Классификация документов Архивного фонда РФ

                                                            СОДЕРЖАНИЕ

     ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………………..3

1. Классификация документов Архивного фонда Российской Федерации……………5

1.1 Состав Архивного фонда РФ………………………………………………………5

2. Понятие о классификации документов Архивного фонда РФ……………….....10
3. Классификация документов в пределах Архивного фонда РФ……………........10
4. Классификация документов в пределах архива……………………………….....13

            1.4.1  Недробимость архивных фондов………………………………………....14

            1.4.2  Определение границ архивного фонда…………………………………..15

      1.4.3  Образование объединенных архивных фондов……………………….....16

                 1.4.4  Определение хронологических границ архивных фондов и                                                             крайних дат документов фондов…………………………………………...17

     1.4.5   Группировка документов по степеням ценности…………………………17

     1.4.6    Группировка документов по категориям доступа к ним…………………18

5. Классификация документов в пределах архивного фонда ………………….......19

      1.5.1 Порядок расположения групп документов в пределах фонда………….......20

     1.5.2 Особенности классификации документов личных фондов……………......21

     1.5.3   Особенности классификации документов, объединенные архивных                                           фондов и коллекций……………………………………………………….........23

2. Порядок комплектования и использования документов Архивного фонда РФ...............24

2.1 Комплектование и учёт документов Архивного фонда РФ…………………......24       

2.1.1 Комплектование государственного архива документами личного          характера………………………………………………………………………………...25

 

2.2 Использование документов архива……………………………………………......28

    

     Заключение…………………………………………………………………………………..32

    

     Список использованной литературы………………………………………………………34

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                           Введение

        Один из важнейших резервуаров памяти человечества – архивы. Одной из отличительных черт общественного сознания и научной культуры нашего времени, связанных с попытками осмыслить прошлое, создать объективную картину исторического развития и использовать опыт прошлого в практической деятельности, является интерес к архивам и ретроспективной документной информации. Формируя, храня и организуя использование архивных документов, архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации. Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационных процессов.

        Актуальность темы данной курсовой работы обусловлена тем, что архивы являются самой ценной частью социальной памяти, так как они долговечны, специально создаются для хранения документов и концентрируют информацию о наиболее глубинных сторонах жизни именно данного общества.

       Объектом данной курсовой работы является анализ классификации документов Архивного фонда РФ.

        Предметом курсовой работы является рассмотрение отдельных вопросов, сформулированных в качестве задач данного исследования.

       Цель курсовой работы: исследовать классификацию документов и порядок комплектования и использования документов Архивного фонда РФ

       Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Рассмотреть состав Архивного фонда РФ

2. Определить классификацию документов Архивного фонда РФ               

3. Определить классификацию документов в пределах Архивного фонда РФ

4. Определить классификацию документов в пределах архива и архивного фонда

5. Рассмотреть порядок комплектования и использования документов Архивного фонда РФ

      Теоретической основой проведения исследования явились законодательные акты и нормативные документы, используемые при написании курсовой работы. Методологической основой данной курсовой работы является аналитический метод.

       Источники, использованные при написании курсовой работы:

1. Нормативно-правовые акты федеральных органов власти по вопросам архивного дела

Основным законодательным актом в этой области является Федеральный закон от N125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации, который регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ.

2. Нормативно-методическая база

• ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
• Положение о Федеральном архивном агентстве, утвержденное постановлением Правительства РФ от 17.06.2001 №290

      Источниками информации для написания работы послужили – Алексеева Е.В. «Архивоведение: Учебник», Булюлина Е.В. «Архивоведение: Учебно-методическое пособие», Вовкотруб О.В. Архивоведение: Учебное пособие, Крайская З.В., Челлини Э.В. «Архивоведение».

         Архивный фонд Российской Федерации — это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам, подлежащих постоянному хранению в соответствии с российским законодательством.

Обеспечивая вечное хранение и использование Архивного фонда Российской Федерации — общенационального историко-культурного достояния, государственные архивы вносят свой вклад в развитие федерализма в России, создание гражданского общества, укрепление правового государства, в формирование демократического облика страны на международной арене.1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Классификация документов Архивного фонда РФ

