Обґрунтування удосконалення документообігу та документаційного забезпечення

Загальною метою інформатизації в архівній справі є:

актуалізація інформації, що міститься в документах, та вирішення проблеми оперативного і повноцінного доступу до інформації;

оптимізація формування зберігання, захисту та використання документальних ресурсів суспільства;

прискорення їх залучення до суспільного обігу;

введення до міжнародного інформаційного простору.

Головні завдання інформатизації в архівній справі визначаються її функціями, які спрямовані на:

оптимізацію традиційних технологій архівної справи, яка й досі залишається в цілому рутинною, а саме: процесів експертизи, комплектування, описування та обліку, каталогізації тощо;

удосконалення системи управління архівною справою -- забезпечення підвищення ефективності матеріально-технічного, фінансового та кадрового забезпечення діяльності архівних установ та управління інформаційними документальними ресурсами архівної системи;

забезпечення широкого доступу до документної інформації, створення в електронній формі системи внутрішньоархівних, міжархівних, галузевих і міжгалузевих архівних довідників, взаємопов'язаних електронних каталогів, комп'ютерних БД, сховищ даних, які дають змогу сформувати інтегровані масиви даних архівних документів як в електронній формі, так і з виведенням на традиційне друкування та активно використовувати цю інформацію в інтересах суспільства;

вирішення на новому рівні проблеми збереження фондів і зберігання інформації з використанням комп'ютерних технологій через страхове копіювання, формування повнотекстових БД тощо.

Проблема інформатизації має узгоджуватися із загальною стратегією інформатизації суспільства та створенням системи БД документної інформації ще на стадії документостворення в установах, коли автоматизуються технологічні процеси діяльності установи та її висвітлення в офіційних документах, а також на стадії документообігу [18, 76].

Отже, інформатизація архівної справи в науково-методичному плані має пов'язати увесь цикл документостворення, документозберігання та використання документів, що мають місце у суспільстві, а тому базується на поєднанні методик архівознавства, археографії та документознавства. Вона має спрямовуватися на створення засад документообігу і телекомунікаційні зв'язки з державними структурами та органами державної влади, включитися в загальнодержавні інформаційні ресурси України.

У процесі інформатизації архівної справи вирізняють три взаємопов'язані складові:

науково-архівознавчу -- визначення об'єктів і пріоритетів у комп'ютеризації технологічних процесів архівної справи у сфері комплектування, обліку, використання, зберігання документів;

інформаційно-технологічну (власне комп'ютеризація) -- вибір оптимального технічного і програмного забезпечення, його пристосування до специфіки різних об'єктів комп'ютеризації, побудова інформаційних систем і мереж відповідно до завдань, що стоять перед архівною справою;

науково-організаційну та управлінську -- організація інформатизації архівної справи відповідно до Концепції комп'ютеризації та розроблених технічних завдань.

Головними завданнями, що передують безпосередньо формуванню інформаційних масивів архівної інформації, є:

визначення об'єктів і пріоритетів у комп'ютеризації технологічних процесів архівної справи в галузі управління архівами, комплектування, обліку, зберігання документів і використання архівної інформації;

розроблення методичних засад єдиних принципів каталогізації та методики списування архівних фондів і документів для комп'ютеризованих систем, стандартизація архівних описів відповідних об'єктів комп'ютеризації для переведення на електронний формат;

створення уніфікованої та стандартизованої терміносистеми відповідного єдиного термінологічного та лінгвістичного забезпечення співіснування різних інформаційних масивів, узгоджених систем класифікації документної інформації. Переведення архівних технологій на машиночитанні носії є першим завданням інформатизації. Цей шлях може здійснюватися як зверху -- від Головного архіву України, так і знизу -- у кожному державному архіві.

Комп'ютеризація організаційно-управлінських функцій на центральному, обласному та районному рівнях здійснюється у межах конкретного архіву також у двох зазначених напрямах -- комп'ютеризація процесів управління архівною справою та управління інформацією про комплектування, облік і зберігання документів, створення страхового фонду та повнотекстових БД.

