Класифікація документів

Ієрархія документів означає розташування їх у порядку вищого до нижчого

Наприклад, послідовність: документ => видання => поліграфічна продукція => книга.

Дихотомія – це послідовний поділ документів одного класу на дві протилежні сукупності (опозиції).

Наприклад, опубліковані й неопубліковані, однотомні і багатотомні, людиночитні та машиночитні тощо.

Своєчасно класифікація документів передбачає поділ їх на роди, види, підвиди та різновиди.

Найвищу сукупність документів, що мають певну спільну (провідну) ознаку, за якою можна відокремити цю сукупність з решти об’єктів зазвичай називають родом (класом). Другим рівнем поділу слугує вид. При цьому родове поняття поділяють документ на видові поняття (види документів). В основу розподілу за видами покладено видову ознаку, яка підпорядкована родовій.

Наприклад, якщо родовою ознакою може бути знаковість, яка дозволяє вичленити два дихотомічні класи документів – вербальні та безсловесні, то водовими ознаками можна обрати спосіб документування (ручний, друкований, механічний, магнітний, фотографічний, оптичний, лазерний чи електронний) або матеріальну конструкцію носія (аркушів, кодексовий, картковий, стрічковий, дисковий). Відповідно підвид є третій, а різновид четвертий рівень поділу.

3. Критерії класифікації документів.

  3.1. Класифікації документів за інформаційним складом.

Основними признаками класифікації, що розкривають інформаційний складник документа, слугує зміст документа, ступінь узагальнення інформації, придатність  інформації для сприйняття людиною, канал сприйняття знаків, використаних для запису змісту, спосіб запису інформації, рівень узагальнення інформації.

Класифікація документів за змістом.

Класифікацію в основу якої покладено ознаку змісту документа, називають семантичною. За такою класифікацією поділ на види та підвиди здійснюють відповідно до ознаки змісту документа за галузями знань, темами, предметами, проблемами.

Класифікацію документів за змістом на практиці здійснюють відповідно до рубрикаторів, класифікаторів, класифікаційних таблиць. Тематику, предмет та основі смислові аспекти описують з допомогою ключових слів або дескрипторів, які й можуть правити за основу класифікації документів.

Семантичні класифікації документів мають справжнє практичне  значення, оскільки їх активно використовують органи документно - комунікаційної сфери (бібліотеки, відділи НТІ, книгарні, книжкові колектори тощо). Знання правил семантичного класифікування документів має непересічне значення й для користувачів, названих закладів - це. сприяє швидкому пошуку й знайденню релевантної інформації (англ. інформація, що стосується справи; суттєва інформації). Тому саме семантичні класифікації найкраще розроблені.

Наявні п'ять варіантів  Бібліотечно-бібліографічної класифікації (ББК), Універсальна десяткова класифікація (УДК), десяткова класифікація Д'юї (ДКД), єдина класифікація літератури для книговидання (ЄКЛКВ). Розроблені змістовні класифікації й щодо окремих видів документів, зокрема класифікатор державних стандартів (КДС), класифікатор юридичних актів (КЮА), міжнародна класифікація винаходів (МКВ).

Нині ще не існує домовленості щодо єдиної семантичної класифікації документів, загальної для всіх або принаймні більшості країн. Міжнародна класифікація УДК охоплює всі галузі знань, побудована за десятковим принципом і використовується для індексування та пошуку документів у фондах, сховищах, каталогах, картотеках. Система УДК є інтелектуальна власність Міжнародної Федерації з документації (МФД). Деякі країни використовують десяткову класифікацію, Д'юї або національні класифікації. Зокрема, у США визнана Класифікація бібліотеки Конгресу США, розроблена протягом 1901-1941 рр. На теренах більшості країн колишнього Радянського Союзу, зокрема й в Україні, окрім УДК, активно використовують ББК - ієрархічну комбінаційну систему бібліотечно-бібліографічної класифікації, розробленої протягом 1957-1968 рр. спільними зусиллями провідних бібліотек та наукових установ СТСР.

Як класифікаційні ознаки змісту використовують також структурну організацію матеріалу, стиль його викладення, жанр твору.

Класифікацію документів можна здійснювати й за контент-аналітичними (латин, content - зміст) аспектами: автор повідомлення; його реципієнт; предмет повідомлення; акцентуація; ефект.

 Класифікація документів за рівнем узагальнення інформації.

За рівнем узагальнення зазвичай документи поділяють на первинні та вторинні.

