Документирование управленческой деятельности

ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа».

Наличие реквизита исключает необходимость  упоминания номера и даты

поступившего документа в тексте письма. Например:

На№ 120-10/12     28.11.2012

Реквизит 15 – Адресат. Указывается в письмах, может состоять из следующих

составных частей:

• наименование учреждения, организации (в именительном падеже);
• наименование структурного подразделения (в именительном падеже);
• указание должности получателя (в дательном падеже);
• инициалы и фамилия (в дательном падеже);
• почтовый адрес.

Каждая из указанных составных  частей адресата размещается с новой  строки.

Расстояние между ними 1,5 межстрочного интервала.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по

отношению к самой длинной строке. Например:

Директору ОАО «ФАНКОМ»

Г. В. Петрову

Определено несколько вариантов  оформления реквизита «Адресат»:

1. Документ можно адресовать на имя организации или структурного

подразделения, при этом наименование организации и структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:

Завод «ФАНКОМ»

Отдел маркетинга

Если документ адресован должностному лицу, то адресат оформляют

следующим образом:

Генеральному директору ЗАО  «Фанком»

И. Н. Иванову

Адресуя докладную записку руководителю структурного подразделения,

укажем:

Начальнику отдела кадров

Г. В. Морозову

2. Должность получателя и его фамилия указывается только в том случае,

еслиизвестно, кто конкретно занимается данным вопросом. Это повышает оперативность  доведения документа до исполнителя. Например:

Департамент финансов и экономики

Планово-экономический отдел

Старшему экономисту

А. Н. Руссу

При адресовании документов лицам, имеющим звания (военным или ученым),

эти звания указываются перед фамилией. Например:

Министерство Российской Федерации

по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям

и ликвидации последствий стихийных  бедствий

Ивановский институт Государственной

противопожарной службы МЧС России

Майор внутренней службы

Ст. преподаватель А. Д. Топоров

3. Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в

несколько структурных подразделений, то их следует указывать обобщенно. Например:

Руководителям предприятий

Костромской области

4. Реквизит «Адресат» может иметь в своем составе и почтовый адрес:

еслидокумент адресуется в организацию, указывают ее наименование, а затем почтовый адрес. Если документ адресуется физическому лицу, указывают фамилию, инициалы адресата, затем почтовый адрес.

Реквизит «Адресат» печатается после 32 печатных знаков от границы  левого

поля в правой верхней части  листа документа, в пределах ограничительных  знаков углов.

На одном документе рекомендуется  помещать не более четырех адресатов.

Если их больше, составляется список на рассылку.

При направлении писем зарубежным адресатам реквизит «Адресат» включает

инициал имени и фамилию (имя  и фамилию) адресата; должность адресата, наименование организации, номер дома, название улицы, название населенного  пункта, почтовый код (индекс), название страны. Если письмо направляется в  США, то после названия города дается название штата. При адресовании писем в Великобританию может быть указано название графства. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.

В соответствии с международными стандартами составные части реквизита

выравниваются по его левой границе. Количество строк адресата должно быть ограничено шестью, а количество букв – тридцатью. Если в строке более  тридцати знаков, реквизит можно оформить шрифтом меньшего кегля. Прописными буквами рекомендуется писать название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения.

Для написания полного почтового  адреса частных лиц используются

следующие элементы:

1. наименование адресата (указание семейного положения или титула

лица). Например: мистер, мисс, миссис, Его Святейшество, Его Превосходительство, Ее Величество;

2. имя (имена), фамилия, приставка к имени:
• имена (прозвища, особенные имена) в сочетании с фамилией для различения лиц в семье (например, Джон, Майкл, Дуди, Милли);
• фамилия семьи (слово или группа слов), используемая для обозначения семьи (например, Райдер, Смит, Чизмен);
• приставка к имени, например, старший, младший;
3. занятие, функция, по адресу (через):
• определенное занятие (например, инженер, судья, нотариус^
• по адресу (через) – указывается связь с другим лицом или учреждением (например, по адресу Эйси Браун Бовери; по адресу семьи Смит);
4. пункт доставки:
• вид улицы (бульвар, авеню, дорога, площадь и т. д.);
• название улицы (например, Станционная авеню; Станционная улица, Станционная площадь, станция Виктория, станция Лайм-стрит);
• идентификационный номер на улице; номер подъезда или здания, этажа и квартиры (например, 27/307, подъезд № 27, 4-й этаж, квартира № 7);
• название дополнительного адресного компонента, относящегося к зданию, кварталу, башне, комплексу и т. д.;
• название села, местечка, деревни, квартала, региона (Ткхилл, Доклендз, Ерлхэм, Кэдмен, Сохо);
• почтовый ящик и номер (для обладателя ящика);
• общая доставка;
5. почтовый код или номер почтового маршрута, местность, наименование учреждения, осуществляющего доставку:
• почтовый код, который обычно используется для итоговой сортировки местным или региональным узлом доставки. К этим кодам могут добавляться другие цифры или буквы (например, 750 15; ВН2 120);
• номер почтового маршрута, код, включающий несколько цифр и/или букв, указывающих маршрут для направления почты к месту назначения (например, 67 – дорога Беллин-зонаАироло; К1А – отправка на сортировочный участок);
• название учреждения доставки, название учреждения, ответственного за доставку почтового отправления адресату в место назначения (например, Берн 31 (почтовый ящик));
6. название территории или провинции, или название страны:
• название региона, графства, района, кантона и т. д. (например, Техас, Йоркшир, Уэльс);
• название страны назначения (например, Швейцария, Франция, Великобритания, США).

