Исследования систем электронного документооборота

Роль менеджера по продажам в целом могут выполнять и  такие специалисты, как менеджеры  по развитию бизнеса (Business Development), хотя их функциональные обязанности зачастую значительно шире. 

Бизнес-аналитик. Роль бизнес-аналитика также предполагает непосредственное общение с клиентом, но с целью формализации его бизнес-требований и представления последних в форме технического задания для команды разработчиков. Бизнес-аналитик глубже, чем продавец, разбирается в технологии производства и зачастую привлекается для оценки тендеров (presales).

Потребность в услугах  бизнес-аналитика возникает как  при согласовании заказа на выполнение аутсорсинговых проектов, так и при продажах готовых программных продуктов при условии, что клиенту необходима адаптация базового решения под его специфические бизнес-требования. 
Кроме того, анализируя в процессе общения с каждым клиентом частные ситуации, бизнес-аналитик накапливает общую информацию о потребностях целевой аудитории в целом и таким образом дополняет информацию, собранную аналитиком рынка.

Технический консультант. Технического консультанта, функции которого обычно выполняют сотрудники отдела технической поддержки, также следует рассматривать как одну из специфических ролей операционного уровня маркетинга в сфере ИТ-услуг. 
Технический консультант отвечает за своевременность обновлений программного продукта, разрешает все вопросы, возникающие у заказчика по мере эксплуатации, консультирует клиента по функциональным возможностям продукта и таким образом нередко выступает как «пассивный» продавец, обнаруживая неудовлетворенную бизнес-потребность клиента и доводя ее до менеджера по продажам. ⁵

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА № 2. ИССЛЕДОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

 

2.1. ПОНЯТИЕ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО  ДОКУМЕНТООБОРОТА

 

В настоящее время в России наблюдается рост интереса к системам электронного документооборота среди государственных и коммерческих структур. Системы электронного документооборота (СЭД) - это специальное ПО, предназначенное для коллективной работы с документами в сетевой среде. Благодаря СЭД документы можно объединять в логические блоки, обеспечивая их архивное хранение и поиск. Базовой единицей является электронный документ. Но это не просто один файл, а совокупность файлов разного типа (составных частей документа), снабженная регистрационной карточкой. Такая карточка неотъемлемый атрибут СЭД. Она содержит набор реквизитов, таких как название организации, вид документа, отметки о согласованиях и утверждениях, даты, адреса сторон и т. д., и позволяет регистрировать, идентифицировать и находить документ, контролировать исполнительскую дисциплину, отслеживать историю документа и архивировать его. Главная задача СЭД - управление полным жизненным циклом документа, начиная с его создания и заканчивая списанием в архив.

Как правило, СЭД состоит из двух основных блоков: статического (электронный  архив) и динамического (документооборот). Первый блок обеспечивает первичную обработку документов (регистрация входящей и исходящей информации, поиск, составление отчетов), а второй - организацию информационных потоков, по которым проходят документы, контроль исполнения, групповую работу над документом и т. п. Однако помимо базовых функций в современных продуктах в той или иной степени предусмотрено множество других полезных возможностей: потоковый ввод бумажных документов, ведение карточек документов (которые настраиваются в соответствии с требованиями организации), поддержка истории работы с документом (для учета обращений и подготовки отчетов), поиск по атрибутам документа и по его содержанию, разграничение прав доступа, маршрутизация документов по рабочим местам пользователей, интеграция с почтовыми системами, формирование отчетов, а также управление знаниями и деловыми взаимодействиями людей и защита документов с помощью шифрования и электронной подписи.⁶

 Компании-разработчики готовы предоставить СЭД как для небольших организаций численностью 5-10 человек, так и для крупных предприятий численностью тысячи человек. Всего на рынке представлено более пятидесяти решений этого класса. Но на вопрос, по каким критериям правильно выбирать систему, ответ знают далеко не все. В своём исследовании я постарался проанализировать рынок СЭД и выделить основных участников и игроков на рынке систем электронного документооборота.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2. АНАЛИЗ РЫНКА  СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

 

Основное ядро рынка систем электронного документооборота (СЭД) составляет 20 систем. Всего же на рынке сейчас насчитывается более 70 систем. По функциональному  признаку все их можно разделить  на три больших класса: системы  делопроизводства, системы управления электронным документооборотом  и системы-платформы. Особенно высока конкуренция в сегменте систем управления электронным документооборотом. Разница  между долями основных игроков в  этом классе не очень велика, и поэтому  позиции лидеров неустойчивы.

