Обґрунтування удосконалення документообігу та документаційного забезпечення

Вихідні повідомлення -- це результати оброблення даних, які видають на монітор, до друку або пересилання в інші системи чи на інші робочі місця. Ці результати видаються як відповіді на запити, як складені звітні документи чи аналітичні таблиці, графіки, діаграми, а також скомпоновані дані й тексти для запису в БД чи для передавання по мережі. На підприємствами та організаціями перелік, зміст і форма тих вихідних повідомлень, що передаються в інші системи, в інші підприємствами та організаціями, строго унормований. Розповсюдження результатів оброблення даних є складовою технологічного процесу, через нього здійснюються інформаційні зв'язки між різними інформаційними системами державного і недержавного управління.

Внутрішні інформаційні бази підприємствами та організаціями містять усі види спеціально організованої інформації, наведеної у зручному для сприйняття технічними засобами вигляді. Це файли (масиви), бази даних, сховища даних, записані в пам'яті ЕОМ.

Інформаційні бази в управлінні мають бути організовані за такими принципами:

об'єкти інформаційних баз можуть зберігатися централізовано або знаходитися на різних рівнях ІС управління (центральний, обласний, районний), тобто бути рознесеними територіально. Проте користувач системи не повинен помічати різниці при роботи з даними. Вся підтримка розподілених обчислень реалізується засобами серверів баз даних і серверів додатків;

усі бази даних повинні надавати можливість одержання інформації в будь-який момент часу, за станом на будь-яку дату з урахуванням факту реального розміщення даних;

доступ до інформації має здійснюватися за допомогою системи управління підприємствами та організаціями, яка дає змогу будувати запити на природній мові і на підставі існуючих у системі класифікаторів;

має підтримуватися наскрізний пошук інформації;

доступ до інформації має здійснюватися винятково на основі дозволу (сертифіката) адміністратора бази даних і власника інформації;

відповідати типовим вимогам: цілісність, відновлюваність, доступність, ефективність, безпечність.

Склад і структура внутрішньої інформаційної бази визначається способами організації файлів, баз даних, сховищ даних, взаємозв'язками між ними, розвитком їх у часі. На практиці часто ототожнюють термінологічні поняття «масив» і «файл». Обидва вони являють собою сукупність однорідної, строго організованої та поіменованої інформації, але мають певні відмінності [24, 67].

Для файлу точно визначено місце його розміщення на магнітному диску, тоді як масив інформації може бути розміщений у пам'яті ЕОМ, а може бути поданий сукупністю однорідних паперових документів. Для ідентифікації кожного файлу при його записуванні на магнітний диск присвоюється оригінальне ім'я і розширення. За внутрішньою організацією файли даних є сукупністю записів однорідної структури, які включають задану послідовність полів відповідного типу даних. Масиви за змістом поділяються на масиви даних і програмні масиви. Вони характеризуються такими класифікаціями: постійні, змінні, проміжні, вихідні, пошукові, службові та ін.

Пофайловий підхід до створення ІБ відповідає принципу локальної організації даних і використовується у разі незначних обсягів інформації. Така організація даних дає змогу оперативно і зручно маніпулювати інформацією у файлах. Локальний спосіб організації даних не передбачає встановлення зв'язків між файлами. При збільшенні обсягів інформації для багатоцільового та ефективного використання інформації переходять до інтегрованого підходу створення БД. Тоді ІБ організуються за принципами створення баз даних і сховищ даних.

В інформаційних системах державного управління створюються і підтримуються локальні, центральні і глобальні БД.

Локальні БД створюються і підтримуються на функціональних АРМ, на АРМ спеціаліста, керівника. У ці БД перезаписується з центральних БД нормативно-довідкова інформація в міру потреби в ній для розрахунків чи інформування. Файли оперативної інформації формуються, як правило, за призначенням на основі вхідних повідомлень, а після певного оброблення (вхідного контролю, попереднього аналізу) передаються на верхній рівень в центральну БД в аналітичній формі або у вигляді зведень.

Основним напрямом подальшого розвитку інформаційних баз є побудова в органах державного управління корпоративних сховищ даних (СД) й об'єднання їх в глобальні БД. Сховище даних -- це предметно орієнтована, інтегрована, варіантна за часом, незмінювана сукупність даних, призначена для підтримки прийняття управлінських рішень.

Досягнення цієї мети уможливить:

надання органам державного управління вивіреної, достовірної та несуперечливої інформації для прийняття управлінських рішень;

належне формування та аналіз економічних показників, що характеризують розвиток економіки в Україні;

фінансове та економічне моделювання процесів державного управління;

аналіз і моніторинг ризиків;

аналіз фінансового стану суб'єктів господарювання та його прогнозування.

