Класифікація документів

Об'єднаний (зшитий) уздовж одного із країв стос утворює кодекс (книжковий блок, альбом, атлас, журнал).

Картковий документ складається з сукупності карток установленого формату (каталогова, поштова, гральна, перфорована картки, кален-дарик, листівка тощо).

Стрічковий документ має вигляд безперервної смуги еластичного матеріалу із записом інформації. Стрічкова форма надає можливість зручної роботи з документом, який будучи доволі компактним за укладкою (сувій, рулон, «гармошка» тощо) водночас містить значний обсяг інформації, доступ до якої можна отримати цілком просто методом послідовного перебору знаків чи записів уперед або назад (перемотування стрічки з одного рулону в інший). Головними вадами таких документів можуть стати:

*  обриви або зібгання  стрічки;

*  значне уповільнення  пошуку релевантного запису в  разі великої кількості записів  і достатньо довгої стрічки.

Документи, які називають стрічковими, зберігають у спеціальних «футлярах» - барабані, бобіні, котушці або касеті.

Котушка - змінне пристосування з боковими обмежувачами, призначене для намотування носія запису або сигналограми.

Касети (фр.cassette- шкатулка) - змінний прилад у вигляді коробки, яка містить одну або дві котушки, серцевину, носій запису у формі диска.

Барабан - запам’ятовуючий пристрій, у якому носієм слугує магнітний шар на поверхні циліндра, що обертається навколо своєї осі.

Бобіна (англ. ЬоЬЬіп, фр. ЬоЬіпе - шпулька) - котушка для намотування магнітної стрічки чи кіноплівки.

Дисковий документ - це носій у формі диска, який фіксує інформацію у вигляді скрученої в спіраль послідовності знаків на площині (платівка, диск, дискета, компакт-диск, відеодиск). Інформація розміщується на стежках, треках, які мають форму або спіралі (грамплатівка), або концентричних кіл (магнітні, магнітооптичні та оптичні диски). Диски зберігають звичайно ь касетах або дискокасетах.

Комбінований  документ складається з двох і більше форм носіїв інформації (наприклад, музичний журнал із вініловими платівками; підручник з іноземної мови з касетами звукозаписів мовних вправ; картографічний атлас із компакт-диском геоінформаційної системи тощо).

 

 

3.9. Класифікація  документів за обставинами їх побутування в навколишньому середовищі.

Загальною ознакою класифікації, яка не стосується ні змісту, ні форми документа, постає ознака поділу сукупності документів відповідно до побутування їх в часі та просторі: регулярність опублікування, місце ти час появи в зовнішньому середовищі, місце походження тощо.

 Класифікація документів за регулярністю опублікування

За регулярністю виходу розрізняють неперіодичні, періодичні та продовжувані документи.

Періодичні  документи з'являються із певною ритмічністю - через певні проміжки часу як пронумеровані та датовані – однотипно-оформленими випусками. За регулярністю виходу розрізняють щорічні (1 раз нарік), квартальні (1 раз на 3 місяці), щомісячні (1 раз на місяць), щотижневі (1 раз на тиждень), щоденники. До періодичних видань належать газети, журнали, бюлетень, календарі, експрес-інформація.

Неперіодичні  документи з'являються одноразово й не мають продовження. Основну масу неперіодичних документів складають книги, брошури, альбоми, мали, афіші, плакати, перфоровані картки та стрічки, мікроформи, оптичні диски, дискети, грамплатівки тощо.

Продовжувані  документи об'єднані однотипно-оформленими випусками, але їх регулярність не настільки ритмічна, як для періодичних документів. Продовжувані документи з'являються в міру їх підготовки до видання. До них належать багатотомні видання, що з'являються не повним комплектом, а поступово том за томом. Прикладами таких документів можуть бути багатотомні енциклопедії, зібрання творів певного автора, наукове видання тощо.

Класифікація  документів за часом появи.

За часом появи документів у навколишньому середовищі розрізняють оригінал, копію та дублікат.

