Поэтому к документам личных фондов не
может быть применена единая система построения
фонда, а также общие признаки группировки дел,
которые распространялись бы на весь состав
материалов фонда в целом, как это имеет
место при классификации документов учреждений.
Документы учреждений уже в процессе своего
создания регламентируются и организуются
деятельностью фондообразователя и системой
делопроизводства. Документы личных фондов,
как правило, не имеют следов какой-либо
организации и отличаются большим разнообразием.
Поэтому материалы личных фондов при создании
наиболее крупных групп могут объединяться
по нескольким классификационным признакам
одновременно, чаще всего по тематическому,
номинальному и авторскому признакам.
В практической деятельности архивов
сложилась следующая типовая схема классификации
документов личных фондов:
1. Личные документы и другие материалы к биографии фондообразователя
(биографические материалы).
2. Материалы служебной и общественной
деятельности.
3. Творческие материалы.
4. Материалы, собранные фондообразователем
для его работ.
5. Переписка.
6. Имущественно-хозяйственные материалы.
7. Материалы о фондообразователе.
8. Изобразительные материалы.
9. Материалы родственников.
10. Коллекция, собранная фондообразователем.
Конкретное наименование разделов схемы
и последовательность их расположения
зависят от характера деятельности фондообразователя, особенностей состава,
содержания и объема его документов. В
составе фондов деятелей науки и культуры
наиболее ценной частью являются творческие
материалы, которые помещаются перед всеми
остальными документами. В фондах же государственных
и общественных деятелей наибольшую ценность
представляют материалы их служебной
и общественной деятельности, поэтому
при организации материалов этих фондов
они выносятся на первое место.
1.5.3 Особенности классификации
документов, объединенные архивных фондов
и коллекций.
Архивные фонды, входящие в состав объединенного
фонда, не подлежат дроблению и остаются
самыми крупными группами документов
в пределах объединенного архивного фонда.
Они могут располагаться по значимости
фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий
и т. д.
В пределах каждого фонда, вошедшего
в объединенный архивный фонд, применяются
разные схемы систематизации, выбор которых
определяется характером деятельности
конкретных учреждений, составом и объемом
их документов.
Для фондов однородных учреждений используются
одинаковые схемы систематизации.
Систематизация документов коллекций
определяется их тематикой и составом
документов.
Материалы коллекций, состоящих из документов
одного вида (например, из воспоминаний
или писем), обычно группируются по авторскому
признаку, а созданные группы располагаются
по алфавиту фамилий авторов.
В коллекциях, созданных по тематическому
признаку, могут быть образованы группы
по более узким темам или вопросам, расположенные
в порядке их значимости или хронологии.
2. Порядок комплектования
и использования документов Архивного
фонда РФ
2.1 Комплектование и учёт документов Архивного
фонда РФ
Комплектование архива включает:
- определение источников комплектования
архива в соответствии с его профилем:
- определение состава документов, подлежащих
приёму в архив;
- приём документов в архив.
Комплектование архива осуществляется
в соответствии с принципами: принадлежности
документов к составу Архивного фонда
РФ; соблюдения прав собственности на
документы; происхождения и территориальной
принадлежности документов; недробимости
фондов.
Государственные и муниципальные
архивы комплектуются документами Архивного
фонда РФ, образующимися в процессе деятельности
государственных органов, органов местного
самоуправления, организаций, предприятий
и граждан и имеющих историческое, научное,
социальное, экономическое, политическое
или культурное значение.
Документы Архивного фонда Российской
Федерации, находящиеся в государственной
или муниципальной собственности, по истечении
сроков их временного хранения в государственных
органах, органах местного самоуправления
либо государственных и муниципальных
организациях передаются на постоянное
хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы.
Документы Архивного фонда Российской
Федерации, находящиеся в частной собственности,
поступают в государственные и муниципальные
архивы, музеи, библиотеки, организации
Российской академии наук на основании
договоров между этими архивами, музеями,
библиотеками, организациями Российской
академии наук и собственниками указанных документов.
