Описание дел постоянного и временного хранения. Виды описей, создаваемых при передаче дел в архив

Законченные дела, содержащие распорядительную или организационную документацию (постановления, распоряжения, приказы руководителей, протоколы), составляющиеся в книгах и журналах рукописным способом, в описи относятся к тому году, в котором они начали составляться. Книгу приказов по основной деятельности, заведенную в 2012 году в соответствии с существующими правилами следует включить в годовой раздел описи за 2012 год (по году заведения) под литерным номером. Приказы и распоряжения по основной деятельности и личному составу, протоколы совещаний и другие распорядительные и организационные документы, составляющиеся в книгах рукописным способом, переходящими делами не являются. Они ведутся с грубым нарушением делопроизводства и ГОСТа Р 6.30 - 2003. Вся распорядительная и организационная документация должна формироваться в дела и включаться в описи за каждый календарный год. Кроме того, не может быть основанием не включения в описи дел из-за малого количества листов.

Из правила включения дел в описи по году заведения имеются следующие исключения:

1. Единицы хранения, содержащие  планы, отчеты, бюджеты, сметы и документы  к ним, относятся к тому году, на который или за который  они составлены, независимо от  даты составления. Например, план  работы организации на 2012 г., составленный в конце 2011 г., вносится в раздел описи 2012 года. Так же как и отчет об исполнении бюджета за 2012 г., составленный в начале 2013 г., относится к хронологическому разделу описи за 2012 г.

2. Перспективные (долгосрочные) планы включаются в хронологический  раздел описи по первому году  их действия, а отчеты за эти  годы - по последнему году отчетного  периода. Например, единица хранения  «Перспективный план на 2010-2012 годы» должны быть внесены в раздел описи за 2010 год, а отчет о его выполнении - за 2012 год.

3. Личные карточки и  личные дела работников включаются  в описи по году увольнения.

Кроме этого, следует помнить, что в том случае, если единицы хранения переданы в новое учреждение из ликвидированной или реорганизованной организации для продолжения делопроизводства, то они включаются в новой организации в хронологический раздел описи дел того года, в котором поступили.

Отбор дел и документов для включения в описи с учетом порядка образования дел отображен в следующей таблице:

№ п/п	По срокам хранения	Порядок образования дел	Порядок включения дел в опись
1	2	3	4
1	«Постоянно»	1. Заводятся и завершаются в делопроизводстве ежегодно (кроме планов, отчетов, бюджетов, смет и документов к ним, перспективных планов)	Включаются по году заведения в ежегодный раздел описи постоянного хранения, по которой производится передача дел в архивный отдел
	«Постоянно»	2. Планы, отчеты, бюджеты, сметы и документы к ним	В описи относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от года составления
		3. Перспективные планы и отчеты об их выполнении	Перспективные планы включаются в описи по первому году их действия, а отчеты за эти годы - по последнему году отчетного периода
		4. Заводятся и ведутся в делопроизводстве более года - переходящие дела.	Включаются по году заведения в ежегодный раздел описи постоянного хранения, по которой производится передача дел в архивный отдел
		5. Заводятся не ежегодно, а при: утверждении новых положений, уставов, должностных инструкций, инструкций по делопроизводству; проведении проверок, смене руководителей и т.д.	Включаются в разделы описей постоянного хранения по году заведения
2	«Постоянно» со ссылкой «Передаются на государственное / муниципальное хранение при ликвидации организации»	1. Заводятся и завершаются в делопроизводстве ежегодно	Включаются по году заведения в ежегодный раздел описи постоянного хранения по которой дела хранятся в организации
		2. Заводятся и ведутся в делопроизводстве более года - переходящие дела	Включаются по году заведения в ежегодный раздел описи постоянного хранения, по которой дела хранятся в организации
		3. Дела фондов	Включается в последний раздел описи постоянного хранения при ликвидации организации
3	Временного хранения с отметкой «ЭПК»	В результате экспертизы ценности проводится отбор документов, имеющих историческое значение	Включаются по году заведения в ежегодные разделы описей постоянного хранения
4	Долговременного хранения (по личному составу)	1. Заводятся и завершаются в делопроизводстве ежегодно (приказы и распоряжения, лицевые счета)	Включаются по году заведения в ежегодные разделы описей по личному составу
		2. Заводятся и ведутся в делопроизводстве более года - переходящие дела (личные карточки, личные дела, невостребованные трудовые книжки и др.)	Включаются по году увольнения в разделы описей по личному составу

Составление заголовков единиц хранения. Составление заголовков на управленческие документы.

