Обґрунтування удосконалення документообігу та документаційного забезпечення

вихідні масиви зберігають інформацію, отриману в результаті оброблення вихідної інформації. Вони містять сукупність показників, потрібних для аналізу та прийняття управлінських рішень.

зберігальні масиви найчастіше формуються на основі вихідних і охоплюють інформацію, потрібну для оброблення в наступних звітних періодах.

пошукові (інформаційні) масиви -- це сукупність показників, записів, ключів пошуку, що характеризують або зміст певних документів, або конкретний об'єкт, систему, організацію тощо.

службові масиви містять допоміжну інформацію, потрібну для оброблення всіх видів масивів.

Усі види масивів складають інформаційний фонд комп'ютерної системи, динамічну сукупність взаємопов'язаних елементів інформації. Створення єдиного інформаційного фонду забезпечує систематизацію та уніфікацію показників, дає змогу встановити термінологічну єдність, однозначність опису та зв'язок між показниками у внутрішньомашинному інформаційному забезпеченні. За внутрішньою організацією файли даних складають сукупність записів однакової структури. Структура запису файлу складається із заданої послідовності полів певного типу даних і довжини. Така структура файлу визначається на етапі постановки задач.

Як свідчить досвід, інформаційно-документаційне забезпечення управління, побудоване на основі традиційних методів складання, опрацювання, зберігання та пошуку великих обсягів документації, характеризується підвищеною трудомісткістю. Тому робота з документами забирає значну частину робочого часу керівників та спеціалістів, яким необхідні, як правило, не самі документи, а конкретні відомості та факти, що містяться в них. Тому для ТОВ «СВІТОЧ»  характерним є автоматизація документаційного процесу.

Сучасні перспективні напрямки удосконалення документаційного забезпечення управління, діловодства невіддільні від процесу масового впровадження досягнень НТП в сфері управління. Ці досягнення, пов'язані з утворенням якісно нових видів EOT, засобів зв'язку, дають можливість перейти до принципово нової і значно ефективнішої інформаційної технології в органах управління, заснованої на органічному включенні комплексу технічних засобів в управлінський процес. Обчислювальна техніка, що обслуговує різні системи автоматизованого опрацювання інформації, дозволяє максимально вивільняти керівників та спеціалістів від нетворчої роботи і, що найголовніше, дає їм можливість користуватися оперативнішим і зручнішим для сприйняття комплексом інформації, якого в умовах ручних методів опрацювання документів отримати неможливо. Заснована на ОТ інформаційна технологія звільняє інтелект людини від рутинних операцій, зменшує кількість хибних управлінських рішень і стимулює творчу діяльність людини. Комп'ютеризація процесу управління повною мірою повинна враховувати специфіку управлінської організаційної діяльності, провідну роль людського фактора у виконанні функцій управління, прийнятті єдино вірного рішення. ЕОМ відіграє в цій діяльності лише допоміжну роль, бо виконує за людину набір технічних операцій щодо своєчасної видачі необхідної корисної і повної інформації. Кінцеве рішення завжди залишається за людиною.

Управлінська інформація надходить в автоматизовану систему з юридично оформленого (офіційного) документа і, як правило, на проміжній або завершальній стадії вирішення функціонального завдання вихідна інформація також фіксується у вигляді документа на паперовому носії-машинограмі або машинному носії-у вигляді  документа, що читається машиною. Машинограма та документ, що читається машиною, потребують юридичного оформлення. Зображення інформації на екрані дисплея (відеограма, відеоформа, відеокадр) формується з урахуванням правил побудови форми відповідного документа. У зв'язку з цим ефективність впровадження обчислювальної техніки в апараті управління залежить від ступеня вдосконалення зовнішнього інформаційно-документаційного забезпечення автоматизованої системи: повноти уніфікації складу, змісту і форми документів, упорядкованості маршрутів руху документів, вибіркового розподілення інформації за її користувачами.

Комп'ютеризація процесу управління забезпечує безпаперовий документообіг та значне скорочення в оперативній управлінській роботі кількості традиційних документів - довідкових, поточних, звітних, інформаційних та ін. Одночасно в мінімальному обсязі повинні зберігатися найважливіші управлінські документи на паперовій основі (накази, плани, звіти тощо), що мають юридичне та історичне значення і потребують постійного зберігання в державних архівах.

Широке застосування обчислювальної техніки для автоматизації операцій у діловодстві започаткували організаційні автоматизовані системи управління, які розроблялись та впроваджувались в суб'єктах до середини 1960-х років. До їх функціональних (планових, бухгалтерських, постачальницьких та ін.) підсистем входили локальні інформаційні підсистеми: "Автоматизований контроль виконання документів", "Кадри", "Облік та контроль за виконанням звернень громадян", "Автоматизована реєстрація кореспонденції". Проте ці підсистеми автоматизували лише окремі операції у діловодстві, працювали паралельно існуючій ручній системі опрацювання документів, тим самим ускладнюючи її та збільшуючи традиційний документообіг.

