Документ как функция реализации управления. Значение составление и оформление резолюции на документе

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2. Оформление резолюции

Резолюция может быть оформлена на самом документе, и  тогда она пишется от руки руководителем. Резолюция размещается в заголовочной части документа на свободном  от текста месте. Если на документе  несколько резолюций, и для их размещения в заголовочной части документа места недостаточно, резолюция может быть оформлена на любом свободном от текста месте документа. ³¹

Второй вариант –  оформление резолюции на специальном  бланке формата А5 или А6. В этом случае резолюция может составляться самим руководителем или готовиться до рассмотрения документа руководителем, его помощником или референтом. Если руководитель согласен с содержанием документа, то ему остается, лишь расписаться на бланке под составленной резолюцией.³²

При оформлении резолюции на бланке обязательно указывается наименование документа, дата и номер документа, к которому резолюция относится. Резолюции, оформленные на бланке, в практике управления называют поручениями. Резолюция, оформленная на бланке, подкалывается к документу, и после исполнения документа вместе с ним подшивается в дело. Резолюция является неотъемлемой частью документа, она может содержать важную для его последующего использования информацию, поэтому ни в коем случае не должна уничтожаться.³³

На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа. Если на документе несколько резолюций, их содержание не должно дублироваться, каждая последующая резолюция необходима только для конкретизации предыдущей.

Резолюция размещается  в правом верхнем углу первого  листа документа, на письмах - между  реквизитами «адресат» и «текст». При необходимости оформления сложной  по содержанию резолюции (содержащей два  и более поручения), а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста и полей. Для лучшего выделения резолюции ее следует располагать под углом к линии строки.³⁴

Допускается прилагать  к документу отдельный лист резолюции. Резолюция на отдельном листе может быть написана от руки или напечатана.

На листе резолюции  указывается регистрационный номер  и дата документа, к которому относится резолюция. Если лист резолюции прикрепляется к входящему документу, на нем может быть оформлена запись следующего содержания.

На самом документе  оформляется отметка о наличии  листа резолюции, включающая слова  «Лист резолюции прилагается», подпись лица, сделавшего запись, и дату.³⁵

На рассмотрение руководству  должны передаваться наиболее важные по содержанию документы. В организации  может быть составлен примерный  перечень документов, подлежащих рассмотрению руководством. К их числу относятся: декреты, указы, постановления, распоряжения и другие документы высших органов государственной власти и управления, документы из вышестоящих организаций по принципиальным вопросам деятельности, документы местных органов власти, документы из редакций газет и журналов, наиболее важные, в том числе коллективные, письма граждан, документы из других учреждений, требующие решения на уровне руководителя учреждения, телеграммы, телефонограммы по экстренным вопросам и т.п.

В целях экономии времени  руководителя секретарю или помощнику следует заранее подготовить и представить руководителю проект резолюции, который в случае согласия с ее содержанием подпишет резолюцию и проставит дату.³⁶

Содержание резолюций  по наиболее типичным, повторяющимся  вопросам может быть формализовано и сведено к нескольким возможным вариантам, которые печатаются на листе резолюции. Руководитель подчеркивает нужный вариант, подписывает, после чего лист резолюции вместе с документом передается на исполнение.³⁷

Важной задачей, стоящей перед руководителем при обработке управленческих документов, является, прежде всего, оценка возникшей ситуации, принятие какого-то решения и оформление его в виде резолюции.

Наиболее общая структура  практически любой резолюции  предполагает наличие следующих элементов:³⁸

-указание лица (ответственного исполнителя), которому адресована резолюция;

-характеристика сути резолюции («что должно быть сделано»);

-указание сроков ожидаемого исполнения;

-подпись руководителя;

-дата резолюции.

Иногда руководитель может дать необходимые пояснения (например, как могло бы выглядеть окончательное решение или как следовало бы организовать проработку документа).

Правила написания резолюции  изложены в ГОСТе Р 6.30 — 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Обязательное требование к резолюции — адресность. Для  повышения исполнительской дисциплины необходимо установить ответственного за решение, который может привлечь других либо четко определить степень ответственности каждого. Указывать в адресате должность исполнителя не обязательно. Адресат, в соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003, содержит только фамилию исполнителя и инициалы, причем инициалы указываются после фамилии.³⁹

Если в резолюции  указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение данного  решения является тот сотрудник, который в резолюции назван первым. Проставлять отметку «ответственный» или подчеркивать ответственного исполнителя не разрешается.⁴⁰

Резолюция, своего рода, распорядительный документ, составленный на полученном документе. Поэтому в тексте резолюции будут присутствовать так называемые управленческие операторы, позволяющие, активно влиять на процесс принятия решения в желаемом направлении. Приведем в качестве примеров некоторые из возможных управленческих операторов:

-«информировать по истечении срока исполнения о принятом решении»;

-«дополнительно переговорить»;

-«подтвердить получение»;

-«сообщить о выполнении» и др.

При составлении резолюции необходимо учитывать и то, в какой мере анализируемая ситуация носит типовой для данной организации характер. Если ситуация типовая, то и решение соответствующих вопросов должно основываться на некоторой типовой схеме. Анализируя управленческую ситуацию, зафиксированную в документе, руководитель, прежде всего, решает задачу ее идентификации. При этом производится оценка ситуации со следующих позиций:

-ситуация является  стандартной;

-ситуация не является стандартной;

-ситуация не является стандартной и не имеет аналогов.

Содержание действия, безусловно, будет зависеть и от квалификации работника. Чем выше она  у исполнителя, тем большую свободу  действий ему можно предоставить. В связи с этим указания, содержащиеся в резолюции, могут носить либо общий, либо конкретный характер.