Самостійним напрямом інформатизації є науково-інформаційний, який включає:

процеси створення системи науково-довідкового апарату (НДА) за складом і змістом фондів, з урахуванням можливостей традиційних і комп'ютерних технологій;

створення БД електронних страхових копій документів, повнотекстових БД актуальної інформації;

організацію науково-публікаційної та науково-інформаційної діяльності архіву, яка базується на інших методичних і технологічних засадах.

Найдоступнішим рішенням в цьому напрямі є, з одного боку, послідовне закладення до БД архівних описів каталогів на комп'ютерні носії та автоматичне створення за цими даними каталогу нових надходжень у комп'ютерному режимі, а з іншого -- переведення існуючих каталогів ретроспективної інформації у БД без повернення до фондів на картковому рівні. Таким чином, об'єктом автоматизації є окремі технологічні процеси та НДА в управлінні справою та інформацією. Вибір об'єкта супроводжується його списуванням для створення моделі даних.

Інформаційний ресурс архівних фондів вимагає уніфікації архівного опису та проведення стандартизації технологічних процесів як на архівознавчому рівні, так і на рівні типологізації програмних рішень, створення єдиних для типових завдань програмно-технологічних комплексів і нових рішень, які б були сумісними, але вирішували різні завдання відповідно до різних об'єктів інформатизації [19, 145]. Такий підхід дає змогу сформувати структуру інтегрованої системи архівної інформації в трьох рівнях:

перший -- загальнодержавний і загальнонаціональний, що концентрує дані зведеного характеру національно-державного рівня і виконує роль загальнодержавного міжархівного довідника;

другий -- рівень міжархівних БД;

третій -- БД кожного конкретного архіву.

Розроблення відповідних моделей даних архівної системи як цілісної системи опису та обліку різного рівня інформації:

рівня архіву;

рівня фонду;

рівня справи;

рівня документа;

рівня групи документів;

рівня адміністративної інформації.

Розроблення відповідних моделей даних архівної системи як цілісної системи опису та обліку різного рівня інформації має стати головним завданням науково-методичної роботи архівознавчого напряму в галузі інформатизації.

Моделі даних містять стандартизовану структуру списування архівної інформації, яка застосовується в усіх вертикальних і горизонтальних структурах архівної галузі й має стати обов'язковим нормативним документом, що забезпечує взаємозв'язок різних технологічних процесів і систем.

Формування масивів архівної інформації для внутрішньо фондової систематизації та класифікації документів -- завдання набагато складніше. Умовно в ньому можна виділити два напрями:

1. Автоматизація поточної технології в її повному циклі -- від комплектування та обліку до створення електронних каталогів, БД та інформаційних систем за складом і змістом документів Національного архівного фонду, що забезпечить замкнене коло технологій.

2. Автоматизація ретроспективної інформації внутрішньо фондового рівня, яка вже поставлена на облік в архівних установах і відображена в системі НДА, але існує в традиційному режимі.

Виходячи з необхідності управління документальними ресурсами архівної галузі, організації узгодженої науково-методичної та інформаційно-технологічної роботи і врахування матеріально-технічних можливостей галузі, найдоцільнішим є проведення системної інформатизації у два етапи:

перший -- створення системи заходів з комп'ютеризації технологічних процесів централізованого комплектування та обліку архівної системи, створення БД та інтегрованого документального ресурсу в Головному архіві України;

другий -- комп'ютеризація замкненого методично єдиного циклу технологічних процесів комплектування, опису, обліку, НДА у кожній архівній установі, з урахуванням інтеграції вже існуючих БД у системах та мережах галузі.

Документи використовуються в усіх сферах діяльності людини, відображають факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини. Інформація в документі може бути зафіксована будь-яким способом: письмово, у вигляді креслення, малюнка, фотографії, за допомогою звукозапису. Таким чином, документ, перш за все, виконує інформаційну функцію. Але він виконує й інші функції: передачу інформації на відстані, накопичення та зберігання інформації, доказу, обліку. В управлінській діяльності на перший план виступає управлінська функція. Документ якнайтісніше пов'язаний з усіма формами управлінської діяльності і є засобом реалізації покладених на апарат управління функцій, наприклад, планування, обліку, фінансування, контролю.