Поява на початку 1980-х років сучасних типів великих та малих ЕОМ, які комплектуються периферійними пристроями (відеотерміналами, дисплеями) та призначені для організації системних машин баз даних, відкрила широкі можливості для створення принципово нових автоматизованих систем опрацювання управлінської інформації - інтегрованих діалогових автоматизованих систем документаційного забезпечення управління. Найважливіша відмінність автоматизованої системи документаційного забезпечення управління від інших типів автоматизованих систем (підсистем) орієнтації у діловодстві полягає в тому, що ця система започаткувала інтенсивний перехід від локальної автоматизації окремих діловодних операцій до автоматизації всього комплексу операцій з опрацювання управлінських документів: реєстрації (обліку) документів, довідкової, контрольної та пошукової роботи, збереження відповідної інформації в процесі створення документів та ін. На цій основі стає реальним практичне створення концепцій автоматизованого інформаційного забезпечення, і, в результаті цього, якісно змінюється технологія роботи працівників апарату управління. АСДЗУ призначена не стільки для періодичного автоматизованого створення інформаційно складних документів (наприклад, підсумкових зведень за результатами виконання документів за певний термін та ін.), скільки для постійної роботи (взаємодії) керівників і спеціалістів з інформацією, що зберігається у пам'яті ЕОМ.

При такому спілкуванні користувач системи може самостійно вести пошук інформації про документи та самих документів, поновити у пам'яті зміст документа або його фрагмент, вносити зміни і доповнення у потоці інформації, яка зберігається, згруповувати та аналізувати різні дані, автоматично виготовляти документи на паперовому або магнітному носії. 
Робота системи ведеться у режимі людино-машинного (запитання-відповідь) спілкування, що дозволяє децентралізовано за допомогою дисплея виконувати цільове опрацювання даних та їх відновлення безпосередньо на робочому місці користувача в будь-зручний для нього час. До того ж введення вихідної масової інформації може йти централізовано з первинних документів у автоматизованому пункті опрацювання інформації документаційної служби суб'єкта. Вся інформація, що вводиться, відразу ж стає доступною користувачам системи. В результаті відпадає необхідність у створенні значної кількості спеціалізованих вхідних, проміжних та вихідних документів на паперовій основі, що значно скорочує та спрощує документообіг. Працювати над системою може користувач, не обов'язково професіонал, тобто працівник апарату управління, ознайомлений з прийомами роботи за комп'ютером.

В даний час діалогові автоматизовані системи документаційного забезпечення створюються експериментально у багатьох установах країни (наприклад, автоматизована система опрацювання організаційно-розпорядчих документів). Структурно АСДЗУ в загальному вигляді складається з кількох самостійних технологічних блоків: блоку опрацювання, який входить в систему інформації та управління інформаційними ресурсами, блоку автоматизованої підготовки документів, блоку правового та інформаційного забезпечення управлінських рішень, які приймаються. 
В рамках першого блоку виділяються такі контури (підсистеми), об'єднані спільною інформаційною базою, програмними та технічними засобами: реєстрації (вводу) інформації про одержані, відправлені документи внутрішнього обігу; контроль за виконанням документів та доручень; довідково-інформаційного обслуговування та оперативного пошуку документів; інформаційного забезпечення діяльності колегіального органу, засідань та нарад; ведення машинного архіву документів. У ряді підсистем передбачається сервісне обслуговування керівника суб'єкта, наприклад, вирішуються питання "робота з машинною папкою документів" і "робота з машинним календарем".

В деяких АСДЗУ до першого блоку належать також контури (підсистеми):

обліку, контролю та пошуку листів громадян;

формування тематичних груп документів для складання номенклатури справ, підготовки та здачі справ в архів;

автоматизованого ведення машинного носія документів на мікро-фотоносіях тощо.

Блок автоматизованої підготовки документів призначений для формування машинного носія (банку даних) типових текстів документів, текстових зразків, списків адресатів, прізвищ керівників, які підписують різні види документів, тощо. Завданням блоку є відбір за допомогою дисплея необхідних елементів конкретного документа, їх доповнення, зміни, формування тексту, його редагування і автоматичне виготовлення документа відповідно до форми державного стандарту. Передбачається також складання індивідуальних текстів, не існуючих у типовому наборі, стенографування засідань, автоматичне розшифровування і виготовлення стенограм. Комплекс завдань блоку вирішується загалом автономно на робочих місцях працівників суб'єкта за допомогою електронного опрацювання текстової інформації або мікро ЕОМ. Однак вирішення цих завдань може бути передане єдиному для АСДЗУ процесу за умови, що зберігається діалогове спілкування користувача з ЕОМ і специфічність машинного носія на кожному робочому місці, враховуються функціональні особливості змісту документів, що створюються кожним працівником.