Оригінал (латин. огіgо - походження, початок, рід)- це документ, що будучи виготовлений початково в одному примірнику, править за основу для виготовлення копій. Оригінал часто називають справжнім документом. На нашу думку, це не коректно, тому що й копія, і дублікат є справжні документи, оскільки будучи засвідченими мають таку ж юридичну силу, що й оригінал, але не с оригіналами. Водночас дуже часто оригінал виявлявся не справжнім документом, а фальшивкою, яка тим не менше була оригінальною.

Копія - документ, що відтворює зміст іншого документа, а також усі або частину його зовнішніх ознак. При цьому зовнішніми називають ознаки, що характеризують спосіб фіксації інформації, носій, юридичний стан, розмір документа, елемент його правового, юридичного, діловодного, мистецького оформлення. Гак, початково видані примірники одного тиражу книги називають оригіналами, а їх перевидання (передруки, ксерокопії, цифровані записи тощо)- копіями.

Окрім копій, вторинним  щодо оригінала постає його дублікат або дублет один з двох однакових предметів, другий примірник будь-якої речі, документ, який з'являється на заміну втраченому (знищеному) оригіналу й має таку ж юридичну силу, що й оригінал.

 Класифікація документів зо місцем походження

За місцем походження та панівною територією розповсюдження розрізняють документи:

* місцевий - у межах окремої області, міста, одного чи кількох районів, підприємства, установи, господарства чи навчального закладу;

* регіональний - у межах кількох областей або автономної республіки Крим;

* національний (загальнодержавний) - у масштабах України;

* зарубіжний {іноземний) - за межами України.

 

Висновки

Документознавство належить до розряду молодих наук, воно ще остаточно не сформувалося як наукова дисципліна, що узагальнює сукупність знань про документ.  З часом в процесі диференціації як самостійні дисципліни відокремилися теорія класифікації документів, теорія документаційних потоків, теорія індексації та реферування.

Розвиток і становлення  документознавства неможливо розглядати без розгляду документознавства з іншими дисциплінами.

Сучасний  етап характеризується активізацією вивчення документа всіма науками, де він виступає головним або одним з об'єктів дослідження.

Документознавство як інтегративна наукова дисципліна тісно зв'язана з діловодством, книго-, бібліотеко-, бібліографо-, архівознавством, інформатикою й ін. При більш широкому підході до складу документознавства входить історичне джерело- і музеєзнавство, семіотика, текстологія, кодикологія й інші науки. І чим вище рівень узагальнення в теоретичних основах такого об'єднання й у підході до трактування поняття «документ», тим більшим буде коло галузей знань, що входять у документознавство. Посилення зв'язків між галузями знань, що вивчають різні носії інформації, є обопільно корисним.

Документознавство  вивчає специфіку документів як речовинних виробів і зафіксованої на них інформації, досягнення в області класифікації і типологізації документів, а також закономірності, виявлені при дослідженні процесу еволюції документа, формування сучасних документних потоків і масивів.

Сучасний стан документознавства  тісно пов`язаний з розвитком  інформаційних технологій, які змінюють сам характер цієї дисципліни. Змінюються усі елементи, які складають документознавство: технології створення документів, методи та засоби їх обробки, зберігання, розповсюдження, тощо. Тому комплексний характер науки, який полягає у тому що інформаційно-комунікаційна діяльність  вимагає не вузьких спеціально-прикладних знань, а фундаментальної, багатогранної підготовки на базі комплексу соціальних наук, в умовах сьогодення набуває все більшого значення.

Класифікація є диференціацією документів за окремою суттєвою ознакою. Оскільки ознак багато, то обсяг поняття «документ» під час побудови нової класифікації визначають щоразу за новою основою. Сукупність документів згрупована за відповідною ознакою утворює вид.

Класифікація  – диференціація документів за однією найбільш істотною ознакою виділена за певною ознакою сукупність документів групується у вид.