Заголовки дел в номенклатурах и описях дел составляются по одним и тем же правилам. При их составлении субъектом описания является вид или разновидность документа. Все заголовки, составляемые в номенклатурах и описях дел, в целях их унификации можно разделить на пять типов.

ПЕРВЫЙ ТИП
Первый подтип
Единицы хранения, в которых имеются: - документы одного или двух видов (акты, приказы, распоряжения, протоколы, отчеты и т.д.); - документы одной или двух разновидностей (годовые отчеты, статистические отчеты, сводные статистические отчеты, квартальные отчеты). Один или два вида документов через союз «и» указываются вначале заголовка.	«Протоколы совещаний, проводимых главой администрации»; «Отчет по основной деятельности отдела»; «Приказы начальника управления по основной деятельности»; «Планы и отчеты о деятельности комиссии по благоустройству». «Сводный статистический отчет по итогам сева по району» (ф. 4-сф); «Годовой бухгалтерский отчет и документы к нему»; «Квартальный отчет о работе департамента образования»
Второй подтип
Единицы хранения, в которых имеются: - один документ (альбом, книга, журнал и т.д.). Название документа указывается вначале заголовка.	«Журнал регистрации распоряжений главы администрации города»; «Книга регистрации несчастных случаев, учета аварий».
ВТОРОЙ ТИП
Единицы хранения, в которых объединены различные по своим видам документы, связанные между собой последовательностью делопроизводства по одному вопросу или относящиеся к одному лицу. В этом случае в заголовке употребляется термин «дело».	Дело по организации муниципального учреждения «Архив по личному составу»; «Личное дело Сергеева Николая Ивановича» «Уголовное дело по обвинению Сергеева Николая Ивановича по ст. 205 УК РФ».
ТРЕТИЙ ТИП
Единицы хранения, содержащих различные по своим видам или разновидностям документы (не менее трех видов), относящихся к одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства. В заголовке употребляется термин «документы», а в конце заголовка указываются виды документов.	«Документы о проведении смотра-конкурса на лучшую школу района (справки, отчеты, переписка)»; «Документы по проверке работы администрации сельсовета (акты, справки, отчеты)».
Если в деле подшито более трех видов документов - акты, справки, отчеты, переписка, все равно указывается три вида документов:	«Документы по проверке работы администрации сельсовета (акты, справки, отчеты и др.)».
ЧЕТВЕРТЫЙ ТИП
Единицы хранения, содержащие письма. В данном случае заголовок начинается с термина «переписка».	«Переписка с администрацией города по основным вопросам деятельности»

 

В отдельных случаях в описи включается печатная продукция фондообразователей. Заголовки к таким единицам хранения составляются по правилам библиографического описания:

ПЯТЫЙ ТИП
Единицы хранения, содержащие печатную продукцию фондообразователей	«Коновалов В.К. Совершенствование образовательного процесса в городе Чусовом: Статья. - Пермь, 2002. Печатный экземпляр. «Борьба с беспризорностью детей - наша главная задача: Статьи / Коробов С.С., Мочалов Н.Г., Тараторкин П.А. и др. - Березники, 2003. Печатный экземпляр.

Примечание: В результате сложившейся практики печатные экземпляры книг, брошюр и др., составляющие отдельные единицы хранения, нумеруются обычным порядком, начиная с титульного листа. Перед задней обложкой вклеивается и заполняется форма заверительная запись, указывающая количество листов в единице хранения. В описи также указывается количество листов, а не страниц.

В соответствии с ГОСТом Р 511141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» среди стандартизированных терминов с определениями имеется только термин «документ». Термин «материалы» был отменен ГОСТом 16487-83. Заголовки к единицам хранения в описях администраций сельских поселений, содержащих статистические отчеты, рекомендуется составлять следующим образом: «Годовые статистические отчеты администрации сельсовета по основным направлениям и видам деятельности (1 м, 1к. ф. 3,6,8 годовые)».

Термин «документ» применяется в двух случаях:

1. В заголовках дел, содержащих не менее трех видов или разновидностей документов (третий тип описания документов);
2. При объединении в одном деле приложений к каким-либо другим документам: «Протоколы совещаний, проводимых главой администрации и документы к ним».

