письмо-предупреждение; письмо-

напоминание; письмоприглашение и  др.).

Письма можно классифицировать по аспектам:

• письмо-напоминание - факт напоминания;
• письмо гарантийное - выражение гарантии,документ, обеспечивающий

исполнение изложенных в нем  обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т. п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным;

• письмо-подтверждение - указание на достигнутую степень согласия,

свершившийся факт;

• письмо-ответ - по своему содержанию носит зависимый характер от

инициативных писем, так как  тема его текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного  в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнение просьбы;

• информационное письмо - информирование онамечаемых или уже

проведенныхмероприятиях;

• письмо-приглашение - письменное приглашение адресату принять

участие в каком-либопроводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них  раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

• инициативное письмо - это письмо, требующее ответа. Большая

категория таких писемвыражает  просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов;

• сопроводительное письмо - письменный текст, который информирует

адресата о направлении документов, прилагаемых к письму;

• письмо-предупреждение - предупреждение о возможных ответных

шагах и т. д.

Одно и то же письмо может содержать  гарантию, просьбу и напоминание, т.е.

бытьмногоаспектным.

По тематическому признаку проводится условное различение между деловой

и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет  экономические, правовые, финансовые и  все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. В сфере торговых отношений сложились определенные типы коммерческих писем:

• письмо-запрос (приложение 1);
• ответ на запрос (приложение 2);
• письмо-извещение (приложение 3);
• письмо-предложение (оферта) (приложение 4);
• письмо-ответ на предложение (приложение 5);
• письмо-подтверждение заказа (приложение 6);
• письмо-отказ от поставки товара, от оплаты и т. п. (приложение 7);
• письмо-рекламация;
• письмо-ответ на рекламацию и др.

По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные.

Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько  адресов.

По структурным признакам деловые  письма делятся нарегламентированные

(стандартные) и нерегламентированные. Регламентированное письмо решает  типичные вопросы регулярных  экономико-правовых ситуаций и  реализуется в виде стандартных  синтаксических конструкций. Нерегламентированное  деловое письмо представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования или этикетного текста.

Количество видов писем соответствует  практическим ситуациям,

вызывающимнеобходимость письменного  общения партнеров.

Существуют единые требования и правила оформления писем в организациях,

на предприятиях (независимо от форм собственности и вида деятельности) и ведется делопроизводство традиционным способом или на основе современной  информационной технологии.

Порядок оформления реквизитов письма определен Типовой инструкцией по

делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти (М., 2001) и государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы  документации. Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

• юридическую силу письма;
• качественное и своевременное составление и исполнение письма;
• организацию оперативного поиска писем.

При подготовке письма используются следующие реквизиты:

1. Государственный герб Российской Федерации (если учреждение государственное);
2. Герб субъекта Российской Федерации (в учреждениях субъектов РФ);
3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
4. Код организации;
5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
7. Код формы документа;
8. Наименование организации;
9. Справочные данные об организации;
10. Наименование вида документа;
11. Дата документа;
12. Регистрационный номер документа;
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14. Место составление или издание документа;
15. Адресат;
16. Гриф утверждения документа;
17. Резолюция (при поступлении письма в организацию);
18. Заголовок к тексту;
19. Отметка о контроле;
20. Текст документа;
21. Отметка о наличии приложения;
22. Подпись;
23. Гриф согласование документа;
24. Визы согласования письма;
25. Оттиск печати (гарантийные письма);
26. Отметка о заверении копии (если необходима копия письма);
27. Отметка об исполнителе;
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29. Отметка о поступлении документа в организацию;
30. Идентификатор электронной копии документа

Реквизит 01, 02 – Государственный  герб РФ или герб субъекта РФ помещается

на бланках документов государственных  органов и учреждений, определенных Указом Президента РФ от 30.11.1993 № 2050 и в соответствии с Положением о Государственном гербе РФ. Герб субъектов РФ помещается на бланке государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъектов РФ. Воспроизводимое изображение должно строго соответствовать изображению, установленному действующим законодательством.

Изображение герба при продольном расположение реквизитов будет

находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов – в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора. Бланки с Государственным гербом в соответствии с Постановлением правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба РФ» изготавливаются только типографским способом на полиграфических предприятиях, имеющих соответствующую лицензию, и являются документами строгой отчетности. На бланке может быть или герб России, или герб субъектов Федерации, но не два герба одновременно.

Реквизит 03 – Эмблема организации  или товарный знак (знак

обслуживания). Как правило, это символическое графическое изображение, отражающее направление деятельности организации, предприятия, фирмы.

Реквизит 04, 07 – Код организации и Код формы документа. Код формы

документа проставляется по Общероссийскому  классификатору управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000). Код организации  проставляется по Общероссийскому  классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Реквизит 05 – Основной государственный  регистрационный номер (ОГРН)

юридического лица ОГРН 0000000000000.

Реквизит 06 – Идентификационный  номер налогоплательщика 

ИНН/КПП 0000000000/000000000.

Реквизит 08 – Наименование организации. Оно должно соответствовать

наименованию, закрепленному в  уставе, положении. Данный реквизит указывает  автора документа. Автором документа  может быть предприятие или должностное  лицо.

Наименование организации указывается  в именительном падеже. 

Например: ЗАО «Фанком» или Генеральный директор ОАО «ФАНКОМ»

Данный реквизит печатается прописными буквами и располагается в  левом углу при угловом расположении реквизитов, вверху по центру – при  продольном расположении реквизитов.

Реквизит 09 – Справочные данные об организации. Содержит сведения,

для информационных контактов: почтовый адрес, адрес электронной почты, web-страницы в Интернете, номера телефонов, факсов, номер и дату лицензии и  другие сведения. Например:

ОАО «ФАНКОМ»

ул. Матросова, 2, офис 14,

г. Мантурово, 157305,

факс: 661217,

E-mail: Fankom*@nm.ru

Реквизит 11 – Дата документа. Это один из основных реквизитов документа,

обеспечивающих его юридическую  силу.

Датой документа является:

• дата его подписания (для приказов, писем, факсограмм, справок);
• дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);
• дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).

Все даты в документе оформляются  арабскими цифрами в следующей

последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами. Например:

28.11.2012.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например:

28 ноября 2012 г.,

а также оформление даты в следующей  последовательности:

год, месяц, день. Например:

2012.11.28. (в основном в международной  переписке).

Реквизит 12 – Регистрационный номер  документа. Это порядковый номер

документа с началом календарного года. Для него отведено место в  бланке документа рядом с датой.

Регистрационный номер по усмотрению организации можно дополнять

индексом: дела по номенклатуре, должностных  инструкций, авторов документов, корреспондентов  или исполнителей ит. п. Например:

10-3/12

(10 – порядковый номер документа, 3 – номер структурного подразделения, 12 – номер дела по номенклатуре дел).

Приказы по личному составу и  основной деятельности имеют отдельную

нумерацию в пределах своей группы. Поступающие в организацию документы, отправляемые документы, внутренние документы  регистрируются отдельно.

Реквизит 13 – Ссылка на регистрационный  номер и дату документа. Включает

регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Сведения в  данный реквизит переносятся с поступившего документа.

Данный реквизит обязателен для  ответных писем, располагается на бланке