Обґрунтування удосконалення документообігу та документаційного забезпечення

Підбором інформації, обробкою і оформленням документів сьогодні повинен займатись не фахівець галузі, який приймає важливі управлінські рішення, а спеціально підготовлений для цього інший фахівець - документознавець, інформаційний аналітик. Нагальною стала проблема кардинальної зміни ролі і місця служб діловодства в апараті управління. В сучасній установі необхідно створення, шляхом об'єднання функцій канцелярії, секретаріату й інформаційного центру, єдиного підрозділу інформаційно-документаційного обслуговування з підпорядкуванням його першому керівникові. Цей підрозділ, оснащений новітніми засобами комп'ютерної та іншої багатофункціональної організаційної техніки, мусить виконувати головну обслуговуючу функцію управління -- досконале документно-інформаційне обслуговування прийняття управлінських рішень. Тоді з такого підрозділу можна буде сповна спитати за неповноту інформації чи перебір документів, за якість опрацювання відомостей й виконання поставлених завдань в установлений термін. Створення спеціалізованого підрозділу інформаційно-документаційного забезпечення приведе до зменшення чисельності апарату управління й ліквідації зайвих посад. Коло обов'язків його провідних співробітників-документознавців, інформаційних аналітиків та системотехників буде досить значне й багатогранне. Їх основні функціональні обов'язки -- разом з основними фахівцями керівного апарату брати активну участь в моніторингу релевантної інформації, розробці ефективних управлінських рішень, веденні контролю і перевірці завдань і розпоряджень вищого керівництва. Для цього вони повинні вміти працювати з усіма видами документної інформації, знати особливості автоматизованих систем діловодства й документообігу, новітні засоби оргтехніки, особливості уніфікації й галузевої стандартизації документно- інформаційної сфери.

Існують особливості документаційного забезпечення управління підприємствами та установами:

це виключно важлива роль документу, в т.ч. електронного, в сучасному світі. Це носій різноманітної інформації і канал соціальної комунікації, засіб збереження, реєстрації і передання інформації у просторі й часі, це й об'єкт охорони інтелектуальної власності та захисту авторських прав. Основи документоведення -- невід'ємна складова досконалості як державного управління, так і будь-якого приватного підприємництва.

це зростання ролі інформаційних процесів у всіх різновидах людської діяльності, прояв спільної основи, притаманній багатьом інтелектуальним напрямам суспільного розвитку, його глобалізації.

Створюються не тільки інформаційно-аналітичні підрозділи, інформаційно-рекламні агенції, розширюється коло центрів науково-технічної інформації, патентних структур, а й посилюється значення високоякісного інформаційного забезпечення вищого керівництва всіх рівнів і напрямів соціального управління на базі новітніх технологій й застосування глобальних світових мереж. Враховуючи ті обставини, що розвиток сучасної комп'ютерної техніки орієнтований на високопрофесійного користувача й не потребує ґрунтовної інженерної освіти, комп'ютерно-технологічний блок обмежується вивченням основ комп'ютерних мереж та телекомунікаційних технологій, системного аналізу інформаційних процесів прикладного програмного забезпечення, основ проектування баз даних, Internet-технологій та ресурсів в діловодстві та сучасного електронного документообігу.

Професійна діяльність фахівця на первинних посадах буде полягати у:

виконанні спеціальних функцій, пов'язаних з розробкою та впровадженням технологічних процесів документування, роботи з документами і інформацією, організацією інформаційної діяльності;

вирішенні стереотипних, діагностичних задач з документознавства та інформаційної діяльності;

прийнятті оперативних рішень у межах своєї компетенції та функціональної підготовки;

керівництво підлеглими, компетенція яких не вище за технічних службовців чи молодших спеціалістів.

Перспективи розвитку галузі документознавства та інформаційної діяльності сьогодні визначаються оптимальним поєднанням комплексу фахових знань, вмінь, навичок та високої професійної мобільності спеціалістів. Вирішальне значення тут мусять мати управлінська культура, ініціатива, творчість і активність персоналу, адже значна частина професійних знань отримується під час роботи. Гарантією майбутнього сфери документно-інформаційної діяльності повинно бути раціональне співвідношення можливостей отримання спеціальної освіти та підвищення кваліфікації фахівців. Питання підвищення кваліфікації працюючих в діловодних службах повинні вирішуватись за рахунок організації відповідних курсів, тренінгів, інформаційно-консультативних та науково-практичних семінарів.

