Документ как функция реализации управления. Значение составление и оформление резолюции на документе

ВВЕДЕНИЕ

 

Тема для данной курсовой работы выбрана, потому что документы  используются ежедневно в документообороте организаций. Актуальность данной темы заключается в том, что резолюция является важнейшим элементом оформления служебных документов.

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления, при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный и упорядоченный характер. Для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия. В рамках ДОУ предъявляют особые требования к документированию управленческой деятельности, так как этот процесс влияет на качество выполнения заданий, организацию и культуру труда работников.

Документированная информация составляют основу управления, его  эффективность в значительной степени  базируются на производстве и потреблении  информации. С современных условиях бизнеса без хорошо поставленной на предприятии работы с документами даже самая оперативная и важная информация теряет смысл, так как она продолжает работать не только в текущий период времени, но и в будущем, являясь составной частью отчетов и справок.

Организация работы с  документами является важной составной  частью процессов управления и принятия управленческих решений, влияющих на оперативность  и качество управления.

Методологическая основа исследования. В работе применены принципы объективности и всесторонности

Объектом в данной работе выступают управленческие документы.

Предметом работы является роль резолюции в управленческих документах.

Целью написания курсовой работы является изучение роли документов, а так же резолюции на документе в процессе управления.

Исходя из этого, выстраивается  ряд задач, а именно:

-проанализировать особенности оформления резолюции;

-дать характеристику понятиям «документ» и «управленческий документ»;

-изучить основные функции документов.

Источники написания настоящей работы были разделены на три группы:

1) нормативные правовые  акты, регламентирующие документационное  обеспечение на федеральном уровне;

2) государственные стандарты  по документированию;

3) инструкции и положения.

Для написания данной курсовой работы привлекались следующие законодательные акты, регламентирующие документационное обеспечение на федеральном уровне:

Правовые акты Российской Федерации указывают на обязательность документирования информации. Федеральный  закон РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»¹ закрепил  обязательность документирования информации, установил ряд терминов, урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил ряд терминов, урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам.

Комплекс государственных  стандартов на документацию и общероссийских классификаторов включил в себя:

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов»2. Стандарт устанавливает состав реквизитов, расположение реквизитов на листе бумаги, требования к тексту и бланкам документов. Настоящий стандарт распространяется на организационно - распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД).

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения»3. Все термины и определения, используемые при организации делопроизводства, должны быть приведены в соответствие с требованиями этого ГОСТа. Стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007.  Системы стандартов по информации, библиотечному и издательскому  делу. Управление документами. Общие  требования.⁴ Стандарт регулирует процессы управления документами государственных или коммерческих организаций, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования.

Стандарт «Управление  документами. Общие требования»  регулирует процессы управления документами  государственных или коммерческих организаций, предназначаемыми для  внутреннего или внешнего пользования.⁵ 

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) от 30декабря 1993 года № 299 принят и введен Постановлением Госкомстата России.⁶

ОКУД применяется для  решения следующих задач: регистрации  форм документов; упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве; сокращения количества применяемых форм; исключения из обращения неунифицированных форм документов; обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации; контроля за составом документов и исключение дублирование информации, применяемой в сфере управления; рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов. Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские унифицированные формы документов утверждаемые министерствами (ведомствами) РФ – разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

Комплекс инструкций и положений, необходимых в процессе работе с документами включает в  себя следующее:

 Государственная система  документационного обеспечения  управления.⁷ Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке на предприятии единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения⁸ включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен использоваться на предприятии при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных перечней.

Т.В. Кузнецова в своих трудах рассматривает вопросы организации документационного обеспечения управления.⁹

В публикациях М.П. Бобылевой¹⁰ рассматриваются такие вопросы как: эффективная организация работы с управленческой документацией, преимущества бумажных и электронных документов, выбор программного продукта для автоматизации документооборота.

Необходимо также отметить, что большинство исследователей занимаются анализом организации работы с документами с помощью традиционных технологий. И лишь не многие рассматривают  автоматизацию в организации документооборота и текущего хранения документов. Так, например, Т.Р. Белая в своей статье¹¹ анализирует современные системы автоматизации делопроизводства и дать им классификацию по функциональному признаку. Исследованием данного вопроса также занимается С.Л. Кузнецов. В его же работах можно узнать преимущества и особенности автоматизированной регистрации документов¹², правовые основы автоматизации¹³.

Тем не менее, несмотря на значительный объем научных работ, посвященных различным аспектам документирования информации, данная тема еще не исчерпана и содержит ряд неизученных вопросов.

В ходе выполнения курсового  проекта были использованы различные  методы исследования, необходимые для  правильной оценки состояния принятой на предприятии технологии работы с документами: изучение документов, метод наблюдения.

Аналитический метод является одним из основных общеобязательных методов, с которого следует начинать исследование. С его помощью были изучены следующие группы документов: нормативные и методические материалы по организации делопроизводства в целом и работы с документами в частности, учетные формы (журналы регистрации) с целью получения сведений об объеме документооборота.

Метод сравнения - это сопоставление данных с целью выявления черт сходства или различия между ними. Так, сравнивалась существующая практика оформления документов с требованиями законодательных и нормативно-методических документов, а также их информационный объем.

Обобщение представляет собой подведение итогов, выявление характерных черт. Данный метод применялся при выработке основных выводов исследования. Оказались результативны методы моделирования, системно-структурного и комплексного анализа.

В первой части работы "Теоретические основы документирования управленческой деятельности" было рассмотрено становление документирования в России, проанализированы основные правила организации документооборота. Во второй части были исследованы методы совершенствования документирования.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. Основные понятия и функции документа.

1.1. Понятия «документ»  и «управленческий документ».

 

Формирование официально-деловой  письменной речи во всех языковых культурах  обусловлено развитием государственности, аппарата управления и связано с необходимостью документально закреплять правовые отношения юридических и частных лиц. Интернациональные свойства делового письма — следствие универсальности задач, которые оно призвано решать, а именно — служить инструментом делового общения, языковым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации. К служебной информации предъявляются общие требования: достоверность (объективность), актуальность (необходимость, новизна, своевременность), убедительность (аргументированность), полнота (достаточность информации).

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и  защите информации» закреплено следующее  определение понятия «документ»:

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать¹⁴

 Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».

Каждый документ состоит  из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:

Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа.¹⁵

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека любым удобным способом на специальном материале.

Официальные документы — это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.¹

Среди них особую категорию  составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.¹⁶

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации  любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Управленческие документы, являющиеся неотъемлемой и обязательной составляющей процесса управления, традиционно  были объектами исследования в документоведении. В настоящее время управление в России является быстро развивающейся как в научном, так и практическом аспектах сферой человеческой деятельности. К качеству и эффективности современного управления предъявляются высокие требования.¹⁷