Организационные документы: понятие, виды, особенности оформления

Раздел 6 «Взаимоотношения (связи по должности)» описывает, с кем взаимодействует данный работник по всем направлениям своей деятельности: от кого получает информацию, в какой форме и в какие сроки; какую информацию, в каком виде, в какие сроки и кому он предоставляет; другие вопросы информационных взаимосвязей работника со структурными подразделениями, лицами, организациями. Часто данный раздел оформляется в табличной форме как наиболее наглядной.

Типовая форма должностной инструкции приведена в приложении Г [15, с.181].

Итак, документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленной форме необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов. В разных организациях состав и количество создаваемых документов различны. Объединяя операции по информационно-документационному обслуживанию управления, делопроизводство является его главной обеспечивающей функцией.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Таким образом, обобщая все вышеизложенное, можно сделать следующие выводы по работе.

Организационные документы – это комплекс документов, содержащих правила создания организации, в том числе: выбор ее организационно-правовой формы; компетенцию, структуру, штатную численность, состав должностей (руководителей, специалистов, технических исполнителей); формирование совещательных органов управления; установление режима работы и системы охраны; организацию и оценку труда; порядок реорганизации и ликвидации.

К организационным документам относятся: учредительный договор, устав организации, положение об организации, положения о структурных подразделениях организации, коллегиальных и совещательных органах, инструкции по определенным направлениям деятельности, должностные инструкции работников, регламенты работы, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, структура и штатная численность, штатное расписание, памятки.

Организационные документы значительно облегчают и разъясняют работу в любом виде деятельности, где их используют. С их помощью можно узнать значительную часть информации о той или иной организации, фирме, предприятия.

Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, предприятиям и организациям. Она охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, подбор и расстановку кадров, контроль и т.д. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации.

На основе информации принимаются управленческие решения, информация служит доказательством их исполнения и источником для обобщения.

Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, которая фиксируется в документах. Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, а также многократное использование информации.

Таким образом, документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленной форме необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов. В разных организациях состав и количество создаваемых документов различны.

Комплект документов определяется:

- кругом вопросов, решаемых  организацией в процессе деятельности;

- объемом и характером  компетенции учреждения;

- объемом и характером  взаимосвязей с другими организациями.

Объединяя операции по информационно-документационному обслуживанию управления, делопроизводство является его главной обеспечивающей функцией.

Порядок ведения делопроизводства определяется нормативными документами, разработанными Федеральной архивной службой России.

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

1. Гражданский кодекс РФ (часть первая) от 30 ноября 1994 года № 51-ФЗ // «Собрание законодательства РФ», 05.12.94, №32, ст. 3301. Гражданский кодекс РФ (часть вторая) от 26 января 1996 года № 14-ФЗ//«Собрание законодательства РФ», 29.01.96, №5, ст. 410.

