Контрольная работа по "Документоведение и делопроизводство"

 

 

 

 

13. Проанализируйте  заголовочную часть протокола  совещания, проведенного директором ООО. Найдите ошибки в оформлении.

 

Общество с  ограниченной ответственностью  «РЕНЕСАНС» ПРОТОКОЛ 11.01.2011 г.                                                                                                         №1 совещания сотрудников ООО «Ренесанс» Председатель – генеральный директор ООО «Ренесанс»  И. А. Михайлов Секретарь – П. О. Романова Присутствовали – 12 человек (список прилагается)   ПОВЕСТКА ДНЯ: Об утверждении сметы расходов на реконструкцию склада. Вопросы финансирования. Разное.

 

 

 

 

 

 

 

 

          14. Используя следующую ситуацию оформите решение Совета директоров.

Совет директоров ОАО  «Рассвет» на заседании с целью  совершенствования управления обществом  выработал решение о преобразовании структуры общества. При этом финансовое управление и бухгалтерия объединяются в одно структурное подразделение, руководство которым поручается главному бухгалтеру А. В. Ловакину. Секретарские должности руководства Общества выводятся из подчинения службы делопроизводства и объединяются в самостоятельное структурное подразделение – секретариат, руководство которым поручается помощнику генерального директора Н. Ю. Манилину.

  Вновь назначенные  руководители обязываются этим  решением представить на утверждение  генерального директора положения о создаваемых структурных подразделениях, изменения в штатное расписание и проекты должностных инструкций на своих работников.

 

 
Открытое акционерное общество “Рассвет”

 

ПРОТОКОЛ

11.01.2011                                                                                                           № 1

г. Москва

 

заседания Совета директоров

 

Председатель - Глухов О.С.

Секретарь - Прохорова  М.В. 
Присутствовали - члены Совета директоров ОАО “Рассвет”: 
- Иванов П. О.,

- Дрозд Р. С.,

- Шилов А. В.,

- Романова О. Е.,

- Кошкин В. Ю.

Приглашены: 
Манилин Н.Ю. - помощник Генерального директора ОАО “Рассвет ”;

Ловакин А.В. - главный бухгалтер ОАО “Рассвет. 
 
Повестка дня: 
1. О преобразовании структуры общества.

Выступление Шилова А.В.

2. Об объединении обществ в самостоятельное структурное подразделение.

Выступление Романовой  О.Е. 
 
1. СЛУШАЛИ:

Шилова А.В. - о совершенствовании управления обществом, преобразовании структуры.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Финансовое управление и бухгалтерия объединяются в одно структурное подразделение, руководителем назначается - главный бухгалтер Ловакин А.В.

1.2. Назначенный руководитель  Ловакин А.В. обязан этим решением  представить на утверждение генерального  директора положение о структурном  подразделении, изменения в штатное  расписание, проект должностной инструкции на работников.

2. СЛУШАЛИ:

Романову О.Е. - о самостоятельном  структурном подразделении –  секретариат.

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1. Секретарские должности руководства общества выводятся из подчинения службы делопроизводства и объединяются в самостоятельное структурное подразделение – секретариат, руководителем назначается помощник Генерального директора Манилин Н.Ю.

2.2. Назначенный руководитель Манилин Н.Ю. обязан этим решением представить на утверждение генерального директора положение о структурном подразделении, изменения в штатное расписание, проект должностной инструкции на работников.

 

Решение принято единогласно.

 
 
Председатель заседания Совета директоров         (подпись)     Глухов О.С.

Секретарь заседания  Совета директоров               (подпись)    Прохорова М.В. 

 

 

 

 

 

 

 

15.   В ООО  «Спектр» движение и обработка входящей документации

осуществляется  в следующей последовательности:

1. прием и первичная обработка – секретарь генерального директора;
2. регистрация документа – секретарь генерального директора;
3. передача на рассмотрение руководителю - секретарь генерального директора;
4. рассмотрение и наложение резолюции «Зам. генерального директора… - рассмотреть» – генеральный директор;
5. перенесение резолюции в регистрационную форму и передача документа заместителю генерального директора – секретарь генерального директора;
6. рассмотрение и наложение резолюции «Начальнику отдела … - рассмотреть и доложить» – заместитель генерального директора;
7. перенесение в новую регистрационную форму данных о документе из первоначальной регистрационной формы и резолюции заместителя генерального директора. Передача документа в структурное подразделение – секретарь заместителя генерального директора;
8. рассмотрение и наложение резолюции «Иванову П. И. (исполнитель) на исполнение» – начальник структурного подразделения;
9. перенесение в регистрационную форму, которая остается в структурном подразделении, данных о документе из первоначальной регистрационной формы и резолюции заместителя генерального директора. Передача документов на исполнение - ответственный за делопроизводство структурного подразделения;
10. исполнение документа – ответственный исполнитель.

