Описание дел постоянного и временного хранения. Виды описей, создаваемых при передаче дел в архив

2. Все документы по личному составу - приказы или распоряжения по личному составу, списки личного состава, карточки по учету личного состава и личные дела уволившихся, лицевые счета (расчетные ведомости) по заработной плате - со сроком хранения «75 лет», невостребованные трудовые книжки и другие личные документы со сроком хранения «не менее 50 лет» и акты о производственных авариях и несчастных случаях со сроком хранения «45 лет».

Проводится экспертиза ценности документов временного хранения с отметкой «ЭПК» (полистный просмотр) на предмет возможного отбора среди них документов, имеющих историческое значение и, следовательно, подлежащих включению в опись постоянного хранения. Выделенные из состава этих дел документы присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Структура и формы описей дел и документов

 

Опись дел, документов - это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения / единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета. Каждая опись дел состоит из следующих элементов - описательных статей, итоговой записи, листа - заверителя, справочного аппарата к описи.

Состав элементов описи	Содержание элементов описи
1 Описательная статья	Порядковый номер единицы хранения; делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер; заголовок единицы хранения, крайние даты документов, количество листов в единице хранения.
2 Итоговая запись	Учетный элемент описи, в котором указывается количество находящихся на хранении единиц хранения. Не всегда совпадает с количеством включенных в опись единиц хранения.
3 Лист - заверитель	Учетный элемент описи для учета количества листов в описи.
4 Справочный аппарат к  описи	итульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, указатели.

Описательная статья описи на уровне единицы хранения включает:

1) порядковый номер единицы  хранения;

2) старый инвентарный  номер;

3) заголовок единицы хранения;

4) справочные данные об единице хранения;

5) указание на подлинность / копийность,

6) вид носителя (или способ  воспроизведения),

7) язык, внешние особенности, условия доступа и использования  архивных     документов.

Из перечисленных в Правилах 2007 г. элементов описательной статьи описи дел, элементы 1 - 5 употребляются при описании управленческой документации и документы личного происхождения, остальные элементы применяются при описании документов на спецносителях.

Описательная статья описи.

№ п/п	Индекс дела / Делопроизводственные индексы или номера по старой описи	Заголовок дела	Крайние даты	Кол - во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

В структурированных организациях, в каждом структурном подразделении описи дел должны составляться каждым структурным подразделением. Эти описи дел служат основой для подготовки сводной описи дел организации. Описательная статья описи структурного подразделения включает в себя те же элементы, что и сводная опись дел организации.

Заголовок дела.

Заголовок единицы хранения управленческой документации, единицы хранения архивных документов личного происхождения включает:

1) наименование вида архивных  документов;

2) автора(ов) архивных документа(ов);

3) адресата(ов) или корреспондента(ов), которым направлены или от которых получены документы;

4) вопрос или предмет, названия события, факта, местности, фамилии и инициалов лица, к  которым относится содержание  указанных документов;

5) даты событий.

Заголовки дел, включенные в описи, нумеруются в валовом порядке в графе №1 «№ п/п». Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела описи.

В графе №2 «Индекс дела / Делопроизводственные индексы или номера по старой описи» в обязательном порядке указываются делопроизводственные индексы дел по индивидуальной номенклатуре организации или при описании / переработке описей дел в архивах делопроизводственные индексы или номера дел по старой, переработанной описи.

В графе №3 «Заголовок дела» указывается заголовок в точном соответствии с тем, как он вынесен на обложку дела. Исключения составляют однородные заголовки дел. В этом случае в описи полностью указывается заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же» (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью). Составлению конкретных заголовков дел посвящена глава III «Составление заголовков единиц хранения» настоящих рекомендаций.

Графа №4 служит для внесения в нее крайних дат документов. Подробно о датировке дел излагается в главе IV «Датировка единиц хранения управленческих документов и по личному составу» настоящих рекомендаций.

В графе №5 «Количество листов» указывается общее число листов в деле в соответствии с числом листов, указанных в листе-заверителе и на обложке дела.

Заголовок и аннотация фотодокумента в описях.

Заголовок фотодокумента включает описание изображения или название фотоальбома, фамилию и инициалы автора, место и дату съемки. Заголовок фотодокумента располагается в нескольких графах.

Заголовок фотодокумента (в описи фотодокументов).

Аннотация фотодокумента	Автор съемки	Дата съемки	Место съемки
2	3	4	5

Аннотация фотодокумента включает краткие сведения о предмете, событии, факте, лице(ах), изображенных на документе. Перечисление изображенных на фотодокументе лиц проводится в последовательности их размещения слева направо, сверху вниз. При необходимости выделения одного лица из всей группы или при наличии сведений только о нескольких лицах их расположение на документе указывается: «второй слева…» или «в центре группы…». Подробно о правилах составления аннотаций на фотодокументы» излагается в разделе 3.2. «Составление аннотаций в описях на фотодокументы настоящих рекомендаций.

