История развития делопроизводства в России

Нормативные документы министерств и ведомств по вопросам документационного обеспечения  управления не должны ограничивать прав подведомственных организаций, предоставленных  им Законом РФ «О предприятиях в  РФ» и другими законодательными актами.

Документационное  обеспечение в управление организации  осуществляется специальной службой, подчиненной непосредственно руководителю организации.

Должностные лица организаций при работе с  документами руководствуются требованиями

Основных положений  ГСДОУ и принятых в ее развитие общесоюзных, отраслевых и республиканских  нормативных и методических документов.

Общие требования к документам и службам документационного  обеспечения распространяются на все  системы документации органов государственного управления, и автономных республик, суда, прокуратуры, арбитража, а также  учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые  средствами вычислительной техники.

Общие требования к документам и службам документационного  обеспечения являются нормативно-методической базой для совершенствования  на единой основе документационного  обеспечения управления и повышения  его эффективности путем унификации состава и форм документов, повышения  их качества, работ службы документационного  обеспечения на базе научной организации  труда и внедрения новейших технических  средств.

Общие требования разработаны в соответствии с  законами РФ и республик, устанавливающими порядок организации и деятельности государственного аппарата, актами высших органов государственного управления по вопросам принятия и оформления управленческих решений, осуществления  контроля за исполнением документов, совершенствования методов управления и организационных структур и  их информационного обеспечения, государственными стандартами в области документации и автоматизированной обработки  информации с учетом опыта практического  использования унифицированных  систем документации и общепринятых классификаторов технико-экономической  информации.

Единые требования ко всем системам документации внедряются путем издания государственных, республиканских и отраслевых стандартов и инструкций по вопросам документационного  обеспечения управленческой деятельности, учитывающих специфику республики (отрасли), а также отраслевых унифицированных  систем документации, типовых номенклатур  дел, типовых перечней документов с  указанием сроков их хранения. На их основе подведомственные организации  разрабатывают нормативные акты, организующие документационное обеспечение  управления. документом самой организации  или вышестоящей.

Действие управленческого  документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами. Проекты документов, затрагивающие  интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с ними. В случае разногласий к проекту прикладываются замечания или суть разногласий  указывается в сопроводительном письме.

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые  на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях, фиксируются  в протоколах. Протоколы оформляются  на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов  докладов, выступлений, справок, проектов постановлений или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если ход заседания стенографируется, то текст стенограммы расшифровывается, отпечатывается, заверяется и хранится вместе с протоколом.

В особых случаях  выступавший должен завизировать стенограмму  своего выступления. Если ход заседания  записывается на магнитную ленту, она  хранится в соответствии с Основными  правилами работы государственных  архивов с кино_, фотодокументами.

В пределах своей  компетенции организации всех уровней  управления могут направлять письма при осуществлении оперативных  связей с вышестоящими отраслевыми  и функциональными органами, подведомственными  и другими организациями и  отдельными гражданами. Письма, как  правило, должны составляться в том  случае, когда невозможен или затруднен  бездокументный способ обмена информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и др.

При необходимости  срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы.

Организации на основании положений о них  и других актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила и др., перечень которых содержится в Общесоюзном  классификаторе управленческой документации (ОКУД) и отраслевых табелях применяемых  форм документов. Проект управленческого  документа должен быть согласован с  исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений  или организаций.

Внутреннее  согласование проекта документа  должно проводиться в следующей  очередности: с отраслевыми, функциональными, территориальными подразделениями, совещательными органами, и, при необходимости, общественными  организациями; работниками, ответственными за разрешение функциональных вопросов (главные, старшие специалисты и  т.д.); с финансовым подразделением или  главным бухгалтером (бухгалтером); с юридической службой; службой  документационного обеспечения; с  заместителем председателя коллегиального органа или с заместителем руководителя организации, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа  должно осуществляться в следующей  очередности: с подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние  выступают обязанной стороной в  правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда  содержание документа затрагивает  их непосредственные интересы; с организациями  и научно-производственными объединениями, занимающимися исследованиями в  той области, в которой имеет  отношение содержание документа; с  общественными организациями - в  случаях необходимости или предусмотренных  документами этих органов; с органами, осуществляющими государственный  надведомственный контроль (надзор) в  определенной области (санитарный, противопожарный  и т.д.); с вышестоящими органами общей  или отраслевой компетенции в  случаях, когда законодательством  предусматривается возможность  совершения управленческих действий, только с разрешения этих органов.