Передача на постоянное хранение в государственные
и муниципальные архивы обязательного
бесплатного экземпляра документов осуществляется
в порядке, установленном законодательством
Российской Федерации об обязательном
экземпляре документов.10
Государственные органы, органы местного
самоуправления, государственные и муниципальные
организации обеспечивают в соответствии
с правилами, установленными Федеральным
архивным агентством, отбор, подготовку
и передачу в упорядоченном состоянии
документов Архивного фонда Российской
Федерации на постоянное хранение в государственные
и муниципальные архивы. Все работы, связанные
с отбором, подготовкой и передачей архивных
документов на постоянное хранение, в
том числе с их упорядочением и транспортировкой,
выполняются за счет средств органов и
организаций, передающих документы.
Негосударственные организации обеспечивают
отбор и передачу в упорядоченном состоянии
в государственные и муниципальные архивы
находящихся в их владении архивных документов,
отнесенных к федеральной собственности,
собственности субъекта Российской Федерации
или муниципальной собственности.
При реорганизации государственных органов
архивные документы в упорядоченном состоянии
передаются правопреемникам реорганизуемых
государственных органов.11
При изменении структуры органов местного
самоуправления архивные документы в
упорядоченном состоянии передаются вновь
формируемым органам местного самоуправления.
2.1.1 Комплектование государственного
архива документами личного характера
Государственные
архивы собирают документы писателей,
художников, актёров и режиссеров, учёных,
краеведов, коллекционеров и так далее.
В составе личного фонда на государственное
хранение принимаются следующие документы:
авторские рукописи, автобиографии, дневники,
записные книжки, воспоминания, биографические
материалы, а также материалы имущественно-хозяйственного
характера; служебная и личная переписка;
фотографии и другие изобразительные
документы; материалы о фондообразователе
и об увековечении его памяти (воспоминания,
статьи и рецензии о фондообразователе
и его произведениях, вырезки из газет
и журналов); материалы, подобранные фондообразователем
и отложившиеся в его личном архиве и др.
Документы личного происхождения поступают
в государственные архивы:
- от фондообразователей, передающих архивы
лично или по завещанию;
- от лиц, владеющих архивом
по праву наследования;
- от собирателей и коллекционеров;
- из общественных организаций
(творческих союзов и так далее);
- из нотариальных контор
как выборочное имущество;
- от граждан, проживающих
за границей, из зарубежных учреждений
и организаций (в порядке дара или обмена копиями).
В деле обеспечения сохранности исторических
и культурных ценностей исключительно важен учёт.
Под учётом архивных документов понимается
установление количества и состава архивных
документов в единицах учёта, принятых
в архивном деле, отражение этого количества в учётных документах архивов и архивных органов.
Основой учёта документов Архивного фонда
РФ является единая система регистрации
архивных фондов, коллекций, единиц хранения,
обеспечивающая организационную упорядоченность,
идентификацию и возможность адресного
поиска документов. Средство учёта документов
является присвоение архивных шифров
единицам хранения.
Порядок государственного учёта документов
Архивного фонда РФ основывается на принципах:
- централизации (Федеральное архивное
агентство регламентирует взаимодействие
архивных органов и учреждений, государственных
музеев и библиотек, научных и научно-отраслевых
архивов Российской академии наук, организаций
– источников комплектования архивных
учреждений, а также юридических и физических
лиц – частных собственников документов Архивного фонда РФ);
- унификации (установлены единые требования
к учётным данным, единая методика учёта, единые формы учётных документов);
- динамичности (своевременно и оперативно
вносятся изменения в учётные документы
или составляются новые учётные документы);
- полноты и достоверности государственного учёта.