Об’єктом  класифікації є безпосередньо УФД, які використовуються під час виконання управлінських функцій згідно з чинним законодавством.

Державний класифікатор управлінських документів (ДКУД) орієнтовано на забезпечення оброблення інформації із застосування засобів комп’ютерної техніки та прогресивних інформаційних технологій.

Класифікатор  орієнтовано на однозначне визначення (ідентифікацію) УФД, їх облік та систематизацію, контроль складу та змісту УФД у  кожному класі документації, організацію  ведення відповідних класів документації, забезпечення автоматизованого пошуку потрібних УФД. Кожному класові документації відповідає певна уніфікована система документації (УСД).

Перелік класів УСД в ДКУД - це не тільки види управлінської  документації (чи їхні сукупності видів номіналів), які створюються і функціонують в кожній установі, а й специфічні види документації, що розглядаються як управлінська у загальнодержавному масштабі і створюються у профільних установах (наприклад, система зовнішньоторговельної документації). Крім того, слід також нагадати, що ДКУД містить тільки затверджені і зареєстровані УФД, тому не всі види номіналів управлінських документів зафіксовані у ньому. Через це доповненням ДКУД можуть бути галузеві класифікатори документації, що на відміну від нього затверджуються не Держстандартом України, а відповідними міністерствами, державними комітетами, іншими уповноваженими відомствами.

 

 

 

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. Асеев Г.Г., Шейко В.Н. Информационные технологии в документоведении: Учеб. пособие. – X.: ХГИК, 1997. – 290 с.
2. Глущик С.В. та інші.Сучасні ділові папери: Навч. Посіб. Для вищ. Та серед. Спец. Навч. Закладів/С.В. Глущик, О.В. Дияк, С.В. Шевчук. – з-є вид., переробл. І допов. – К.: А.С.К., 2000.- 69-169 с.
3. Державний класифікатор управлінської документації. ДК 010-98.-К.: Держстандарт України, 1999.-50с.
4. ДСТУ 2392-94. Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення. – Чинний від 1995 – 01 – 01. – К.: Держстандарт України, 1994.- 53 с.
5. ДСТУ 2392-94. Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення. – Чинний від 1995-01-01. – К.: Держстандарт України, 1994. – 53 с.
6. ДСТУ 2392-94. Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення. – Чинний від 1995-01-01. – К.: Держстандарт України, 1994. – 53 с. 
   
7. ДСТУ 2394 – 94. Інформація та документація. Комплектування форду, бібліографічний опис, аналіз документів. Термін та визначення. Чинний від 1995-01-01. –К.: Держстандарт України, 1994. – 89с.
8. ДСТУ 2394-94. Інформація та документація. Комплектування фонду, бібліографічний опис, аналіз документів. Терміни та визначення. – К.: Держстандарт України, 1994. – 89 с.
9. ДСТУ 2395-94. Інформація та документація. Обстеження документа, встановлення його предмета, та відбір термінів для індексування. Основні вимоги. – Чинний від 1995-01-01. – К.: Держстандарт України, 1994.- 10 с.
10. ДСТУ 2395-94. Інформація та документація. Обстеження документа, встановлення його предмета та відбір термінів для індексування. Основні вимоги. – Чинний від 1995-01-01. – К.: Держстандарт України, 1994. – 10 с.
11. ДСТУ 2732-94. Діловодна й архівна справа. Терміни та визначення.- Чинний від 1995-07-01.- К.: Держстандарт України. 1994.-53 с.
12. ДСТУ 2732-94. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення. – Чинний від 1995-07-01. – К.: Держстандарт України, 1994. – 53 с. 
    