Заголовок фотоальбома включает собственно заголовок или название фотоальбома, фамилию автора(ов), крайние даты фотоотпечатков и место съемки.

Заголовок фотоальбома (в описи фотоальбомов).

Заголовок (название) альбома	Автор съемки	Крайние даты фотоотпечатков	Место съемки
1	2	3	4

Формы описей дел и документов

Для описания управленческой документации в соответствии с Правилами 2007 г. употребляется 3 формы описей:

1. Форма описи дел постоянного хранения, составленной в архиве.

Она приведена в приложении к «Правил 2007 г.» Разновидность этой формы описи для описания в архиве дел по личному составу, отличающаяся дополнительной графой №5 «Срок хранения (тома, части)» приведена в Приложении №2. Эту же форму описи следует использовать при усовершенствовании и переработке описей в архивах. Официальное название организации, сведения о номерах фонда и описи, категории дел (постоянного хранения или по личному составу), годе(ах), за который включены дела в опись, указывается на титульном листе к описи.

2. Форма годового раздела описи дел постоянного хранения организации. Она находится в приложениях «Правил 2007 г.» и №1 «Основных правил работы архивов организаций» (М., 2002).

3. Форма годового раздела описи дел по личному составу, составленная в организации, приведена в приложениях «Правил 2007 г.» и приложении №3 «Основных правил работы архивов организаций» (М., 2002).

Описи дел постоянного хранения и по личному составу должны составляться строго по установленным формам, отступление от которых недопустимо. Все реквизиты описи следует располагать на определенных для них местах.

При описании документов постоянного хранения и по личному составу, поступивших в архивы неописанными, а также при усовершенствовании и переработке описей, используется форма описи, в которой название фонда, его номер, номер описи и крайние даты документов указываются на титульном листе. На первом листе раздела описи в верхнем правом углу помещается гриф утверждения экспертно-проверочной методической комиссии Агентства по делам архивов. Опись подписывается составителем и указывается дата составления. Эта форма не предусматривает согласования с экспертной комиссией администрации и утверждения управляющим делами (руководителем аппарата) администрации.

В заголовке описей постоянного хранения и по личному составу, составляемых в организациях, официальное название организации указывается в верхнем левом углу, под ним располагаются сведения о номерах фонда и описи, категории дел (постоянного хранения или по личному составу), году, за который включены дела в опись. Все разделы в сводной описи должны составляться без нарушения хронологии. Если предыдущий годовой раздел описи составлен на 2012 год, то следующий составляется на 2012 год и т.д.

В соответствии с пунктом 3.7.9 «Основных правил работы архивов организаций» (М., 2002) заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела.

В «Правилах 2007 г.» в приложениях приведены соответственно формы описей фотодокументов и фотоальбомов, предусматривающие их составление в организациях. Но описи фотодокументов составляются, как правило, в муниципальных архивах. Поэтому в данных рекомендациях приведены адаптированные формы описей фотодокументов и фотоальбомов. В них опущены грифы утверждения руководителем организации и согласования с экспертной комиссией, подпись заведующего архивом организации.

В форме описи фотодокументов понятие «кадров панорамной съемки» означает наличие фотодокументов, изображающих один и тот же предмет, событие, факт, лицо(а) на документе с разных точек.

После отбора документов для включения в описи, в соответствии с инструкцией по делопроизводству и установленными правилами, проводится формирование и оформление единиц хранения. При формировании дел необходимо соблюдать следующее положение: группировать в дела документы одного года и описывать их ежегодно.

Исключения составляют:

1. Документы выборных  органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются  и описываются за период их  созыва (от выборов до выборов).

2. Документы учебных заведений (школ, училищ, лицеев, колледжей и  др.), характеризующие учебный процесс, формируются и описываются за  учебный год.

3. Документы муниципальных  театров, характеризующие сценическую  деятельность, формируются и описываются  за театральный сезон.

Годовые разделы описей представляются на рассмотрение экспертно-проверочной методической комиссии комитета не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством дел, включенных в годовые разделы.

При включении единиц хранения в описи следует иметь в виду, что дела в ежегодные разделы описей вносятся по году их заведения. Например, дела «Приказы начальника отдела по основной деятельности», в котором первый приказ датируется 2012 г., «Протоколы совещаний, проводимых руководителем», где первый протокол датирован 2012 г., уголовное или гражданское дело, начатое в 2012 г., устав или положение организации, должностные инструкции работников, составленные и утвержденные в 2012 г., должны быть включены в хронологический раздел описи за 2012 г.

Заголовки единиц хранения, содержащих документы за несколько лет (переходящие дела), включаются в годовой раздел описи по дате заведения дела. В конце годовых разделов описей за последующие годы делается ссылка: «Документы за данный год см. также в разделе описи за ___год, дела № _, которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года.