Контрольная работа по "Документоведение и делопроизводство"

Соответствуют ли действия экспертной комиссии предприятия  установленному порядку проведения экспертизы. Должна ли экспертная комиссия полистно просматривать все дела, и если должна, то какие?

 

           Да соответствует, так как отбор предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра документов определяется их научная и практическая ценность и соответствующие сроки хранения.

Весь массив документов разделен на основные группы:

1. Дела постоянного  хранения.

2. Дела по личному  составу.

3. Дела временного  срока хранения (до 10 лет).

4. Дела прошлых лет на уничтожение по истечении сроков хранения.

Целесообразно начинать экспертизу с документов 3-й группы для исключения ошибок формирования дела в течение года. Экспертиза проводится путем полистного просмотра  документов, не допускается проводить  экспертизу только по заголовку на обложке дела. Содержание документов дела должно соответствовать заголовку дела.

Документы 1-й и 2-й групп  также просматриваются полистно, проводится научно-техническая обработка  дела и оформление обложки в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, т.е. проводится подготовка дела к архивному хранению.

Документы 4-й группы отбираются для уничтожения в соответствии с номенклатурами дел прошлых  лет. Отправной датой для решения  об окончании срока хранения конкретного дела является 1 января текущего года.

 

 

 

 

  30. Большая часть входящих и исходящих документов организации представлена в электронной форме. При подготовке дел к передаче в архив встал вопрос о том, в каком виде их нужно сдавать и как проводить подготовку.

Руководитель  службы ДОУ Кондратьева Л. С. предложила перенести документы с жесткого диска компьютера на оптический диск и передать их в архив. Однако, по мнению заведующей архивом Тучковой М. Е., электронные документы следовало перевести в традиционную бумажную форму, сформировать из них дела и оформить их в установленном порядке. Свой отказ принять на хранение документы в электронной форме она объяснила тем, что сложно определить сроки хранения таких документов, и не известно, по какой форме должна быть составлена опись.

Какая форма  описи должна использоваться в данном случае и можно ли определить сроки  хранения документов в электронной форме?

 

Документы постоянного  и долговременного сроков хранения обычно записываются на CD-ROM, а документы  временного срока хранения - на носители, обеспечивающие их стирание по истечении срока хранения и перезапись.

Сроки хранения документов не зависят от формы существования - бумажной или электронной - и определяются специальными справочниками - перечнями  документов с указанием сроков хранения.

В хранении электронных  документов, следует оговаривать сроки их хранения, находятся ли они: 
– в оперативном использовании в организации; 
– в архивах организации при обеспечении кратковременного хранения (до 5–7 лет); 
– в ведомственном архиве, архиве фирмы или корпорации или в государственном архиве при обеспечении долговременного и постоянного хранения.

 

 

 

 

     31. Чтобы избежать утери документов, при формировании дел секретарь подразделения Климова Т. М. подклеивала в каждую папку лист бумаги, на который она вносила сведения о каждом подшитом в деле документе. В состав сведений включались следующие реквизиты: номер и дата документа, краткое содержание, корреспондент или адресат (для входящих и исходящих документов), фамилия подписавшего документ должностного лица, исполнитель. В конце проставлялось общее количество включенных в дело документов. Можно ли считать перечень этих сведений внутренней описью дела? На каком этапе работы с документами должна составляться внутренняя опись и в чем ее назначение?

 

Внутренняя опись составляется для учета документов постоянного  и долговременного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызван спецификой документации (наличие грифа секретности, особо  ценные документы и т, п.).

Внутренняя опись составляется лицом, ответственным за документы дела, и подшивается в начале дела.

  Внутренняя опись - это оглавление, перечень материалов, помещенных в дело. Внутренняя опись содержит информацию о заголовках документов и о номерах листов, на которых расположен каждый документ. Внутренняя опись составляется для учета документов в деле и помогает оперативно найти необходимый документ. Каким бы полным ни был заголовок дела, по нему не всегда однозначно можно определить содержание документа. Например, из заголовка «Личное дело» прямо не вытекает, что в соответствующем деле содержится автобиография, копии документов об образовании, копии приказов по личному составу или что-либо еще. А открыв личное дело и прочитав внутреннюю опись, можно точно знать, какие документы нужно найти в личном деле сотрудника. Внутренняя опись личного дела подшивается сразу же при заведении личного дела, а заполняется на протяжении всей трудовой деятельности сотрудника.