Управленческий  документ подписывается или утверждается руководителем организации или  замещающим его должностным лицом  в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами (устав или положение об организации, структурном подразделении, должностная  инструкция, приказ о распределении  обязанностей и др.).

Две или более  подписи проставляются в том  случае, если за содержание документа  ответственны несколько должностных  лиц. Документы денежного, материального  или кредитного характера, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные  и расчетные обязательства с  другими организациями, подписывают  руководитель организации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Истоки документооборота, как сферы деятельности можно  найти еще в глубокой древности, как только люди научились фиксировать  важные для них сведения на чем-то материальном. Однако говорить о делопроизводстве в период Древнерусского государства  и феодальной раздробленности как  о системе определенных норм и  правил еще преждевременно. В дальнейшем структура делопроизводства постоянно  развивалась: от примитивных способов хранения и передачи информации до разработки всевозможных стандартов в делопроизводстве. Настоящим рождением документооборота можно считать приказное делопроизводство. Позже, во времена Петра I, появились такие документы, как грамоты, отписки, доклады, наказы, памяти. В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых управленческих документов: указные грамоты, наказы заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями; переписка - памяти и отписки - заменены отношениями, рапортами, доношениями, реляциями, ведениями, известиями. Для министерской системы характерны такие документы, как сношения (или отношения), реестры, протоколы, ведомости, описи, отчеты, официальные письма, записки; выписки. Таким образом, можно сказать, что делопроизводство как система определенных норм и правил начинает складываться в период приказов, когда постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы управленческих документов и приемы их составления. Далее Петр I создает систему коллегий, и уже можно говорить о качественно новом этапе делопроизводства - коллежском. Изменения коснулись не только устройства делопроизводства, но и названий документов (в связи с множественными заимствованиями слов из других языков), формы документов. Коллежский период характеризуется усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений и, прежде всего, бюрократического начала. Еще одним этапом формирования делопроизводства стало создание министерств. Главной отличительной особенностью была иерархия и единоначалие в министерствах.

В советский  период можно наблюдать качественный переворот в делопроизводстве в  связи со сменой политики власти и  власти, как таковой. С одной стороны, в сфере документирования управленческой деятельности теперь трудятся простые  рабочие, что уменьшает общую  грамотность в оформлении документов. С другой стороны, постепенно создаются  целые организации, призванные осуществлять контроль над документооборотом.

Сфера делопроизводства становилась все сложнее и  сложнее: появляются новые способы  хранения, передачи информации, усложняется  процесс защиты данных и т.д. Чтобы  решать эти проблемы специалистам в  области управления документацией  требуется постоянно повышать свою квалификацию, осваивать знания смежных  дисциплин, в первую очередь юриспруденции  и информационных технологий.

Можно так  же заметить что, не менее важным компонентом  для понимания сегодняшних технологий в документировании является знание истории этой сферы деятельности. Таким образом, курсовая работа может  служить базой для дальнейшего  изучения особенностей документооборота.

С началом  советского периода был произведен переворот в государственном  документировании. Для работы в советских  учреждениях были привлечены рабочие, солдаты и пр., не имеющие специального образования. Уровень документационного  обеспечения управления понизился. Однако позднее сама система делопроизводства начала создаваться заново. Были созданы  органы, контролирующие эту деятельность и стандарты документов. Была проведена  стандартизация документов. И хотя СССР отставал от западных стран в  развитии информационных технологий в 80-90-е гг. делопроизводство было хорошо организовано как сфера деятельности.