Державний стандарт 16.487-83 визначає документ як матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі та просторі, визначає загальну функцію документа як носія інформації. Ця функція документа особливо важлива в оперативному управлінні. Після використання документа у поточній роботі він виконує ще одну важливу функцію -- виступає як історичне джерело [9, 164].

Ці особливості привертали увагу працівників управління і архівістів. Органи управління, інститути влади повинні взаємодіяти у своїй роботі. У період перебудови системи управління документ виконує ряд теоретичних функцій, які застосовуються у рамках наукових дисциплін документознавства та архівоведення.

Один окремий документ -- це одиничний акт документування. Діяльність суб'єкта відображає сукупність документів, взаємопов'язаних та взаємодіючих, які становлять системи документації. ГОСТ 6.10.1-88 "Уніфіковані системи документації. Основні положення" визначає систему документації як сукупність взаємопов'язаних документів, що застосовуються у певній сфері діяльності. Розглядаючи документи як форму відображення діяльності об'єктів та їх суб'єктів, можна виявити значну кількість систем документації, взаємопов'язаних та підпорядкованих.

Найбільш загальною і цілісною системою, що займає вишу сходинку на ієрархічних сходах документоутворення, можна розглядати загальнодержавну систему документації, яка включає всі види систем документації, що виникають та взаємодіють в державі.

Вона розподіляється на ряд підсистем, які можна класифікувати за різними ознаками (територіальними, функціональними, за рівнем управління тощо).

В літературі і практичній діяльності насамперед виділяють функціональні, які мають міжгалузеве значення, та галузеві системи документації. Функціональні системи документації: планова, звітно-статистична, матеріально-технічного постачання, фінансування -- в тому або іншому обсязі властиві для всіх органів управління [10, 87].

Галузевими прийнято вважати системи документації, які функціонують і, відповідно, відображають діяльність органів галузевого призначення (об'єкти та їх суб'єкти, відділи, управління, виконкоми місцевих рад). 
Функціональні і галузеві системи документації, в свою чергу, можна поділити на підсистеми за напрямками діяльності. Між системами інколи важко провести чіткі межі, оскільки вони дуже тісно взаємопов'язані.

Розвиток електронно-обчислювальної техніки та впровадження автоматизованих систем управління вимагали приведення документів до однорідності як за формою, так і щодо послідовності розташування в них інформації. З кінця 1960-тих років в колишньому Радянському Союзі набула поширення діяльність з розробки уніфікованих систем документації, які містять інформацію, необхідну для керівництва у певній сфері діяльності. Створення уніфікованих систем документації -- один із найважливіших напрямків розробки АСУ.

На даний час діє більше двадцяти загальнодержавних уніфікованих систем документації, кожна з яких визначається державним стандартом. Такий державний стандарт видається на кожну систему. Але документи, розроблені в різних системах, що використовуються в управлінні на різних рівнях, повинні мати єдині уніфіковані форми. Уніфіковані форми документів проектуються на основі ГОСТу 6.10.5-87 "Уніфіковані системи документації. Вимоги щодо побудови формуляра-зразка".

У формулярі-зразку встановлюються формати, розміри полів документів, вимоги щодо побудови конструкційної сітки, розташування реквізитів. Формуляр-зразок складається для сукупності документів, об'єднаних за їх функціональним призначенням і рівнем користування, --загальнодержавних, галузевих.

На підставі ГОСТ 6.10.5-87 складаються формуляри-зразки та уніфіковані на їх основі форми документів майже всіх уніфікованих систем документації. Однак для уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації форми документів розробляються на основі державного стандарту за ДСТУ 4163-2003 "Вимоги до оформлювання документів". 
Сам процес створення документа називається документуванням. Під системою документування розуміють сукупність процесів зі створення та опрацювання всіх документів у суб'єкті. Система документування передбачає наявність визначених норм і вимог не тільки щодо складання і оформлення документа, а й щодо порядку роботи з ним, опрацювання, руху, зберігання документа. Ці норми закріплюються, в свою чергу, законотворчими та нормативно-методичними документами.