 

Висновки до 1 розділу

 

Організаційно функцію діловодства забезпечують спеціальні підрозділи - управління справами, секретаріати та канцелярії. На них покладається безпосереднє діловодне обслуговування органів, підрозділів підприємства  (приймання і відправлення кореспонденції, реєстрація вхідних та вихідних документів, тиражування, розподіл документів для доповіді керівництву, ведення контролю за виконанням документів, ознайомлення працівників з наказами, розпорядженнями, документаційне обслуговування нарад, конференцій, засідань, оформлення справ і передача їх до архіву, збереження документів тощо)

Розвиток архівної інформаційної системи із включенням її в життя суспільства зумовлюється не лише вимогами часу, коли всі інформаційні потоки в державі мають стати сегментом єдиного інформаційного простору, а й нагальною потребою оптимізації зберігання та використання архівних ресурсів України.

Отже, технологічні аспекти автоматизації документних потоків вийшли на рівень надзвичайних можливостей. У цих умовах виникає необхідність створення цілісної концепції архівної справи в Україні. Разом із тим увага до цієї проблеми з боку керівних державних органів поки не досягла належного рівня: архівна справа залишається поза межами пріоритетних науково-технічних напрямів, а питання інформатизації суспільства обмежуються виключно технологічними питаннями створення комп'ютерних систем і мереж.

Комп'ютеризація організаційно-управлінських функцій на центральному, обласному та районному рівнях здійснюється у межах конкретного архіву також у двох зазначених напрямах -- комп'ютеризація процесів управління архівною справою та управління інформацією про комплектування, облік і зберігання документів, створення страхового фонду та повнотекстових БД.

Моделі даних містять стандартизовану структуру списування архівної інформації, яка застосовується в усіх вертикальних і горизонтальних структурах архівної галузі й має стати обов'язковим нормативним документом, що забезпечує взаємозв'язок різних технологічних процесів і систем.

Найбільш загальною і цілісною системою, що займає вишу сходинку на ієрархічних сходах документоутворення, можна розглядати загальнодержавну систему документації, яка включає всі види систем документації, що виникають та взаємодіють в державі.

Підвищення продуктивності праці в сфері управління досягається насамперед впровадженням засобів автоматизації і механізації, які називаються оргтехнікою. Але впровадження засобів оргтехніки потребує однорідності форм документів і такої побудови технології опрацювання документів, щоб однотипні операції були зосереджені в одному місці. Тільки дотримання цих умов дозволяє підготувати документи для машинного опрацювання.

Позитивним є  власне побудова системи документаційного забезпечення, яка дозволяє здійснювати інформаційний обмін з іншими суб'єктами ринку у визначені строки та на визначених умовах. Негативним є неефективна побудова системи документаційного забезпечення на більшості підприємств України, що зумовлює можливість втрати важливої інформації, невчасного поінформування суб'єктів документаційного обороту, численні помилки та неточності в організації роботи системи.

Дані недоліки зумовлюють необхідність удосконалення системи документаційного забезпечення підприємства шляхом використання сучасних технологій організації документаційного обороту, автоматизації діяльності служби діловодства, використання сучасних технологій передачі даних тощо.

 

РОЗДІЛ 2.

ОСОБЛИВОСТІ ОРГАНІЗАЦІЇ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УСТАНОВИ НА ПРИКЛАДІ ТОВ «СВІТОЧ» та ВАТ «АГРЕГАТ»

 

2.1. Економіко-організаційна характеристика ТОВ «СВІТОЧ» та ВАТ

«АГРЕГАТ».

 

Підприємства ТОВ «СВІТОЧ» та ВАТ «АГРЕГАТ» мають однакову організаційну структуру, проте діють в різних галузях економіки та різні системи документаційного забезпечення.  ТОВ «СВІТОЧ»  діє в кондитерській галузі, ВАТ «АГРЕГАТ» здійснює виробництво агрегатів, вентиляторів, кондиціонерів та інших металічних деталей та частин. Специфіка виробничого процесу визначає систему його документаційного забезпечення.

В організаційній структурі підприємств прослідковується японська модель організації виробничої системи (рис. 2.1).

 

 

 

Рис. 2.1. Організаційна структура ТОВ «СВІТОЧ» та ВАТ «АГРЕГАТ»

Керівництво підприємствами здійснюють не його власники, а висококваліфіковані менеджери, які ведуть переговори з покупцями промислових вентиляторів та кондиціонерів та укладають угоди на майбутні поставки вентиляторів як на внутрішній ринок, так і  на закордонні ринки. Бухгалтерська служба підприємства веде відображення господарських операцій діяльності в бухгалтерському обліку та фінансовій звітності на основі Міжнародних стандартів фінансової звітності, що позиціонує підприємство на зовнішніх ринках та дає змогу надавати фінансову звітність зацікавленим закордонним користувачам в доступній формі. Бухгалтерська служба підприємства також утворює систему внутрішнього контролю на підприємстві, що унеможливлює будь-які зловживання зі сторони працівників підприємства та матеріально-відповідальних осіб.