13. ДСТУ 2737-94. Записування і відтворення інформації. Терміни та визначення. – Чинний від 1995-07-01. – К.: Держстандарт України, 1994. – 158 с.
14. ДСТУ 2737-94. Записування та відтворення інформації. Терміни і відтворення інформації. Терміни та визначення. Чинний від 1995-07-01.-К.: Держстандарт України, 1994.-158 с.
15. ДСТУ 3017-95. Видання. Основні види. Терміни та визначення. –Чинний від 1996-01-01.- К.:  Держстандарт України, 1994. – 158 с.
16. ДСТУ 3018-95. Видання. Поліграфічне видання. Терміни та визначення. – Чинний від 1996-01-01.- К.: 1996-01-01.-К.: Держстандарт України, 1995ю-24с.
17. Закон України «Про бібліотеки і бібліотечну справу» //бібліотеч. вісн. - 1995. - № 2.- с. 1-5.
18. Закон України Про друковані засоби масової інформації (пресу) в Україні // Голос України. – 1992. – 8 грудня.
19. Закон України Про інформацію // Голос України. – 1992. – 13 листопада.
20. Закон України Про науково-технічну інформацію // Голос України. – 1993. – 23 липня.
21. Зиновьева Н. Б. Документознавство: Учебно-методическое пособие. – М.: Профиздат, 2000
22. Зиновьева Н.Б Саяпина ИА., Пашнина И.И. Документ в коммуникации и восприятии: Лекции по курсу Документоведение. – Краснодар, 1995. – 58 с.
23. Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России: Учеб. пособие. М., 1993.
24. Исаев Г.Н., Фрайтаг Ю. Документальные источники научной информации (Теоретические основы): Учеб. пособие. М., 1996.
25. Козоріз В.П., Лаписька Н.І.Загальне і кадрове діловодство: Навч. Посіб.-К.: МАУП, 2002 – 25-28 с.
26. Кулешів С.Г. Управлінське документознавство:Навч. Посіб.- К.: ДАКККіМ, 2003. – 25-29 с.
27. Кулешов С. Документальні джерела наукової інформації. – К.: УкрІНТЕЇ, 1995. – 191 с.
28. Кушнаренко Н.М., Удало ва В.К. Наукова обробка документів: Підручник. – К.: Вікар, 2003. – 106-108 с.
29. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. – 2-е изд., перераб. и доп. – К.: Т-во Знання, КОО, 2000. – 460 с.
30. Кушнаренко Н.Н. Документознавство: Учебник. – 2-е изд., перераб. и доп. – К.: Т- во «Знання», 2000, - 460 с.
31. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. М.: Научная книга, 1998.
32. Организация работы с документами. М.: ИНФРА-М, 1998.
33. Пашутинський Є.К. Діловодство кадрової служби(кадри підприємства).-К.: КНТ, 2004.- 5-6 с.
34. Ракитов А.И. Философия компьютерной революции. М.: Политиздат, 1991;
35. Столяров Ю.Н. Классификация документа: решения и проблемы // Книга: Исслед. и материалы. – М., 1995. – Сб. 70. – С. 24-40.
36. Хойнацький М. Основи стандартизації // Вісн. Кн. палати. – 1996. – № 4. – С. 30-32.
37. Хойнацький М. Основи стандартизації // Вісн. Кн. палати. – 1997. – № 3. – С. 20-24.
38. Хойнацький М. Стан стандартизації в Україні та напрями вдосконалення розроблення державних стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи // Вісн. Кн. палати. – 1996. – № 1-2. – С. 17-19.
39. Швецова-Водка Г.М Типологія документа: Навч. посіб. для студ. Ін-тів культури / Рівн. держ.ін-т культури. – К.: Кн. палата України, 1998. – 80 с.
40. Швецова-Водка Г.М. Типологія документа: Навч. посібник для студ. ін-тів культури /Рівн. держ. ін-т культури. – К.: Кн. палата України, 1998. – 80 с.
41. Швецова-Водка Г.Н. Функции и свойства документа в системе социальных коммуникаций //Книга: Исслед. и материалы. – 1994. – Сб. 69. – С. 37-57.
42. Швецова-Водка Г.Н. Функциональная сущность и свойства книги // Книга: Исслед. и материалы. – 1995. – Сб. 71. – С. 69-96.