В соответствии со ст. 19 Федерального закона
"Об архивном деле в Российской Федерации"
все документы Архивного фонда Российской
Федерации постоянного срока хранения
независимо от места их хранения, содержания,
подлинности, способов воспроизведения
подлежат государственному учету. Порядок
государственного учета документов Архивного
фонда Российской Федерации определяется
Федеральным архивным агентством. Уникальные
документы подлежат также учету в Государственном
реестре уникальных документов Архивного
фонда Российской Федерации, ведение которого осуществляется Федеральным архивным агентством.12
Документы Архивного фонда Российской
Федерации, хранящиеся в государственных
и муниципальных архивах, музеях, библиотеках,
организациях Российской академии наук,
не входят в состав имущества этих архивов,
музеев, библиотек и организаций Российской
академии наук.
Особому учёту подлежат особо ценные и
уникальные документы.
Учёт особо ценных документов ведётся
по списку фондов, содержащих особо ценные
дела, и описям особо ценных дел.
Для учёта уникальных документов создан
Государственный архив уникальных документов
Архивного фонда РФ. Уникальными являются
архивные документы, имеющие особую историческую
ценность и общекультурную значимость,
единственные в своём роде по содержанию
и месту в истории российского государства
и общества, всего человечества.
Уникальному документу присваивается
регистрационный номер в Государственном
реестре уникальных документов, первые
экземпляры листов уникальных документов
формируются в тома в валовой последовательности
их номеров по Государственному реестру
и подлежат вечному хранению в службе
Государственного реестра.
Таким образом, комплектование архива
– это систематическое пополнение архива
документами Архивного фонда РФ в соответствии
с его профилем.
Документы Архивного фонда Российской
Федерации учитываются по архивным фондам,
архивным коллекциям, единицам хранения.
2.2 Использование
документов архива
Документы Архивного
фонда РФ и справочники к ним предоставляются
для использования всем юридическим и физическим лицам.
Использование архива или архивного документа,
находящегося в собственности общественных
и религиозных объединений и организаций
или в частной собственности осуществляется только с согласия собственника.13
Порядок использования документов Архивного
фонда РФ установлен Федеральным архивным
агентством в соответствии с Федеральным
законом "Об архивном деле в Российской
Федерации", Законом РФ „О государственной
тайне“, другими федеральными законами
и нормативными актами Президента и Правительства
РФ, касающиеся информации, информационного
обеспечения и обмена, а также законами
и нормативными актами субъектов РФ.
Основными формами использования документов являются:
- информационное обеспечение органов
государственной власти и местного самоуправления,
государственных, негосударственных и
общественных организаций, объединений, граждан в соответствии с их запросами;
- инициативное информирование органов
государственной власти и местного самоуправления,
государственных, негосударственных и
общественных организаций, объединений;
- исполнение запросов в целях обеспечения
прав и законных интересов граждан;
- предоставление документов пользователям
для исследований в читальном зале;
- организация и проведение информационных
мероприятий в научных и культурно-просветительских целях;
- использование документов в средствах массовой информации;
- выдача подлинных документов и дел во временное пользование;
- публикация документов в различных формах.
Основными принципами использования документов
Архивного фонда РФ являются общедоступность
и открытость, обеспечение информационных
потребностей государства, общества и
личности, законность поиска, получения
и использовании информации пользователем.
Пользователь архивными документами имеет
право свободно искать и получать для
изучения архивные документы. Доступ к
архивным документам обеспечивается путем
предоставления пользователю архивными
документами справочно-поисковых средств
и информации об этих средствах, а также
подлинников и (или) копий необходимых
ему документов.
В соответствии со ст. 26 Федерального закона
"Об архивном деле в Российской Федерации"
пользователь архивными документами имеет
право использовать, передавать, распространять
информацию, содержащуюся в предоставленных
ему архивных документах, а также копии
архивных документов для любых законных
целей и любым законным способом.
Государственные и муниципальные архивы,
музеи, библиотеки, организации Российской
академии наук обеспечивают пользователю
архивными документами условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов.