Популярность систем управления электронным документооборотом  с функционалом автоматизации бизнес-процессов и средствами workflow объясняется несколькими факторами. Основной причиной является желание компании-заказчика иметь более развитые средства и автоматизировать не только документооборот, но также и смежные бизнес-процессы. 
Разделение СЭД на классы является довольно условным, так как сейчас преобладает тенденция к стандартизации базового функционала систем. Системы делопроизводства предоставляют возможности работы с неструктурированными документами, а системы управления электронным документооборотом хорошо справляются с автоматизацией делопроизводства. Это происходит в соответствии с ECM-концепцией (Enterprise Content Management) – управление содержимым (контентом) компании. Главное отличие ECMсистемы от системы управления документами (ERMS – Enterprise Record Management Systems) в том, что ECMсистема ориентирована на управление информацией, а не только структурированными документами.

Среди разработчиков на российском рынке представлены как зарубежные гиганты с продуктами мировой  известности (IBM, EMC, Open Text, Microsoft , Oracle) и компании со смешанным капиталом, так и полностью российские разработчики. В последнее время разработчики из стран ближнего зарубежья также проявляют интерес к российскому рынку СЭД. Но большая часть рынка попрежнему принадлежит российским разработчикам.⁷

Специфика ситуации на рынке ECM/СЭД  заключается в том, что если наши СЭД стремятся по своим возможностям выйти на уровень круга задач  “мировых ECM”, то и последние совсем не стоят на месте: границы ECM также  расширяются, меняется внутренняя структура  рынка. При этом все происходит не только за счет некоторого естественного  роста потребностей пользователей, но и появления качественно новых  технологических возможностей, в  свою очередьактивно влияющих на расширение круга решаемых заказчиками задач.

Вследствие бурного развития информационных технологий сегодня мы наблюдаем смену требований к процессу автоматизации и со стороны управленческого персонала. В последнее время остро востребовано развитие корпоративной коммуникационной среды, в которой руководящий состав сможет с минимальными временными затратами на изучение вопроса рассмотреть документ, оценить обстановку, сопоставить факты, оставить замечание (открытого или ограниченного для доступа характера), запросить комментарий или переадресовать поручение. И при этом нужно получить в режиме реального времени информацию (как детального характера, так и в сжатом формате) в виде цифр, различных индикаторов, с наглядными диаграммами и медиаматериалами. Такое изменение информационных задач требует использования иных технологических средств, именно потому сейчас можно наблюдать рост спроса на портальные решения и панели управления.

Актуальной на сегодняшний день является и тема мобильности, что, конечно, является отражением развития ИТ-рынка в целом. Актуальность темы повышается благодаря существенному росту парка мобильных устройств, особенно планшетов, которые могут выступать полноценными средствами доступа к системам ECM-класса. Правда, если посмотреть внимательнее, то нетрудно увидеть, что пока мобильность в области СЭД ограничивается почти исключительно снабжением модными планшетами высшего руководства компаний. Но этот момент является во многом действительно революционным в деле развития СЭД: появление современных мобильных устройств позволило решить задачу, о необходимости и сложности которой уже много лет говорили автоматизаторы: вовлечь в сферу использования ИТ непосредственно первых лиц организаций. Так или иначе, можно констатировать, что практически все ключевые производители СЭД-решений уже выпустили (или собираются выпустить) свои мобильные клиенты, позволяющие перенести или реализовать заметную часть функциональности ECM-системы на планшете, а иногда даже и на смартфоне.

Топ-менеджеры и сами ощущают реальный эффект от мобильной работы благодаря простоте и доступности использования ИТ-систем для принятия оперативных решений вне офиса. Причем и в мобильности в прошлом году наметился явный “выход за границы”, в данном случае “границы высшего руководства”. “Если одним-двумя годами ранее специализированные мобильные решения предлагались, как правило, для высшего руководства, — отмечает Сергей Бушмелев, — то в 2012 г. круг пользователей подобных решений расширился за счет руководителей среднего звена и специалистов”.

Использование мобильных устройств в повседневной служебной деятельности идет по нарастающей, соответственно все больше платформ и информационных систем снабжаются мобильными рабочими местами. По мнению специалиста в области СЭД Олега Бейлезона: “Здесь все “бурлит”, наблюдается большое разнообразие подходов и технологических решений, да к тому же ситуация подогревается ростом возможностей самих мобильных устройств. Думаю, что в 2013 г. мы увидим много нового и интересного в этой области”.