Система сховищ даних охоплює усі рівні державного управління та включає такі технічні компоненти: засоби наповнення сховищ даних та засоби організації даних. До засобів наповнення даних належать: джерела даних, технічні засоби і засоби завантаження даних. Засоби організації даних -- це системи управління базами даних (СУБД) і репозитарій.

Сучасні СУБД забезпечують зберігання великих обсягів інформацій з належним рівнем надійності та швидкості їх добування і мають потужні засоби адміністрування. Репозитарій -- це метадані, котрі можна розподілити на технічні та економічні.

Технічні метадані включають в себе опис моделей даних, структуру джерел даних та алгоритми їх завантаження, способи формування та подання вихідної інформації тощо. Економічні метадані являють собою опис показників та іншої інформації, що зберігаються у СД, у термінах економіста-аналітика (наприклад, альбоми управлінської та економічної звітності, фінансових показників, а також методики їх розрахунків).

Організаційні засади створення, підтримки та використання сховищ даних у державному управлінні є типовими й охоплюють:

створення інтерфейсів для отримання інформації з різних джерел;

визначення структури та форматів інформації, що зберігається у СД;

адміністрування баз даних і доступу до системи;

взаємодію з функціональними департаментами з питань визначення показників і різних методик їх аналізу;

створення «вітрин даних» і стандартних звітних форм;

моніторинг використання даних;

реалізацію нових методик аналізу та прогнозування.

Проблемними в розбудові сховищ даних для державного управління є визначення архітектури, способів зберігання, оновлення та використання даних. Щодо архітектури сховищ даних, як показують дослідження, доцільним є використання СУБД реляційного типу з розподіленим зберіганням і обробленням даних на основі структур інтегрованих БД, без порушення при цьому цілісності всіх баз даних. Доступ користувача до даних досягається двома програмами: одна (сервер) управляє зберіганням і доступом до даних, а друга (клієнт) формує запити до серверу й отримує від нього відповіді. Програма, яка на клієнтській частині посилає на сервер запит на вибір або модифікацію даних, складена на мові SQL. Відпрацювавши запит, сервер повертає відповідь, включаючи сукупність даних, необхідних для оброблення програмою клієнта.

В архітектурі сховищ даних передбачається, що один сервер може працювати як клієнт по відношенню до другого. Така технологія дає змогу організувати оброблення інформації таким чином, що доступ до даних, фізично розміщених на різних серверах, для користувача буде аналогічним доступу до даних, розміщених на локальному вузлі, що забезпечує незалежний доступ до даних. Ядром архітектури «клієнт-сервер» при цьому стане СУБД Oracle, що забезпечить можливість підтримки великих БД і одночасну роботу з ними ряду користувачів, а також підтримку користувачів відносно невеликих БД. У корпоративних сховищах даних оновлення та використання даних здійснюватиметься за двома класами систем. Системи одного класу зорієнтовані на операційне (трансакційне) оброблення даних (OLTP -- Online Transaction Processing -- оперативне трансакційне оброблення). Системі класу OLTP для роботи потрібна лише актуальна на поточний момент інформація, попередні (історичні) відомості нею не використовуються. Тому вона постійно виконує операції оновлення поточних даних, а дані, що втратили актуальність для щоденної роботи, регулярно переносяться до архівів (наприклад, інформація про залишки на клієнтських рахунках). Як наслідок, в OLTP-системах відповідь на запит безпосередньо залежить від часу його подання і містить наявну в базах даних на поточний момент інформацію.

Системи іншого класу орієнтовані на аналітичне оброблення даних (OLAP -- Online Analytical Processing -- оперативний аналіз даних). Іншими словами, це системи підтримки прийняття рішень. На відміну від OLTP-систем, такі системи нагромаджують інформацію для її ретроспективного аналізу. Природно, що системи класу OLAP вимагають набагато більшого обсягу даних, ніж класу OLTP.

 

4.2. Системи удосконалення документообігу на підприємствах

 

Відповідно до наведених вимог розроблюються і впроваджуються системи управління електронними документами і документообігом. В Україні набула поширення система діловодства «ДОКПроф». Вона призначена для автоматизації процесів діловодства в державних установах будь-якого рівня і дає змогу об'єднати розрізнені потоки документів територіально відокремлених установ у єдину систему. При цьому забезпечується централізоване зберігання як електронних образів, так і складних композиційних документів, що дає змогу інтегрувати її в систему управління в державній установі. Робота підприємств підтримується як у режимі on-line, так і у режимі off-line. Система забезпечує гнучке управління документами як за допомогою визначення динамічних маршрутів відпрацьовування документів, так і за допомогою вільного розсилання. Це дає змогу настроїти її під вже існуючу технологію роботи з документами і скоротити час упровадження.

