Опись дел как справочник по содержанию и учёту документов фонда организации

В соответствии с таким делением можно назвать  наиболее распространенные справочники  и справочные комплексы к архивным документам.

1. АФ РФ:

Центральный фондовый каталог Росархива 

2. Группа архивов  отдельного региона:

фондовой каталог  субъекта РФ или муниципального образования.

3. Архив:

1. путеводитель или краткий справочник;
2. книга поступлений;
3. список фондов;
4. листы фондов;
5. описи;
6. каталоги;
7. тематические обзоры;
8. указатели;
9. паспорт архива;

4. Фонд:

лист фонда;

опись;

обзор фонда;

каталоги;

указатели;

5. Отдельное  дело или отдельный документ:

тематические  путеводители;

каталоги;

указатели;

обзоры фондовые и указательные;

внутренняя  опись дела;

аннотация;

заверительная надпись.

В практической работе все справочники в результате их классификации по уровням документов получили названия:

межархивные (на уровне АФ РФ и его части); внутриархивные и межфондовый (на уровне фондов или  их частей);

внутирфондовые (на уровне фонда или его части).

Подробный перечень справочного аппарата каждого федерального архива России по указанным группам (внутриархивной, межфондовой, внутрифондовой справочники) дается в справочнике  «Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат»,опубликовано в 1994 году.

Перспективы развития СНСА. Разработка перспектив дальнейшего  оптимального развития системы НСА, опираясь на решение следующих основных проблем.

Оптимизация системы  НСА АФ РФ в целом как подсистемы общегосударственной системе научно-технической информации (НТИ).

Оптимизация отдельных  подсистем и элементов системы  НСА АФ РФ на различных уровнях  организации документов: архив - фонд – дело – документ – это уровни «входа» в систему НСА; а также  оптимизация системы НСА каждого архива.¹²

Всестороннее  обеспечение преемственности НСА  государственных архивов и архивов  учреждений.

Дальнейшее  совершенствование методики создания отдельных типов справочников с  учетом их взаимодействия и взаимодополняемости  в системе НСА архива.

Система НСА должна строиться на основе единства методов учета и описания документов на едином нормативно-методическом обеспечении, что определяет следующие требования, предъявляемые к ним:

удовлетворят  все потребности общества в ретроспективной  информации по мере возникновения и поступления запросов в архиве;

ориентироваться в основном на тематический поиск  информации;

быть универсальной, т.е. охватывать всю совокупность документов АФ РФ (текстовых, КФФД, технических  и др.), независимо от способа закрепления информации;

иметь единую методику составления всех типов и видов  справочников;

отличаться  взаимосвязью, взаимодополняемостью справочников;

развиваться с  учетом дальнейших перспектив применения новейших достижений науки и техники, т.е. автоматизированного ввода и поиска информации.

Исходя из этих требований, основу системы НСА должно составлять «двойное единство»: единство организации документов, которое  достигается единством научно-методических основ классификации документов (единая система НСА закрепляет организацию документов и их учет по единицам хранения, фондом, комплексом фонда, архивом);

Единство описания документов, которое достигается  единством методики составления  справочника.

В настоящее  время создание и усовершенствование НСА в каждом архиве происходит дифференцированно. Это означает, что архивисты по разному – подходят к созданию и усовершенствованию справочников фондов различной информативности.¹³

В зависимости от информативности архивные фонды разделяют на 3 категории. Под категорией архивного фонда при этом понимают различную степень информативности материалов этого фонда. Так, к значимым, много аспектным по содержанию и большим фондам, к которым часто обращаются следователи, создаются сложные, высококачественные виды архивных справочников, отличающиеся глубинной и детализацией сведений о содержании документа. Такие справочники создаются фондом I категории, а более упрощенной НСА создается к фондам II и III категории.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

В ходе исследования описи дел как справочника по содержанию и учёту документов фонда организации, следует отметить важные аспекты, которые обеспечивают учёт, хранение и эффективную работу документов в организации.

Как было сказано  во введении, основными моментами  являются – это   обеспечение   сохранности и ведения контроля  документов; создание систем оперативного  поиска документов, в том числе и с применением  персональных  компьютеров и наиболее эффективного и наиболее эффективного использования документов. При наличии в архиве организации одного хранилища, должен осуществляться централизованный учет документов. При существовании двух и более хранилищ - по каждому хранилищу. В действительности на практике - это должно выглядеть именно в таком виде, так как опись дел является центральным «ядром» организации, которое позволяет вести учёт делопроизводства  в целом. Государственный учет документов АФ РФ заключается в определении их количества в учетных единицах и отражение этого количества, состава и состояния в учетных документах. Учету подлежат все документы, хранящиеся в архиве. Учет документов обеспечивает организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов, контроля за их наличием и состоянием.