2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (с изм. и доп. от 29.12.2012 г.).
3. Андреева, В.И. Делопроизводство: учебное пособие / В.И.Андреева. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2010. – 187 с.
4. Бардаев, Э.А. Документоведение: учебник / Э.А.Бардаев. – М.: Академия, 2008. – 304 с.
5. Витрянский, В. Обеспечение исполнения обязательств / В.Витрянский // Хозяйство и право. – 2012. - №10. - С.3-22.
6. Зиновьева, Н.Б. Документоведение: учебно-методическое пособие / Н.Б.Зиновьева. – М.: Профиздат, 2011. – 208 с.
7. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: учебник / М.В.Кирсанова. – М.: ИНФРА-М, 2011. – 304 с.
8. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство: учебник / Т.В.Кузнецова. – М.: Интел-Синтез, 2009. – 408 с.
9. Кузнецова, Т.В. Документы и делопроизводство: справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов. – М.: Экономика, 2010. – 271 с.
10. Куренной, А. Контракт с руководителем предприятия / А.Куренной // Закон. – 2012. - №10. - С.98-102.
11. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение: учебник / Н.Н.Кушнаренко. – Киев: Знания, 2012. – 459 с.
12. Ларин, М.В. Развитие понятия «документ» / М.В.Ларин // Делопроизводство. – 2010. – №1. – С. 5–9.
13. Ларьков, Н.С. Документоведение: учебное пособие / Н.С.Ларьков. – М.: АСТ, 2008. – 427 с.
14. Пшенко, А.В. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса]: учебное пособие / Под. ред. А.В. Пшенко. – М.: Академия, 2010. – 176 с.
15. Румынина, Л. А. Делопроизводство: учебник / Л.А.Румынина. – М.: Мастерство, 2012. – 208 с.
16. Санкина, Л.В. Делопроизводство: учебное пособие / Л.В.Санкина. – М.: МЦФЭР, 2008. – 288 с.
17. Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур / Под ред.Т.В. Кузнецовой. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2009. – 224с.
18. Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство: учебное пособие / М.В.Стенюков. – М.: ПРИОР, 2009. – 144 с.
19. Фионова, Л.Р. Организация и технология документационного обеспечения управления: конспект лекций / Л.Р.Фионова. – Пенза: Пенз. гос. ун-т, 2009. – 95 с.
20. Швецова-Водка, Г.Н. Общая теория документа и книги: учебное пособие / Г.Н.Швецова-Водка. – Киев: Знания, 2009. – 487 с.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ А

 

Состав информации и структура текста положения о документационном обеспечении управления

 

Наименование организации                         УТВЕРЖДАЮ

 

                                                                     Директор

         ПОЛОЖЕНИЕ                                      И.О. Фамилия

___________№_____________                   ______________________

                Тамбов

О документационном 

обеспечении управления

 

1. Цели и задачи документационного  обеспечения управления (ДОУ)

Состав информации:

Организационные формы ДОУ

Функции сотрудников организации в области ДОУ

Отношения службы ДОУ со структурными подразделениями

Пути замены документов другими коммуникационными формами

Порядок контроля за использованием служебных документов,  печатей, бланков

Порядок проведения проверок организации работы с документами в  структурных подразделениях

2. Составление и оформление  организационно-распорядительных документов

Состав информации:

Виды и разновидности используемых документов

Порядок и формы доведения до подведомственных учреждений создаваемых документов

Правила подготовки и оформления документов

Порядок подписания, визирования, согласования, утверждения, изготовления, размножения документов, правила оформления копий и приложений

Правила работы исполнителей с документами

3. Организация документооборота. Порядок прохождения и исполнения  входящих, исходящих и внутренних  документов

Состав информации:

Последовательность работы с документами на всех этапах их движения

Организация предварительного рассмотрения документов и их распределения  между исполнителями

Порядок приема и отправки корреспонденции

4. Регистрация документов

Состав информации:

Особенности регистрации отдельных групп документов

Регистрационные формы, порядок их заполнения

Справочный аппарат

Порядок индексации

5. Контроль за исполнением документов и поручений руководства

Состав информации:

Сроки исполнения

Техника контрольных операций

Обобщение и анализ данных

6. Составление номенклатуры  и формирование дел

Состав информации:

Методика разработки номенклатуры дел

Требования к формулировкам наименований дел

Порядок утверждения и использования номенклатуры

Персонал, привлекаемый к составлению номенклатуры дел

Правила размещения документов в делах

Система индексации дел

7. Подготовка документов  к последующему хранению и  использованию

Состав информации:

Организация, состав и порядок работы экспертной комиссии (ЭК)

Экспертиза ценности документов

Правила подготовки дел к хранению и использованию

Обеспечение сохранности документов

8. Организация труда службы  ДОУ

Состав информации:

Организационное построение службы ДОУ

Внедрение прогрессивных методов труда

Организация рабочих мест

Условия труда

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

 

Типовая (унифицированная) форма положения о структурном подразделении

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ В

 

Типовая (унифицированная) форма штатного расписания

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ Г

 

Типовая (унифицированная) форма должностной инструкции