                                          1.1. Состав Архивного фонда РФ

       Понятие «классификация» используется чаще всего одновременно и в значении процесса, и в значении результата, т.е. понимается как группировка и как полученная в ее результате схема. Для разграничения процесса классификации и его результата предлагается употреблять два термина:                                                                                                - классифицирование документов - процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы;                                                                                                                                                             -  классификация  документов - это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии.                                                                                                   Целью классификации документов является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей. Первичная классификация документов обеспечивает их быстрый поиск, повышает оперативность работы с ними, ускоряет исполнение и контроль.                                                                                                         Классификация документов - необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления. Унификация документов заключается в установлении единого комплекса видов и разновидностей для аналогичных управленческих ситуаций, в разработке единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов                                                         Архивный фонд Российской Федерации представляет собой совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ и подлежащих постоянному хранению.2                                                                                                       В состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.                    Характеристика состава документов АФ РФ выглядит так:                                                           1) группы документов, образовавшихся в деятельности учреждений, организаций, предприятий, существующих и существовавших на территории, входившей в состав СССР, — высших, центральных и местных органов государственной власти и государственного управления, суда, арбитража, прокуратуры; воинских учреждений, частей, учебных заведений и других организаций армии, флота, пограничных и внутренних войск; учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства и других отраслей экономики; науки и культуры: профессиональных союзов, творческих, кооперативных и других общественных организаций; учреждений религиозного культа за период до отделения церкви от государства;                                                     2) документы отечественных учреждений, организаций и предприятий, находящихся или находившихся за границей;                                                                                                                                3) национализированные Советским государством документы частных, сословных и других корпоративных архивов;                                                                                                                   4) документы личного происхождения, поступившие в собственность государства (частные архивы и документальные коллекции советских и дореволюционных государственных, общественных деятелей, ученых, деятелей культуры, искусства, новаторов и передовиков производства, коллекционеров, переданные в госархивы по актам дарения, завещаниям или на другом законном основании);                                                            5) поступившие в собственность государства, в том числе из-за рубежа, документальные памятники истории и культуры (летописи, рукописные книги, рисунки и т.п.).

       Отнесение документов к составу Архивного фонда РФ производится на основании экспертизы их ценности. Решение вопросов о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов осуществляется экспертно-проверочными комиссиями федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела в пределах их компетенции.

       Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.

       Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом (органом местного самоуправления муниципального района, городского округа), музеем, библиотекой либо организацией Российской академии наук. В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации.

       Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма, системности и целостности путём комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей. При отнесении документов к составу Архивного фонда РФ учитывается также фактор степени полноты сохранности фонда.

        Критерии, то есть признаки, на основании которых определяется ценность документов, не является категорией устойчивой, они могут изменяться под влиянием различного рода факторов, например развития госаппарата, процессов документирования, количества документации. В зависимости от исторических условий значение одних критериев постепенно падает, на смену им появляются другие.

         К федеральной собственности относятся архивные документы:

    1) хранящиеся в федеральных государственных архивах, федеральных музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук на основании договора хранения без передачи их в собственность);

     2) федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России);

     3) бывших неприятельских государств, перемещенные в Союз ССР в результате Второй мировой войны и находящиеся на территории Российской Федерации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации о перемещенных культурных ценностях;

      4) отнесенные к федеральной собственности федеральными законами.

          К собственности субъекта Российской Федерации относятся архивные документы:

      1) хранящиеся в государственных архивах субъекта Российской Федерации, музеях и библиотеках субъекта Российской Федерации (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность);

      2) государственных органов и организаций субъекта Российской Федерации.

К муниципальной собственности относятся архивные документы:

      1) органов местного самоуправления и муниципальных организаций;

      2) хранящиеся в муниципальных архивах, музеях и библиотеках (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность).

К частной собственности относятся архивные документы:

       1) организаций, действующих на территории Российской Федерации и не являющихся государственными или муниципальными, в том числе общественных объединений со дня их регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях и религиозных объединений после отделения церкви от государства;

       2) созданные гражданами или законно приобретенные ими. Эти документы могут отражать производственную, общественную, творческую деятельность лица. Научный интерес представляют документы крупных партийных и государственных деятелей, ученых, организаторов производства, военоначальников, писателей, художников, новаторов и т.д. Архивные учреждения ведут также собирание документов журналистов, краеведов и других лиц, чьи документы могут помочь изучению истории родного края.        Большой интерес представляют также дневники, воспоминания и переписка участников Великой Отечественной войны и тех, кто восстанавливал города и села.

        Передача права собственности другим лицам на архивные фонды и архивные документы федеральных государственных архивов и центров хранения документации, а также архивные фонды и архивные документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности федеральных органов государственной власти, Генеральной прокуратуры РФ, Центрального банка РФ и других банков, отнесенных к федеральной собственности, осуществляется по постановлению правительства РФ по представлению Федерального архивного агентства.