Внутренняя опись документов составляется по строго определённым правилам. Внутренняя опись документов (дел) должна содержать полные сведения о документах дела: их порядковые номера, индексы документов, даты каждого из них, заголовки, номера листов дела и примечания. Внутренняя опись документов комплектуется итоговой записью, где обязательно указывается (как прописью, так и цифрами) количество листов внутренней описи и количество документов, описанных в ней. Внутренняя опись документов должна быть подписана составителем (с указанием должности).

 

 

 

 

 

 

  32. Дело было сформировано в информационно-рекламном отделе ЗАО «Консалтинг». Индекс информационно-рекламного отдела по классификатору подразделений ЗАО «Консалтинг»- 06. В деле были сгруппированы протоколы заседаний коллегиального исполнительного органа общества – правления заголовок дела помещался в номенклатуре дел под номером 10, там же был определен его срок хранения – постоянный.

Оформите обложку  дела в соответствии с предоставленными данными и определите, какие дополнительные сведения необходимы для его полного  оформления.

Какими документами  определяется перечень сведений, выносимых  на обложку дела, порядок их расположения и правил заполнения?

 

Обложка дела оформляется  после подшивки и нумерации. Ее элементы определяет ГОСТ 17914-7272. Ряд сведений уже был вынесен на обложку в момент заведения дела по номенклатуре:

- наименование учреждения  и его подчиненность;

- наименование структурного  подразделения;

- делопроизводственный  индекс дела;

- заголовок дела;

- срок хранения дела.

При подготовке дела к  хранению или сдаче в ведомственный архив эти элементы уточняются и дополняются. К заголовку дела может быть составлена аннотация к документам (если оно содержит особо ценные документы); проставляются также:

- даты дела;

- количество листов  в деле;

- архивный шифр дела.

На обложке дела постоянного хранения в соответствии с требованиями ГОСТа в верхней части перед названием учреждения оставляют место для наименования государственного архива, а который дела будут переданы из ведомственного архива. Если в течение года в наименовании учреждения или структурного подразделения произошли изменения или дело передано в другое структурное подразделение, при оформлении к хранению на обложке дела дописывается новое название, а старое заключается в скобки.

Заголовок дела был перенесен  на обложку в начале года из номенклатуры дел. Он нуждается в обязательной проверке и часто в уточнении путем полистного просмотра документов. Следует помнить, что зашивок должен точно, кратко в обобщенной форме отразить основное содержание документов. При этом факты и события, отраженные в документах, должны быть раскрыты. Сначала в заголовке должен быть указан вид дела (дело, переписка, журнал и т.д.) или вид документов (протоколы, доклады, приказы, отчеты, акты).

Обложка дела

 

 

Информационно – рекламный  отдел ЗАО «Консалтинг»

Фонд № 08

Опись №  10. Дело №  02

 

Индекс дела  02-06/2011

 

ЗАО «Консалтинг»

 

 

Протоколы заседаний  коллегиального

исполнительного органа общества - правления

за период с 14 января по 30 июня 2011 года

 

 

 

ДЕЛО №    02  ТОМ №    1

 

                                                         2011 год

                                                                                        на    98 листах  

                                                                                       хранить    постоянно

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы:

1.Баландин Е.С., Юдаева  В.Г. Международные стандарты  ИСО серии 9000-2000: Методические  рекомендации по применению. - Ульяновск:  УлГТУ, 2003.

2.Делопроизводство. Курс лекций: учебное пособие / М.Ю. Рогожин. — М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2008.

3. Делопроизводство: Образцы документов. Организация и технология работы. Более 120 документов. — 3-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.: под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. — М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2008.

4. Собрание законодательства  Российской Федерации, 2000, № 52, часть I.

 

5. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Утв. постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65. М., 2003.

 

6. http://www.consultant.ru/