Для написания полного почтового  адреса юридических лиц используются следующие элементы:

1. название организации (например, NestleLtd; KodakLtd; UNESCO);
2. указание на род деятельности или изделия (например, фирма по гражданскому строительству, общая трастовая компания, продажа семян);
3. название отдела или подразделения организации (например, отдел внешней торговли, отдел цветных металлов, общий отдел);
4. пункт доставки;
5. почтовый код или номер почтового маршрута, название местности, наименование учреждения, осуществляющего доставку;
6. название территории или провинции и название страны.

Последние три элемента при написании  адреса юридического лица

указываются так же, как при написании  адреса частного лица.

Если документ адресуется организации, то сначала указывается ее название,

затемпочтовыйадрес. Например:

The Municipal Court of Seattle

600 Third Avenue /MS

SEATLE, WEASHINGTON 98104

USA

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала

указывается его имя (инициал имени), фамилия, должность, название фирмы, почтовый адрес. Например:

Mr. A. Widmar, chairman,

Coke and Son Ltd

LONDON SWK 48 C

ENGLAND

Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указывается его имя

(инициалы имени), фамилия, затем почтовый адрес. Например:

Mr. Luis Serrano Correcher

34 Call Alcala 6a pl.

(Serviciodeprenca)

MADRID 28071

ESPANA

Если адресат – мужчина, то перед  его фамилией ставят сокращенное  слово 

Mr. – от Mister («господин»). В Великобритании вместо этого слова нередко употребляют сокращение Esq. («эсквайр»), которое ставится после фамилии.

Например:

E. F. White, Esq.

Перед фамилией следует указывать  имя или инициалы.

Например:

Mr. Harold Brown

Mr. A. White

Если адресат – женщина, то перед  фамилией ставится сокращенное слово

Mrs. – от Mistress («госпожа») или  слово Miss, если женщина не замужем. 

Например:

Mrs. Rosalinda Jones

Miss G. Black

 

Имя и фамилию лица при адресовании  рекомендуется писать так же, как  они

даны в подписи на поступившем документе: если имя в подписи указано полностью, то и при адресовании оно должно быть дано полностью, если в подписи стоят только инициалы, то и при адресовании нужно указывать только инициалы. В отличие от русского языка в английском инициалы лица никогда не пишутся после фамилии, а всегда перед ней.

Нередко после фамилии должностного лица сокращенно (заглавными

буквами) указывают на принадлежность к какой-либо организации, партии, на наличие звания или ордена. Например:

E. F. Jons, DM (DoctorofMedicine – доктор медицинских наук)

A. B. Smith, M.P. (MemberofParliament – член парламента)

G. H. Dlack, K.C.V.O. (Knight Commander of the Victorian Order –  кавалерорденаКоролевыВиктории).

Когда фамилия лица, занимающего  определенную должность в данной

организации, неизвестна, то адресат обозначается следующим образом:

 

 

 

Указание должности без фамилии  лица, ее занимающего, возможно лишь

тогда, когда эта должность является единственной в организации, указанной  в адресате (Chairman – председатель, President – президент, председатель, ManagingDirector – директор-распорядитель, Secretary – секретарь, ChiefAccountant – главный бухгалтер). В этом случае перед названием должности ставится артикль the (TheChairman, TheSecretary и т. д.).

Если же известны и фамилия, и  должность адресата, то они указываются

следующим образом:

 

 

Артикль перед названием должности  в таких случаях не употребляется.

При написании почтового адреса принята такая последовательность

элементов: номер дома, название улицы, название города и индекс, название страны. Например:

«Индастриал Хаус»

34–41 Крейгроуд

Болтон БЛ4 8ТФ

ВЕЛИКОБРИТАНИЯ

Слова Street, Avenue, Place, Strasse пишутся с  заглавной буквы.

Если письмо направляется в США, то после названия города дается название

штата, часто сокращенное. При адресовании писем в Великобританию может быть указано графство.

Приведем примеры написания  адресов юридическим лицам:

American National Standards Institute

11 West 42nd Street

13th floor

NEW YORK, N.Y/ 10036

USA

 

City Bankers Association

Mr. Ian SCORER

12 Bolingbroke Grove

LONDON GREAT BRITAN

SW 11 6ER

Деловые отношения с зарубежными  странами сегодня стали уже привычными,

поэтому при приеме на работу многие российские организации требуют  от своих будущих сотрудников  знания двух или более иностранных  языков. Самым распространенным языком международного общения является английский, и большинство людей в состоянии прочитать письмо, написанное по-английски. Большая часть зарубежной переписки посвящена продажам и покупкам, импорту и экспорту. Международным письмам придается важное значение, так как через них устанавливаются и развиваются надежные деловые связи.