Система «ДОКПроф» складається з трьох функціональних підсистем: структура, допуск, клієнт. У підсистемі «Структура» вирішуються задачі централізованого управління системою в цілому. Підсистема дає змогу задати організаційно-штатну структуру, визначити порядок взаємодії і логічне розміщення підрозділів у системі, вести централізований список користувачів системи.

Підсистема «Допуск» вирішує задачі управління локальними підрозділами. Вона дає змогу сформувати реєстр журналів і документів, характерних для даного підрозділу, розмежувати правила взаємодії посадових осіб і порядок допуску до журналів і документів. Підсистема «Клієнт» уможливлює організацію роботи користувачів у системі відповідно до заданих правил.

У системі «ДОКПроф» кожний документ проходить такі стадії:

складання завдання на розроблення проекту документа;

розроблення проекту документа;

розроблення системи реєстрації документів;

зберігання документів в журналі реєстрації;

виконання і контроль виконання документів;

списання з подальшим збереженням у справі.

Завдання на розроблення проекту документа включає опис вимог до розроблюваного документа, маршрут його руху за жорсткою або зведеною схемою. Виконавець, отримавши завдання, створює проект документа. За потреби користувач може задати маршрут відпрацьовування документа. На етапі роботи з проектом документа виконавець може сформувати доручення на колективне розроблення, ознайомлення, узгоджування, затвердження, підписання проекту документа користувачам, які мають на це відповідні права.

Реєстрацію документів у системі може здійснювати тільки користувач, наділений відповідними правами. Призначення реєстраційних атрибутів і створення контрольно-реєстраційної картки (номер, дата, контрольні терміни виконання та ін.) здійснюються відповідно до інструкції Кабінету Міністрів України № 1153 від 17.10.1997 р.

Система дає змогу автоматизувати процес реєстрації документів як у малому підприємстві, що має одного-двох користувачів з правами на реєстрацію документів, так і у великій компанії з десятками користувачів. При цьому в системі вводиться поняття «супервізор реєстрації» -- користувач, керуючий процесом реєстрації документів. «ДОКПроф» уможливлює реєстрацію документів як розроблених усередині системи, так і отриманих ззовні (пошта, факс, E-mail) [25, 165].

Зберігання документів після реєстрації здійснюється в призначеному йому електронному журналі з відповідними атрибутами. Доступ до документа мають користувачі, наділені відповідними правами доступу до визначеного журналу. Система забезпечує атрибутний і контекстно-залежний пошук документів у журналах реєстрації і справах зберігання документів.

Користувачі, що беруть участь у процесі виконання документа, можуть, у свою чергу, сформувати маршрути виконання документа. При цьому система дає змогу переглянути весь ланцюжок виконавців документа й одержати інформацію щодо кожного етапу виконання: терміни, завдання, результат тощо. За фактом виконання доручення виконавець формує доповідь, на підставі якої доручення знімається з контролю або відправляється на доопрацювання користувачем, що сформував це доручення.

По закінченні роботи з документом користувач, який ініціював ланцюжок виконання, заносить у журнал результат виконання документа. Після цього документ може бути перереєстрований в інший журнал чи списаний у справу для подальшого збереження. Будь-який електронний документ розглядається в додатку як документ із своїми зв'язками. Тобто в будь-якому документі формується система гіперпосилання на документи, з якими він зв'язаний, і завжди існує можливість переглянути дерево зв'язків й здійснити швидкий перехід до необхідного документа [24, 43-44].

Якщо стандартизація технології створення типових модулів і моделей даних є першим архівознавчим напрямом, то другим напрямом, який здійснюється водночас із першим, є створення уніфікованої та стандартизованої архівної термінології, відповідного єдиного термінологічного та лінгвістичного забезпечення, схем класифікації на предметному рівні.

У зв'язку з тим, що вже на першому етапі інформатизації з'являються можливості для інтеграції даних всієї архівної галузі, розроблення як локальних, так і національної систем, виходу на світові інформаційні мережі та обміну архівної інформацією, необхідно орієнтуватися на комп'ютерні технології промислового ґатунку з типовими системами і технологічними модулями, створення системного комп'ютерного комплексу архівної справи (СККДС).