Первинні документи містять оригінальну (латин, origo - походження, початок, рід) інформацію як викладення результатів спостереження, вивчення, дослідження, розробок, опрацювання тем. Такий документ є результат безпосереднього відображення наукової, виробничої, управлінської, творчої та іншої діяльності з метою забезпечення суспільства первинною інформацією.

Вторинний документ постає наслідком аналітико-синтетичного опрацювання одного або кількох первинних документів, вторинний (інформаційний) документ містить зазвичай відомості про первинні документи, набуті шляхом їх інформаційного (бібліографічного; реферативного, оглядового, історіографічного тощо) аналізу. Призначення вторинних документів полягає в забезпеченні суспільства вторинною (узагальненою) інформацією.

В історичній науці поняття  первинного документа співвідноситься  з поняттям першоджерела, а вторинного - археографічної публікації або монографічного дослідження. Інший приклад можна навести з літописознавства: первинний документ називають протографом, а вторинний - його редакцією.

3.2. Класифікація  документів за характером знакових  засобів фіксації інформації.

Визначальну особливість документа становить його знаковість, оскільки лише ті матеріальні об'єкти, на яких людина свідомо зафіксувала змістовну інформацію за допомогою спеціально розробленої (штучної) знакової системи, називають документами.

Усі документи за характером знакових засобів фіксації інформації можна поліпити власне на дві категорії-текстові й нетекстові.  '

У текстовому документі за знаки правлять букви алфавіту природної мови. Сполучення букв за певними правилами дає семантичні форми -слова, що відповідають об'єктам деякої реальності. Тому текстові документи часто и називають словесними, або вербальними. Вербальний (латин. verbum - слово, дієслово) історично має переважно письмовий вигляд - слова (мова) зафіксовані на матеріальному носії з допомогою умовних знаків письма - графем - найменших смислорозрізнювальних одиниць писемної мови, що зазвичай відповідають фонемам в усній мові. Уважають, що завдяки словесному кодуванню інформації досягається найбільш точне передавання смислу повідомлення. Слід усвідомити, що саме вербальна інформація та природна мова як система знаків для передавання знань принципово відрізняє соціальну комунікацію від біологічної.

Поняття «текстовий документ» охоплює як письмові документи, так і фонодокументи.

Письмовий документ - це зазвичай літературний документ, зміст якого виражено словесно, а зафіксовано дискретними знаками - буквами, ієрогліфами. Тому поняття «письмовий документ» не залежить від способу документування: знаки письма не змінюють свого змістовного навантаження від нанесення їх на носій ручним способом (рукописом), карбуванням, різбленням, гаптуванням, випалюванням, фотографуванням, тисненням. Спосіб нанесення знаків править за видову ознаку цього роду документів.

Нетекстовий документ містить інформацію, яка зафіксована знаковою системою, відмінною від буквеної. Такі документи називають невербальними (немовними, безмовними), оскільки в них використовують такі знакові системи, як ноти, картографічні позначення, математичні знаки, креслярські елементи, цифри, перфорації або опуклості.

Серед нетекстових документів розрізняють такі види: імличкі, ідеографічні, фонічні, матричні.

Іконічний або іміджевий (латин. imago - зображування, описування, картина) документ містить знаки, подібні зображуваному об'єкту (речі, людині, тварині, рос нині, будівлі, пейзажу, рельєфу тощо). Спосіб документування також не впливає на значення таких знаків. Тут більше відіграє роль майстерність автора повідомлення, рівень опанування технологічними прийомами фіксації знаків. Такий документ зазвичай сприймається візуально й цілісно як єдиний завершений об'єкт із відповідною композицією елементів. Іконічні документи бувають дво- або трьохвимірними.

Характерною особливістю  іконічних документів уважають брак якого б то не було алфавіту. Правила ж документування спрямовані не на зміст об'єкта, подібності якого прагнуть досягти в іконічному документі, а на зовнішню форму, так би мовити «рельєф оболонки» цього об'єкта, на ту поверхню, яка відмежовує саме цей об'єкт від навколишніх.

З іконічних документів виокремлюють ізографічні, у яких подібність між знаком та об'єктом досягається системою образотворчих засобів (проекцій) живопису, графіки, фотографії, карбування, різблення тощо.