Учет документов с 1992 года регламентируется соответствующими нормативными и организационно-распорядительными документами. Это, прежде всего Положения об отделе обеспечения сохранности, госучета и научно-справочного аппарата документов.

Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводит планомерное комплектовании в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников

 

1. Федеральный закон  «Об архивном деле в РФ»  от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ;

2. Федеральный закон  «Об информации, информационных  технологиях и защите информации»  от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ;

3. Постановление Правительства  РФ «О Федеральной целевой программе «Культура России (2001-2005 годы)» от 14.12.2000 г. № 955;

4. Основные правила  работы ведомственных архивов. М., 2002.

5. Основные правила  работы государственных архивов  РФ. М., 2002.

6. Основные правила  работы архивов организаций. М., 2002.

7.Архивоведение: Учебник  для нач. проф. образования: Учебное  пособие для сред. проф. образования  / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова.  – М.: ПрофОбрИздат, 2002. – 272 с.

8.Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования/Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. - 3-е изд., доп. - М.: Издательский центр «Академия», 2005.-85с.;

9. Головкина Т.А., Шапошникова А.С. Применение автоматизированных архивных технологий при исполнении тематических запросов в РГАНТД//Отечественные архивы.2003.№ 6.-16 с.;

10.Елисеева Н.В., Нагаев И.М. Как использовались документы ЦГАСА в 1981-1990 гг.//Отечественные архивы.1992.№ 1;

11. Капустина Н.И.Бобровский архив Воронежской области: использование документов//Отечественные архивы.1999.№ 2;

12.Наумов О.В. Вопросы доступа, пользования и использования документов РЦХИДНИ//Отечественные архивы. 1996. № 2;

13.Организация использования документов ГАФ СССР. Пособие для архивистов. М., 1990;

14. Павлова Т.Ф. Пользователи в читальных залах федеральных архивов: проблемы доступа и обеспечения информационных потребностей//Вестник архивиста.2007. № 1.

Ресурсы Интернета:

1. http://www.rusarchives.ru/index.shtml

2.http://mosarchiv.ru/stat/opis-del-i-opis-dokumentov

3.http://bibliotekar.ru/deloproizvodstvo-1/157.htm

4. http://stavkomarchiv.ru/faq/faqdetails-1-group-5.html

5. http://abc.vvsu.ru/Books/dokumentoved_hrestomat_ch3/page0015.asp

 

 

 

 

.

 

 

 

 

 

 

 

 

¹ http://www.bibliotekar.ru/deloproizvodstvo-1/1

² http://www.edou.ru/enc/razdel32/

³ Головкина Т.А., Шапошникова А.С. Применение автоматизированных архивных технологий при исполнении тематических запросов в РГАНТД//Отечественные архивы.2003.№ 6;

⁴ http://www.rusarchives.ru/index.shtml

⁵ Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учебное пособие для сред. проф. образования / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. – М.: ПрофОбрИздат, 2002. – 272 с.

 

⁶ http://abc.vvsu.ru/Books/dokumentoved_hrestomat_ch3/page0015.asp

⁷ Головкина Т.А., Шапошникова А.С. Применение автоматизированных архивных технологий при исполнении тематических запросов в РГАНТД//Отечественные архивы.2003.№ 6;

⁸ Капустина Н.И.Бобровский архив Воронежской области: использование документов//Отечественные архивы.1999.№ 2.с. 43

⁹ Архивоведение: Учебник для нач.проф.образования: Учеб.пособие для сред.проф.образования/Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. - 3-е изд., доп. - М.: Издательский центр «Академия», 2005. - с.177

¹⁰ http://mosarchiv.ru/stat/opis-del-i-opis-dokumentov

¹¹ Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ;

¹² Постановление Правительства РФ «О Федеральной целевой программе «Культура России (2001-2005 годы)» от 14.12.2000 г. № 955;

¹³ Постановление Правительства РФ «О Федеральной целевой программе «Культура России (2001-2005 годы)» от 14.12.2000 г. № 955;