Ряд особенностей составления заголовков отражен ниже:

1. При описании документов распорядительного или коллегиального характера (приказы, постановления, распоряжения, протоколы) указываются в заголовке номера этих документов.
2. Содержание приказов, постановлений, распоряжений, протоколов в заголовках не отражается, за исключением случаев, когда дело составляет один приказ или протокол.
3. При описании статистических отчетов необходимо в конце заголовка указывать в круглых скобках номера форм статистической отчетности.
4. В заголовках дел, содержащих копии документов, должна быть указана их копийность с заглавной (большой) буквы, в конце заголовка.

Прежде чем заголовок из номенклатуры дел будет внесен в опись, его следует уточнить.

В начале делопроизводственного года заголовок на обложку дела - накопителя был перенесен из номенклатуры дел. Накопившиеся за год документы и подшитые после проведения экспертизы ценности в архивное дело могут не соответствовать первоначальному заголовку. Поэтому единица хранения просматривается и выясняется соответствие заголовка отложившимся в деле документам.

Например, папка-накопитель имеет заголовок «Документы о работе с кадрами (отчеты, справки, докладные записки)». В деле отложились только отчеты, поэтому заголовок должен быть уточнен и изменен: «Отчеты о работе с кадрами».

Составление аннотаций в описях на фотодокументы.

Факты и события, отраженные в фотодокументах, излагаются в аннотациях современным русским языком, без вводных слов и сложных синтаксических (причастных и деепричастных) оборотов. Отдельные термины, а также наименование учреждений, административно-территориальных единиц и географических названий, характерные для досоветской, советской и постсоветской эпох и выражающие их особенности, сохраняются.

Текст аннотации должен метко, конкретно и лаконично отражать смысловое содержание фотодокумента; употребляются только официальные, общепринятые сокращения слов. Данные, установленные предположительно, пишутся в квадратных скобках.

При составлении аннотаций, как правило, не употребляются эпитеты «выдающийся», «известный», «великий», «лучший».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Подготовка документов и дел к передаче в архив организации

 

Полное оформление дела включает в себя:

• нумерацию листов;

• составление заверительной надписи;

• составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов;

• переплет или подшивку;

• оформление обложки.

При частичном (неполном) оформлении допускается хранить дела в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов внутри дела, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Рассмотрим детальнее процесс оформления дела.

Нумерация листов.

Нумерацию листов в делах осуществляют для закрепления порядка расположения документов после систематизации и для обеспечения их сохранности.

Нумеруют все листы в деле кроме внутренней описи и заверительной надписи.

Листы внутренней описи нумеруют отдельно. Нумерацию листов производят в развернутом виде.

В правом верхнем углу, не задевая текст документа, черным графическим карандашом проставляют порядковый номер. Чернила и цветные карандаши для нумерации применять запрещается.

Сложные листы разворачивают и нумеруют в правом верхнем углу. Также нумеруют лист любого формата, подшитый за один край. Листы большого формата (более ф.А4) за середину подшивать запрещается.

Чертежи, диаграммы, фото и другие иллюстративные материалы, представляющие в деле самостоятельный лист, нумеруют на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист, на котором документы наглухо наклеены, нумеруют как один лист - в правом верхнем углу.

Если на документ наклеены одним краем фотографии, диаграммы вырезки и т. п., то нумеруют сам документ и наклеенный на него специфический документ(ты), каждый в отдельности.

Конверты с вложениями нумеруют следующим образом: сначала конверт, затем поочередно каждое вложение.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией можно не нумеровать, если она совпадает с порядковым расположение листов в деле.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруют в каждом томе отдельно.

Если в процессе нумерации были допущены отдельные ошибки, допускается употребление литерных номеров. К примеру, если два листа подряд пронумерованы под одним и тем же номером, или лист(ы) пропущены при нумерации, то можно применить литерные номера.

Например: 20, 20а, 206, 21, 22 и т.д.

При большом количестве ошибок в нумерации листов проводят их перенумерацию. При этом старые номера аккуратно зачеркивают наклонной чертой и рядом ставят новый номер. К делу составляют новую заверительную надпись. Старую надпись зачеркивают и сохраняют в деле.

Любые особенности нумерации оговаривают в заверительной надписи дела.

Составление заверительной надписи.

Заверительную надпись составляют после завершения нумерации листов дела. Ее наличие в деле необходимо для учета количества листов и фиксации особенностей нумерации.

Лист-заверитель дела может быть заранее изготовлен с помощью множительной техники и вложен в дело последним листом, перед переплетом или подшивкой.

Если дело было переплетено или подшито, лист-заверитель наклеивают за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.

В книгах заверительную надпись составляют на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на чистом листе формата карточки, в журналах на последнем листе журнала или последнем листе журнала или последнем чистом листе.