Визначальною характеристикою організаційної структури підприємства є відсутність структурного підрозділу склад, що пояснюється діяльністю відділу логістики, який працює по японській методиці «точно в термін», тобто підвезення необхідної кількості економічних запасів до робочого місця працівника згідно плану виробничого процесу підприємства, що унеможливлює крадіжки запасів підприємства та сприяє повному та своєчасному використанню всіх товарно-матеріальних запасів підприємства, окрім того дана організація виробничої системи ліквідує технологічні перерви в виробництві для постачання товарно-матеріальних цінностей на робоче місце кожного працівника, що підвищує продуктивність праці та рентабельність продукції підприємства, а отже, надає конкурентні переваги продукції підприємства в порівнянні з аналогічною за технічними характеристиками продукцією інших виробників. Вся вироблена продукція тестується, сертифікується та одразу по залізничній колії транспортується замовникам.

Відділ прогресивного маркетингу прогнозує та оцінює кон'юнктуру ринків України в розрізі окремих галузей промисловості та регіонів та закордону з метою встановлення об'єктивних потреб в нових товарах підприємств.

В рамках бурхливої науково-дослідної та к конструкторсько-дослідної роботи діє відділ НДКДР, який на основі запитів замовників здійснює розробку новітніх промислових товарів. Підприємства інвестують щорічно в діяльність даного відділу понад 3 млн. грн., що забезпечує постійне оновлення товарного асортименту підприємства та надає йому конкурентні переваги в порівнянні з іншими виробниками. На підприємствах діє служба охорони, яка не лише забезпечує правопорядок на території підприємства, але й реалізує заходи з підвищення рівня охорони праці на підприємстві, тому трудові колективи  працюють в безпечних, екологічно чистих умовах діяльності.

 

2.2. Специфіка організації документаційного забезпечення установи на

ТОВ «СВІТОЧ» та ВАТ «АГРЕГАТ»

 

Для ВАТ «АГРЕГАТ» характерним є машинна обробка документів. Машинна інформаційна база охоплює всі види спеціально організованої інформації, представленої у вигляді, зручному для сприймання технічними засобами. Це файли (масиви), бази даних (БД), банки даних (БнД), бази знань, а також їх системи. Інформаційне забезпечення повинно швидко та в повному обсязі задовольняти потреби користувача.

Перед ним ставляться вимоги ефективного пошуку та видачі інформації у вигляді, потрібному для розв'язання кожної конкретної задачі, наявності можливості підтримки даних у стані постійного оновлення та працездатності. За змістом внутрішньомашинне інформаційне забезпечення -- це сукупність фактичних зведень, що використовуються в господарській діяльності об'єкта. Склад і структура внутрішньомашинного інформаційного забезпечення визначаються способами організації файлів, баз і банків даних, взаємодією між ними, розвитком їх у часі. Пофайлова організація ІЗ -- це формування різних масивів. Класифікувати їх можна за різними ознаками: за змістом, способами використання, призначення, методом організації.

Файл -- це сукупність однорідної інформації складу та послідовності полів, записаної на магнітному диску з присвоєнням імені. Термінологічно поняття «масив» і «файл» близькі за змістом. Це -- сукупність однорідної жорстко організованої та пойменованої інформації. Для ідентифікації кожному файлу під час його запису присвоюється ім'я та розширення, що уточнює різновидність файлу.

За змістом виокремлюють масиви даних і програмні масиви. Програмні масиви описують процеси роботи з даними та входять у підсистему програмного забезпечення. Масиви даних є основною частиною внутрішньомашинного інформаційного забезпечення. Призначення масивів залежить від задач, що стоять перед інформаційними технологіями та відображають їх специфіку.  За роллю оброблення й технології використання масиви класифікуються так:

постійні масиви належать до категорії нормативно-довідкових, складають інформаційну базу АІТ та охоплюють відомості, які порівняно рідко змінюються. До їх складу входять масиви класифікаторів, довідників, каталогів та іншої умовно-постійної інформації.

поточні масиви охоплюють змінну інформацію, що поступає в систему від об'єкта, який управляється, і характеризує стан зовнішнього середовища, а також сам процес управління об'єктом. В основному вони створюються на основі первинних документів.

проміжні масиви виникають на етапах розв'язання задач і виконують роль механізму, що передає інформацію від задачі до задачі або в середині задач.