Государственные органы, органы местного
самоуправления, организации и граждане,
занимающиеся предпринимательской деятельностью
без образования юридического лица, при
наличии у них соответствующих архивных
документов обязаны бесплатно предоставлять
пользователю архивными документами оформленные
в установленном порядке архивные справки
или копии архивных документов, связанные
с социальной защитой граждан, предусматривающей
их пенсионное обеспечение, а также получение
льгот и компенсаций в соответствии с
законодательством Российской Федерации.
Государственные и муниципальные (за исключением
структурных подразделений органов местного
самоуправления) архивы, музеи, библиотеки,
организации Российской академии наук,
а также государственные и муниципальные
организации в соответствии с законодательством
Российской Федерации могут на основе
имеющихся у них архивных документов и
справочно-поисковых средств оказывать
пользователю архивными документами платные
информационные услуги, заключать с ним
договоры об использовании архивных документов
и справочно-поисковых средств.
Государственные и муниципальные архивы,
музеи, библиотеки, организации Российской
академии наук, архивы государственных
органов, органов местного самоуправления,
государственных и муниципальных организаций
предоставляют государственным органам
и органам местного самоуправления необходимые
для осуществления ими своих полномочий
архивную информацию и копии архивных
документов, публикуют и экспонируют архивные
документы, готовят справочно-информационные
издания о составе и содержании хранящихся
в них документов. Архивные документы,
изъятые в качестве вещественных доказательств
в соответствии с законодательством Российской
Федерации, подлежат возврату собственнику
или владельцу архивных документов.
Ограничивается доступ к архивным
документам независимо от их форм собственности,
содержащим сведения, составляющие государственную
и иную охраняемую законодательством
Российской Федерации тайну, а также к
подлинникам особо ценных документов,
в том числе уникальных документов, и документам
Архивного фонда Российской Федерации,
признанным находящимися в неудовлетворительном
физическом состоянии. Отмена ограничения
на доступ к архивным документам, содержащим
сведения, составляющие государственную
и иную охраняемую законодательством
Российской Федерации тайну, осуществляется
в соответствии с законодательством Российской Федерации14.
Использование документов Архивного фонда
РФ, содержащих государственную или иную
охраняемую законом тайну, разрешается
по истечении 30 лет со времени их создания,
если иное не установлено законодательством.
Увеличение указанного срока в отношении
отдельных архивных документов устанавливается
постановлением Государственной Думы
РФ по представлению Федеральным архивным
агентством России.
Использование документов Архивного фонда
РФ, содержащих секретные сведения, разрешается
органами и учреждениями Федерального
архивного агентства России совместно
с соответствующими центральными органами
исполнительной власти РФ, учреждениями,
организациями и предприятиями до истечения
30 лет со времени их создания, по мере утраты секретности этих сведений.
Ограничения в использовании архивных
документов, содержащих сведения о личной
жизни граждан (об их здоровье, семейных
и интимных отношениях, имущественном
положении), а также создающие угрозу для
их жизни и безопасности жилища, устанавливается
на срок 75 лет со времени создания документов.
С письменного разрешения гражданина,
а после его смерти с письменного разрешения
наследников данного гражданина ограничение
на доступ к архивным документам, содержащим
сведения о личной и семейной тайне гражданина,
его частной жизни, а также сведения, создающие
угрозу для его безопасности, может быть
отменено ранее, чем через 75 лет со дня
создания указанных документов.
Граждане, учреждения, организации
и предприятия, а также общественные и
религиозные объединения и организации
имеют право получать заверенные копии
из архивных документов и выписки из архивных
документов, хранящихся в государственных
архивах или архивах учреждений, организаций,
предприятий, или самостоятельно изготавливать
копии этих документов и делать выписки
из них, если это не угрожает физической
сохранности документов.
Таким образом, применение пользователями
и архивами архивных документов в управлениях,
в научных, политических, экономических,
социально-культурных целях направлены
на укрепление российской государственности
и информационных потребностей общества,
а также для обеспечения законных прав
и интересов граждан.15