Проанализируйте последовательность движения входящих документов и порядок  работы с ними. Определите, в чем  он не соответствует современным требованиям организации документооборота? Разработайте оптимальный маршрут движения входящих документов от момента приема до исполнения.

 

Обработка поступающих  документов

 

Прием и обработка  поступающих (входящих) документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Входящие документы  могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного  или электронного сообщения.

 

Поступившие документы проходят следующие этапы

 

- первичную обработка;

 

- предварительное рассмотрение, “фильтрация”, разметка;

 

- регистрация;

 

- рассмотрение документов  руководством;

 

- направление на исполнение;

 

- контроль исполнения;

 

- исполнение документов;

 

- подшивка документов  в дела.

 

 

 

 

 

          16. Первичная обработка документов, поступивших по почте, в ЗАО «Кристалл» производится следующим образом: работники экспедиции вскрывают все конверты и уничтожают их. Затем все документы, включая бухгалтерские, финансовые и т. п. передаются инспектору по регистрации, который фиксирует в регистрационных формах помимо прочих сведений количество листов и наличие приложений к документам.

Определите, какие  требования к процессу первичной  обработки документов в данном случае нарушены и какие негативные последствия этих нарушений могут проявиться?

 

Первичная обработка  входящих документов заключается в  проверке правильности адресования, количества листов поступившего документа, наличия  приложений. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе Примечание. Если полученный факс полностью или частично не читаем, об этом также ставится в известность отправитель. При обработке поступающей корреспонденции необходимо соблюдать право граждан на тайну переписки.

Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма, имеющие  пометку Лично. Корреспонденция, имеющая пометку Конфиденциально, обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск.   При вскрытии упаковка может быть уничтожена, но в некоторых случаях уничтожение упаковки (конверта) не допускается: - в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке; - в документах не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю.

Сохраняются также конверты и от документов, поступивших с  уже просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством  дня получения документа.

 

         17. За год организация получила 12500 документов, из них 300 – это расчетно-денежные и финансовые документы, 12 – плановые и отчетные, 56 – рекламные буклеты. Было отправлено 13450 документов, из них 450 - расчетно-денежные и финансовые документы, 10 – отчетно-статистические документы. В аппарате управления было составлено 50 актов, 125 докладных записок и 30 справок. Руководители организации за год издали 40 приказов, каждый из которых был размножен в 10 экземплярах, и 43 распоряжения, из которых 13 были размножены в 20 экземплярах, 30 – в 10 экземплярах. Изучив состав и количество полученных, отправленных и внутренних документов организации, подсчитайте объем ее документооборота за год.

  Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в  пределах организации) документов. Объем документооборота рассчитывается по формуле:

Уд = Sвх. + исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год).

При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии.

вх. – 12500 – в том числе (300+12+56);

исх. – 13450 – в том числе (450+10);

вн. – 50+125+30+(40х10)+30+(13х20)+(30х10) = 1195.

Уд = 12500+13450+1195

Следовательно, объём документооборота за год составил: 27145 документов.

 

 

18.  В перечень сведений о документах, которые вносятся в

регистрационные формы, входит следующее:

• автор;
• корреспондент;
• название вида документа;
• дата документа;
• индекс документа;
• заголовок документа или его краткое содержание;
• резолюция;
• срок исполнения;
• исполнитель;
• отметка об исполнении;
• номер дела по номенклатуре;
• количество листов.

Какие из перечисленных  данных используются при регистрации  входящих документов, исходящих документов, внутренних документов?

 

Обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

-автор (корреспондент);

- название документа;

-дата документа; 

-индекс документа; 

-дата поступления  документа (для входящих документов);

-индекс поступления  документа (для входящих документов);

-заголовок документа  или его краткое содержание;

-резолюция (исполнитель,  содержание поручения, автор, дата);

-срок исполнения;

-отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса  по существу, дата фактического  исполнения и индекс документа  - ответа);

-номер дела.

В случае необходимости  состав обязательных реквизитов может  быть дополнен следующими:

-исполнители; 

-расписка исполнителя  в получении документа; 

-ход исполнения;

-приложения и др.

 

   19. Чтобы избежать утраты документов, все поступающие в организацию документы регистрируются в журнале в секретариате руководителя и затем передаются под расписку в структурные подразделения. В структурных подразделениях на документы заводят карточки, куда переносят данные о номере документа, его дате, содержании и исполнителе. Для ведения справочной работы карточки помещают в ручную справочную картотеку.

Какие нарушения  допущены при регистрации документов и организации информационно-справочной работы в данной организации?

 

Одна из главных целей  регистрации – создание базы данных о документах организации. Служба документационного  обеспечения управления (или секретарь в небольшой организации) на основе этой базы данных обязаны ответить на вопросы двух типов:

• у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;
• в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов – главнейшая задача службы ДОУ. И, прежде всего, для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах. Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации может вестись как в традиционной форме (в основном с помощью картотеки), так и в автоматизированном режиме.