Отечественные разработчики отреагировали на мобильный тренд быстрее, чем их западные коллеги. Он это объясняет тем, что наши поставщики СЭД более отзывчивы к изменению спроса в виду их меньшего размера по сравнению с ключевыми мировыми игроками в данном сегменте, их внутренние процессы менее забюрократизированы.

Согласно отчётам аналитиков, в 2012 г. в мире количество вновь приобретаемых  смартфонов и планшетов для доступа  к Интернету превысило количество приобретаемых классических компьютеров. Эксперты единодушны в оценке того, что дальнейший тренд будет направлен  всё более в сторону различных  мобильных устройств и что  сегмент ECМ, связанный с мобильными технологиями, использованием смартфонов и планшетов для осуществления повседневных бизнес-задач, будет расти в ближайшие годы особенно заметно.

“После довольно долгого периода  общих разговоров о возможностях и перспективах облачных моделей  использования ИТ, и в этой сфере в прошлом году наметился явных прогресс. На протяжении последних лет разработчики СЭД шли по пути оптимизации работы с информацией, организации удобного поиска и хранения данных, удовлетворяя потребность пользователей в том числе и в упрощении подачи информации, — говорит об объективных причинах интереса к облакам Елена Мамышева. — Использование различных методов разбора больших массивов данных (в интеграции с другими решениями) и представления их в удобном и наиболее информативном виде позволяет сегодня легко перейти на новый технологический уровень, обеспечивающий такое преобразование СЭД, которое позволит управлять предприятием в удаленном режиме и в парадигме облачных решений”.

Облачные сервисы промежуточного слоя — это не приложения с готовым функционалом, но и не просто инфраструктура. Речь идет об использовании специализированных серверов приложений с различными конфигурациями, веб-серверов, о системах хранения и средствах интеграции. В качестве примера можно привести Amazon с Elastic Cloud и Microsoft Azure. Эксперты считает, что такой подход позволяет разработчикам прикладных решений сосредоточиться на создании бизнес-ценности, не отвлекаясь на инфраструктурные вопросы. Правда, отмечается, что для промышленных приложений “облачное удовольствие” будет недешевым — оплата сервиса идет за каждый мегабайт или даже за каждую операцию ввода-вывода. Хотя, возможно, 2013 г. сможет стать годом выявления “коридора рентабельности” для использования таких сервисов.

А вот тема социальности, уже широко обсуждаемая за рубежом в практической плоскости применения этих методов  к организации и поддержке  бизнеса, в нашей стране находится  пока в стадии начального освоения. Если облачные технологии для нас уже не являются чем-то новым и малоизученным, даже наоборот — они воспринимаются как безусловная реальность, имеющая неоспоримые преимущества, то социальные сети — это идея, которая сегодня активно влияет на мировосприятие рынка. Появляется понятие социальных сетей в отдельно взятой компании, корпорации или группе людей. И как следствие, сегодня мы наблюдаем процесс, как перед СЭД ставятся новые задачи, с новыми способами коммуникации между участниками документооборота и бизнес-процессов, с несвойственными ей казалось бы функциями, с элементами, присущими социальным сетям, в которых обычным делом является обсуждение проектов, обмен информацией, создание блогов и многое другое. В свою очередь, развитие таких локальных социальных сетей и технологий логично приведет к необходимости организации обмена данными между несколькими социальными сетями или даже их объединения в сложные структуры.

2013-й имеет шансы на то, чтобы  стать переломным в плане перевода  темы социальности из стадии  разговоров в фазу реальных дел. Корпоративные ECM-системы получат элементы функционала, до того характерного, скорее, для социальных инструментов, чем для делового программного обеспечения. Близкой к социальной является тема геймификации (использования игровых технологий). Бизнес-сообщество еще не выработало к геймификации однозначного отношения, тем интереснее будет наблюдать смелые эксперименты по включению ее элементов в интерфейс ECM-систем.

Формирование новой конкурентной среды обязательно предполагает появление игроков, предлагающих новые решения, ориентированные на использование мобильных и облачных технологий. Эти решения уже никого не удивляют, а де-факто становятся стандартом. А нарастающий ажиотаж вокруг развития социальных сетей — это уже не просто требование времени, а смена парадигмы мышления. Таким образом, превращение систем электронного документооборота в среду информационного взаимодействия становится неизбежным. Нарастающее понимание того, что документооборот в своем первоначальном, классическом, значении уже не представляет большого интереса, безусловно, должно привести к появлению новых фигурантов на рынке этих систем.