Інший різновид іконічних  документів - піктографічні (латин, pictum від pingo - малювати, зображати) - документи, у яких умовними рисунками зображені цілісні ситуативні повідомлення. Піктографія доволі активно використовується нині. Оскільки особа, яка «читає» піктограму, не обмежена якими-небудь правилами зіставлення її з певним алфавітом, то вона повинна лише «впізнати» (згадати) зображення, тобто зіставити його з тими образами, які зафіксовані в її пам'яті, й адекватно (латин. adaequatus - прирівняний) асоціювати (латин, associo - зв'язую) піктограму з відповідною життєвою ситуацією. Тому досить часто піктограми й розраховані на людей, які не знають певної мови. Водночас піктограма може виконувати й управлінську функцію скеровування людини в слушному напрямі дій. Це може бути, наприклад, послідовність виконання операцій, пошук релевантної інформації (годинникової майстерні за вивіскою із зображенням годинника, залізничного вокзалу за зображенням локомотива, трамвайної зупинки за зображенням вагона тощо).

Ідеографічний документ містить знаки, які правлять за умовні позначення й не забезпечують зовнішньої подібності зображуваному об'єкту. Ці знаки зорієнтовані на відбиття структур, внутрішньої будови відображуваного явища чи процесу. На відміну від іконічних документів, де знак постає результатом копіювання візуальних об'єктів, в ідеографічних знаки становить продукт інтелектуальної творчості, результат осмислення (осягнення) сутності речей, матеріалізацію логічної послідовності думок (силогізмів) та втілення («схоплювання») абстракцій.

До ідеографічних відносять  картографічні, креслярські, нотні, лого-графічні, статистичні документи.

Картографічний  документ містить умовні зображення поверхні Землі, космічних тіл або зоряного неба. Серед засобів вираження використовують точки, лінії, ділянки різного кольору, а також піктограми (наприклад, літачок позначає аеродром, червоний плюсик - лікарню, чорний плюсик - церкву або цвинтар, стрілка - напрям течії річки, ялинка - глицевий ліс тощо) та текстові компоненти (назви картографічних об'єктів, легенди умовних позначень тощо).

Нотний документ містить запис музичного твору графічними (нарисними) знаками - нотами. Сучасний нотний запис формувався тривалий час і мас своє коріння ще в піктографічному письмі давньоєгипетських пам'яток. Ідеографічну форму запису музичних звуків виявлено також у клинописах Вавилону, фінікійському звуковому письмі (приблизно X ст. до Р. X.).

Креслярські документи містять зображення будови (структури) складного об'єкта із збереженням відношень (пропорцій) між його складниками за допомогою спеціальних графічних знаків (точок, рисок, стрілочок, штрихувань тощо), а також надписів, переважно числових. Креслярські документи відрізняються від картографічних тим, що в останніх дотримання пропорцій необов'язкове для всіх його елементів, зокрема піктографічних.

Логографічні  документи - документи містять стилізовані зображення абстрактних понять, реальних об'єктів або осіб. Логографічні документи вважають символічними репрезентами систем та їх елементів, які здебільшого стосуються авторського права або права власності. Такими документами слугують філіграні, герби, прапори, печатки, монети, казначейські білети (паперові гроші), лотерейні білети, логограми фірм та торгових марок, екслібриси (латин, ех ІіЬгіх - із книг) тощо. Хоча для їх документування використовуються зображувальні засоби, подібні до тих, що й для іконічних, картографічних чи креслярських документів, проте зображення на них мають особливий, у принципі довільний, необов'язковий, не обмежений стандартними правилами, характер. Якщо такі правила й існують, як наприклад у геральдиці чи боністиці, то вони сформульовані здебільшого вже розіfасит як узагальнення досвіду. Пропорції зображених елементів не змінюють значення самого документа. Виражальні засоби такого документа вкрай рідко пов'язані з реальними матеріальними об'єктами. Провідна мета таких документів - графічна матеріалізація певної абстрактної системи - родини (герб), фірми (логограма), держави (герб, прапор), військового рангу (погони) чи спеціальності (емблеми роду військ), грошової системи (банкноти, монети), власника бібліотеки (екслібрис), виробника (автора)товару (філіграні, логотипи) тощо.

Статистичні документи ми зараховуємо до ідеографічних, оскільки, хоча для фіксації інформації в них і використовується спеціальний алфавіт - система цифр, але «прочитання» їх пов'язане із застосуванням спеціальних методів та прийомів виявлення структур об'єктів, що такі документи виражають. Статистичні документи містять структури кількох рівній:

* структуру позиційної  системи числення (зв'язків між  цифрою та значенням її залежно від розряду (позиції) в числі);