Автор работы: Пользователь скрыл имя, 13 Ноября 2014 в 20:45, контрольная работа
На предприятии существует следующая организационно - распорядительная документация (ОРД), применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата предприятия и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации:
- организационные документы;
- распорядительные документы;
Введение………………………………………………………………….………………3
Экспертиза ценности документов………………………………………………….....…5
Структура и формы описей дел и документов…………………………………………9
Подготовка документов и дел к передаче в архив организации……………………..20
Оформление дел…………………………………………………………………………25
Порядок передачи дел в архив…………………………………………………….….26
Заключение……………………………………………………………………………...28
Список литературы……………………………………………………………………..29
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ
ФГБОУ ВПО «ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
ИНСТИТУТ ДИСТАНЦИОННОГО ОБРАЗОВАНИЯ
СПЕЦИАЛЬНОСТЬ «ДиА-н(034700.62)/4, полная»
К О Н Т Р О Л Ь Н А Я Р А Б О Т А
По дисциплине: Организация и технология ДОУ
На тему: «Описание дел постоянного и временного хранения. Виды описей, создаваемых при передаче дел в архив»
Вариант № _39_
Выполнил: Саушкина
Ольга Геннадьевна
Студент __3__ курса
____6_______ семестр
Тюмень, 2011
Контрольная работа: «Описание дел постоянного и временного хранения. Виды описей, создаваемых при передаче дел в архив»
Содержание:
Введение
Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.
Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.
На предприятии существует следующая организационно - распорядительная документация (ОРД), применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата предприятия и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации:
- организационные документы;
- распорядительные документы;
информационно - справочные документы.
На предприятии существует также служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений).
Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к архивному хранению. Документы организации, образовавшиеся в процессе делопроизводства, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению.
Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на хранение в зависимости от проведенной оценки. Поэтому в документационном обеспечении управления существуют два понятия - документальный фонд и архивный фонд.
И если документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации (или отдельных лиц): документы текущего управления, документы, отобранные для постоянного или длительного хранения, в том числе и переданные на хранение в Государственный Архивный фонд, собранные коллекции документов, то архивный фонд - лишь часть документального фонда. В отличие от документального фонда архивный фонд не включает в себя документы с временными сроками хранения и имеет стабильный состав, который может только наполняться. В состав архивного фонда включаются документы, имеющие политическое, экономическое, научное, социальное, культурное, историческое или иное значение.
Цель данной работы: рассмотрение подготовки исполненных документов к архивному хранению и все, что включено в этот процесс.
Поставлены задачи охарактеризовать, что представляет собой:
Экспертиза ценности документов
После того, как документы исполнены, они подлежат архивному хранению. Подготовка исполненных документов к архивному хранению и использованию включает:
Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, или являющейся структурным подразделением организации. Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение. Но сначала экспертная комиссия организации должна произвести экспертизу ценности документов. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве производится при составлении номенклатуры дел.
Номенклатура дел - это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы. Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру для организации.
Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.
Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями.
Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) организации, которая в своей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, Типовым положением об экспертной комиссии.
Номенклатура для организации составляется службой документационного обеспечения на основе номенклатуры дел структурных подразделений. Номенклатура дел организации, предварительно согласованная с ЦЭК (ЭК) организации, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение, и утверждаются руководителем организации. Организации, не сдающие документы на государственное хранение, номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК или ЭК вышестоящей организации либо с ее руководителем.
При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями с указанными в них сроками хранения.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно.
На экспертные комиссии, кроме организации ежегодного отбора документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного хранения, в том числе по личному составу; актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению; о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и о не обнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов и т.п.
В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:
Отбор документов по номенклатуре дел для включения в описи управленческих документов
По окончании делопроизводственного года организации, учреждения, предприятия проводят экспертизу ценности документов, в результате которой осуществляется отбор документов постоянного хранения и по личному составу для включения в описи дел. Организация и проведение отбора документов и составление описей дел возлагается на экспертную комиссию учреждения. Все вопросы экспертизы ценности документов и отбора их на постоянное хранение должны быть подробно отражены в индивидуальной инструкции по делопроизводству организации.
Государственные и муниципальные архивы в пределах предоставленных им полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности документов архивного фонда осуществляют контроль за отбором документов, составлением описей и подготовкой к передаче дел на постоянное хранение, упорядочением документов по личному составу.
Отбор документов осуществляется по номенклатуре дел. При отборе предварительно выясняется, все ли документы взяты для просмотра. Следует иметь в виду, что номенклатура может учитывать не все дела, заведенные в делопроизводстве. Поэтому следует проверить качество и полноту действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, так как за прошедший делопроизводственный год у части документов могли измениться сроки хранения. Кроме того, иногда работники организаций умышленно не отбирают для включения в опись некоторые документы, мотивируя это тем, что они им необходимы для работы, что недопустимо. Наконец, могут быть и такие случаи, что проведенные в течение года различного рода мероприятия, совещания, конференции, не были учтены планом работы, но документы о них необходимо также отобрать для включения в описи. Все эти моменты следует иметь в виду при проведении экспертизы ценности документов и отбора их для последующего внесения в описи дел. В конечном итоге от качественно проведенной экспертизы ценности документов зависит полнота состава описей.
При проведении экспертизы ценности документов по номенклатуре отбираются следующие категории дел:
1. Все документы со
сроками хранения «постоянно». Среди
них особое внимание следует
обращать на документы, заводящиеся
при утверждении новых уставов
и положений об организациях,
инструкций о правах и
Необходимо так же обратить внимание на переходящие дела, ведущиеся на протяжении нескольких лет, которые включаются в опись по году заведения. Кроме того, для включения в опись дел постоянного хранения, по которой документы хранятся в организации, отбираются утвержденные номенклатуры дел организаций и протоколы заседаний экспертных комиссий. Исключение составляют только дела фондов, которые включаются в последний раздел описи постоянного хранения при ликвидации организации.
Примечание: Уставы, положения, должностные инструкции, инструкции по делопроизводству, перспективные планы, целевые программы, списки комплектования, положения об архиве и экспертной комиссии и др. составляются в двух экземплярах, из которых один передается в архив организации для включения в опись по году заведения, а второй является рабочим экземпляром. При наличии лишь одного подлинника вышеназванных документов для работы следует изготовить рабочую копию.