Блок правової та інформаційної підтримки (обґрунтування) рішень, що приймаються в управлінні, розробляється в окремих АСДЗУ 
Блок, що є за своїм призначенням "базою знань" (поточних, перспективних та ретроспективних), має різні назви ("архів керівника", "інформаційний довідник керівника" та ін.) і створюється для оперативного програмно-цільового інформаційного обслуговування конкретної категорії посадових суб'єктів. До блоку належать завдання щодо формування, пошуку та ведення актуальної загальної та спеціальної правової, нормативної, економічної, соціальної, науково-технічної та іншої інформації, а також зберігання найважливіших організаційних, розпорядчих, інструктивних і методичних документів, статистичної звітності, корисних архівних документів та ін. 
Конкретні варіанти, що розробляються АСДЗУ, відрізняються один від одного структурою блоків та видами документів, що опрацьовуються в системі управління, зміст яких на практиці обмежується часто організаційно-розпорядчими документами, що направляються на розгляд керівнику суб'єкта. Інші управлінські документи (за винятком документів, що належать до інформаційного забезпечення) опрацьовуються механічними методами у рамках традиційної системи документаційного забезпечення управління. 
Найбільш поширеним типом технічного забезпечення АСДЗУ для більшості суб'єктів як великих, так і невеликих, для структурних підрозділів управління, тобто масових користувачів у даний час стали персональні комп'ютери (мікро ЕОМ). Вони дозволяють вести індивідуальне (децентралізоване) опрацювання інформації у пунктах її виникнення. Персональний комп'ютер з дисплеєм, пультом управління і засобами зв'язку доповнений принтером і зовнішньою пам'яттю становить повний комплект технічних засобів автоматизованого робочого місця працівника документаційної служби. Автоматизоване робоче місце працівника документаційної служби призначене для вирішення єдиного комплексу чи окремих завдань, що входять до структурних блоків підсистеми АСДЗУ, та інформаційного насичення (формування та поновлення) банку даних автоматизованих робочих місць (індивідуальних та колективних) керівників та спеціалістів суб'єкта. Одночасно інформація до банку даних АРМ керівників та спеціалістів може надходити від автоматизованих систем (одиничних АРМ або мереж АРМ) функціональних підрозділів (маркетингових, кадрових).

Складові частини автоматизованих робочих місць документаційної служби залежить від обсягу інформації, що підлягає введенню в систему, і, відповідно, від складу документів, які проходять через документаційну службу, та обсягу документообігу суб'єкта. Складові частини АРМ залежать також від технічних можливостей експлуатаційних ЕОМ та удосконалення програмних засобів, які застосовуються. Рекомендації щодо складових частин АРМ обов'язково повинні бути результатом досліджень з упорядкування та скорочення документообігу, системної уніфікації документів, їх інформаційного змісту та форми. Для опрацювання документації, для якої властиві надмірна кількість, дублювання, низький ступінь інформаційних показників та необґрунтована різноманітність їх форм, використання автоматизованих робочих місць вважається недоцільним і нераціональним. Однак на практиці це відбувається досить часто, що є причиною серйозного незадоволення працівників управління функціональ-ними можливостями ЕОМ.

Необхідно пам'ятати, що ефективність обчислювальної техніки виникає не сама по собі, а завдяки удосконаленню технологічності тієї інформаційної системи, яку ця техніка обслуговує. Тому питання розробки та постійного оновлення АСДЗУ повинні бути пріоритетними, якщо управління має на меті одержання високих результатів діяльності свого суб'єкта.

В суб'єктах чи структурних підрозділах з невеликим документообігом завдання АСДЗУ можуть вирішуватися автоматизованим робочим місцем секретаря (інспектора-оператора). Машинне виготовлення документів та ведення банку даних також здійсняється за допомогою АРМ. Подібне автоматизоване робоче місце може бути колективним, тобто використовуватися кількома співробітниками (секретарем, секретарем-стенографістом, оператором ПК, помічником керівника, працівником діючого підрозділу), кожний з яких виконує певне завдання. Важливо, щоб АРМ мало технологічний зв'язок з автоматизованими робочими місцями (або периферійними дисплеями) керівника, його заступників та основних спеціалістів. В документаційній службі суб'єкта, яка має великий документообіг (в апараті управління великих промислових підприємств, фірм та об'єднань, міністерств), доцільно мати кілька робочих місць, розподілених по блоках та підсистемах АСДЗУ. Наприклад:

АРМ начальника канцелярії та диспетчера (адміністратора банку даних) АСДЗУ;

АРМ секретаря (помічника) керівника суб'єкта (вирішення питань підготовки інформації для керівника, редагування та розробка найважливіших документів, актуальність інформаційних сервісних завдань для керівника та ін.);

АРМ інспектора-оператора з введення інформації в АСДЗУ, довідково-інформаційної системи документів, для запитального та беззапитального обслуговування користувачів;