Общие указания выражаются следующим образом:⁴¹

-к руководству;

-к исполнению;

-к сведению.

На документах, содержащих стандартные ситуации, не требующих  дополнительных разъяснений и имеющих  типовые сроки исполнения, резолюции  оформляются по упрощенной схеме: указываются исполнитель, подпись автора резолюции и дата.

Резолюции должны быть составлены таким образом, чтобы у исполнителя  не возникали дополнительные обращения  за разъяснениями к руководителю. Текст резолюции должен быть построен кратко, четко и корректно.⁴²

Руководитель при выработке  решения должен принимать во внимание наличие целого ряда разнообразных  задач у исполнителя и учитывать  их приоритетность, степень завершенности, а также ряд других факторов. При  этом важно обеспечить минимальное суммарное время проработки и реализации решений для наиболее приоритетных задач.⁴³

Иногда в одном и  том же документе фиксируется  более одной желаемой и действительной ситуации. При этом между ними могут  существовать разнообразные, порой весьма сложные взаимосвязи. В подобных случаях, руководителю приходится прибегать к более чем одной резолюции. Если резолюция является сложной, состоит из нескольких задач, предписываемых различным исполнителям, то руководитель перед написанием такой резолюции должен осуществить декомпозицию процесса принятия решения на отдельные, относительно самостоятельные этапы. Их состав и число зависят, с одной стороны, от содержания документа, с другой, — от информированности, методов и стиля работы самого руководителя.⁴⁴

Помимо адресата и предписываемого действия, резолюция должна содержать порядок его выполнения и форму контроля. Желательно в конце текста резолюции указать предполагаемую дату, к которой вопрос должен быть решен. Это будет служить своего рода стимулом к действию у исполнителя, а так же формой контроля за исполнением документа.

Устанавливая сроки  работы по конкретным документам, руководитель в каждом случае фактически осуществляет экспертную оценку ситуации. Как показывает практика, на такую оценку часто отводится очень короткое время, и возникает опасность, что срок исполнения будет установлен достаточно произвольно. В теории сетевого планирования и управления используются вероятностные методы оценки выполнения работ по специально разработанным для этого формулам (на основе минимального и максимального времени выполнения). Конечно, руководитель не будет оценивать время по такой формуле. Однако при назначении контрольного срока очень важно иметь в виду саму возможность постановки такой задачи, учитывая имеющиеся у подчиненных ресурсы, другие поручения и т.д.⁴⁵

Подпись руководителя (без  расшифровки) и дата написания резолюции  также являются ее неотъемлемой частью и определяют начало действия. Отсутствие этих реквизитов указывает на неверное оформление резолюции.

В целях экономии времени  руководителя секретарь или помощник может заранее подготовить проект резолюции и представить руководителю, который в случае согласия с ее содержанием лишь подписывает резолюцию  и ставит дату.

Некоторые руководители по различным причинам предпочитают оформлять резолюцию на дополнительном листе формата А6, прикрепляя его потом к документу скрепкой или скобой. В этом случае на отдельном листе-резолюции указывается регистрационный номер и дата документа, к которому резолюция относится. Такой способ придает документу более эстетичный вид, но, с другой стороны, в этом случае плохо обеспечивается сохранность резолюции (лист в резолюцией может открепиться от документа, а при сдаче дел в архив скрепка или скоба изымаются и лист с резолюцией подшивается как отдельный документ).

Содержание резолюции  с документа должно обязательно  переноситься в регистрационную  форму (журнал или регистрационно-контрольную  карточку). Если исполнение поручения, указанного в резолюции, берется  на контроль, один экземпляр регистрационно-контрольной карточки помещается в контрольную картотеку.

Во многих организациях основная масса поступающих документов независимо от их содержания и степени  важности передается руководителю, рассматривается  им, а затем с оформленной резолюцией, спускаясь по ступеням иерархической лестницы, попадает к непосредственному исполнителю. Такой порядок работы с документами, особенно в организациях с большим объемом документооборота, имеет ряд недостатков. С одной стороны, время ожидания документом своего рассмотрения иногда во много раз превосходит время работы с ним. С другой стороны, на рассмотрение почты в таких случаях многие руководители затрачивают в общей сложности около двух рабочих дней в неделю.

Если налажена четкая организация делопроизводства, то на стол к руководителю попадают действительно важные документы, требующие указания по исполнению непосредственного от него. Для регулирования этого вопроса рекомендуется составлять специальный перечень, в котором указываются виды документов, содержащиеся в них вопросы и должностные лица или структурные подразделения, которым их следует направлять на рассмотрение. Эти перечни позволяют исключить поступление излишней информации руководству и ускорить ее прохождение.

Такая практика иногда вызывает непонимание у руководителей, которые рассматривают все документы, аргументируя это необходимостью быть в курсе всех решаемых в организации вопросов. Однако встречаются и другие руководители, которые стремятся разбросать поступившую к ним корреспонденцию между подчиненными, едва успев на нее взглянуть. Типичные резолюции в подобных случаях: «Прошу рассмотреть» или «Прошу разобраться». Так руководителю удается довольно быстро раскидать гору бумаг, но низкое качество документации, исходящей из его подразделения, и нарушение сроков не укрепляют его авторитет ни у начальства, ни у подчиненных. В конечном счете за всю деятельность организации или структурного подразделения несет ответственность руководитель, а четкое распределение обязанностей — важнейшее правило научной организации труда. Однако стремление некоторых руководителей лично охватить всю массу поступающей корреспонденции приводит к задержке исполнения документов, отвлекает руководителей от решения принципиальных вопросов деятельности организации.

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