Организационные формы служб документационного обеспечения управления

– подготовка к докладу  руководству поступающих документов;

– организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;

– регулирование хода исполнения документов, прохождения  и исполнения документов в установленный  срок;

– организация хранения документов в структурных подразделениях;

– организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;

– повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архивов;

– организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, условий труда сотрудников делопроизводственной службы;

– организация делопроизводства по обращениям граждан;

– разработка (совместно  с соответствующими структурными подразделениями  организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами¹⁰.

К контрольным функциям относят:

– контроль за правильностью  оформления документов, представляемых на подпись руководству (т. е. отправляемых и внутренних документов);

– контроль за сроками  исполнения документов;

– осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации  дел, подлежащих сдаче в архив;

– организация контроля за работой с документами в  структурных подразделениях;

– обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

– обеспечение хранения дел и оперативного использования  документной информации.

Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

– разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;

– проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

– проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы¹¹.

4.1 Организационная структура службы ДОУ

Важным вопросом при  постановке делопроизводства в организации  является определение структуры  службы документационного обеспечения управления, её должностного и численного состава.

Структура в системе  органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т. е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения  общего объёма функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия.

Структура службы делопроизводства должна определять оптимальный состав её внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчинения¹².

Структура службы ДОУ  в современной организации зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами и может быть представлена следующими подразделениями:

– секретариат,

– экспедиция (прием, отправка корреспонденции),

– подразделение (отдел, группа) по регистрации и учету документов,

– подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов,

– подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями  граждан,

– подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов,

– отдел совершенствования  делопроизводства,

– копировально-множительное бюро,

– протокольная группа,

– редакционная группа,

– приемная,

– архив¹³.

В крупной организации  с большим объемом документооборота могут существовать все вышеперечисленные  подразделения, входящие в службу ДОУ. В организациях меньшего масштаба и не с таким большим объемом документооборота возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками. В маленькой фирме всю работу с документами обычно осуществляет один секретарь.

Метод установления организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота был сформулирован впервые в Единой государственной системе делопроизводства (Главное архивное управление при Совете Министров СССР, 1974). Согласно этому методу все организации в зависимости от объема документооборота подразделяются на четыре категории:

– 1-я категория –  учреждения с объемом документооборота свыше 100 тысяч документов в год;

– 2-я категория –  учреждения с объемом документооборота от 25 тысяч до 100 тысяч документов в год;

– 3-я категория –  учреждения с объемом документооборота от 10 тысяч до 25 тысяч документов в год;

– 4-я категория –  учреждения с объемом документооборота до 10 тысяч документов в год.

Так, согласно вышепредставленной классификации, было установлено, что  если объем документооборота учреждения составляет более 10 тысяч документов в год, то для эффективной организации работы с документами необходимо создание службы делопроизводства (или службы ДОУ) как отдельного подразделения. Несмотря на то, что данный метод установления организационной структуры службы ДОУ был предложен более 30 лет назад, в целом он применим и сегодня. Так, например, Бобылева М.П. в своей книге «Эффективный документооборот: от традиционного к электронному» предлагает развитие организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота.¹⁴.

5.1 Должностной и численный состав службы ДОУ

Должностной состав службы ДОУ включает три категории работников:

– руководители;

– специалисты;

– технические исполнители.

Наименования должностей и квалификационные требования к работникам каждой категории установлены в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих. Наименования должностей, их коды, тарифные разряды установлены в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР – утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).

В Квалификационном справочнике подчёркивается, что отнесение служащих к определенной категории осуществляется в зависимости от характера преимущественно выполняемых работ, составляющих содержание труда работника (организационно-административные, аналитико-конструктивные, информационно-технические).

К категории руководителей, возглавляющих  делопроизводственную службу, относятся:

– управляющий делами;

– заведующий канцелярией;

– заведующий общим отделом;

– заведующий протокольным отделом;

– начальник секретариата;

– заведующий экспедицией;

– заведующий центром  подготовки документов;

– заведующий копировально-множительным бюро;

– заведующий машинописным бюро.

В их функции входит планирование и распределение работы, подбор и  расстановка кадров, координация  деятельности службы в целом и  её структурных подразделений, контроль за выполнением работ.

В категорию специалистов вошли:

– документовед;

– помощник руководителя;

– инспектор по контролю за исполнением поручений;

– редактор;

– археограф;

– инспектор;

– секретарь коллегии;

– корректор.

Функции специалистов заключаются в выполнении технических и оперативных задач, творческих операций по анализу и обобщению информации, разработке нормативно-методической базы делопроизводства, подготовке проектов документов.

К категории технических  исполнителей отнесены:

– экспедитор;

– делопроизводитель;

– стенографистка;

– технический секретарь;

– курьер;

– оператор организационной  техники;

– архивариус;

– секретарь-машинистка;

– секретарь-стенографистка;

– секретарь руководителя.

Задача технических  исполнителей — передача, фиксация, учёт, доставка и хранение документов.

Добавить к должности  наименование «старший» можно при  условии, если работник наряду с выполнением  обязанностей, предусмотренных по занимаемой должности, осуществляет руководство  подчинёнными ему исполнителями.

Указание в наименовании должности «ведущий» устанавливается  в том случае, когда на работника  возлагаются функции руководителя и ответственного исполнителя по одному из направлений деятельности организации или обязанности  по координации и методическому руководству группами исполнителей.

Распределение обязанностей между заместителями руководителей  осуществляется на основании внутренних организационно-распорядительных документов, например, приказа. Соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям должностных характеристик определяется аттестационной комиссией организации.

Для эффективной организации  работы службы делопроизводства и в  целом аппарата управления большое  значение также имеет определение  оптимальной численности делопроизводственного персонала, которая прежде всего зависит от объёма выполняемых этим подразделением работ и принятой технологии (уровня автоматизации и механизации работы с документами)¹⁵.

Для определения численности  персонала службы ДОУ используются нормативные документы по труду и организации труда. Нормирование труда работников делопроизводства, в том числе расчет их штатной численности осуществляются на основании следующих документов:

1. Межотраслевые укрупненные  нормы времени на работы по документационному обеспечению управления. М., 1995.

2. Нормативы времени  на работы по совершенствованию  документационного обеспечения  управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. М, 1992.

3. Нормы времени на  работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. М., 1993.

4. Нормы времени на  работы по документационному  обеспечению управленческих структур  федеральных органов исполнительной  власти. М., 2002.

Как правило, определение  численности подразделения не входит в обязанности самой службы ДОУ – эта работа проводится отделами труда и заработной платы или экономическими подразделениями, но при необходимости такие расчеты могут провести и работники службы ДОУ. Названные выше нормативные документы по труду содержат методические указания по применению этих документов на практике¹⁶.

 

2. Нормативная база  делопроизводства

2.1 Нормативно-правовые акты

Деятельность любой  организации сопровождается созданием  документов; оформление деловой документации в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, повышает эффективность управленческого труда¹⁷.

Нормативная база делопроизводства, представляет собой совокупность законов  и нормативных правовых актов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации и включает в себя:

• Законодательные акты Российской Федерации в сфере  информации и документации;

• Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

• Правовые акты федеральных  органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

• Правовые акты органов  представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации  и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

• Правовые акты нормативного и инструктивного характера по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

• Государственные стандарты  на документацию;

• Унифицированные системы  документации;

• Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

• Государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

• Нормативные документы  по организации управленческого  труда и охране труда;

• Нормативные документы  по организации архивного хранения документов¹⁸.

2.2 Нормативная база делопроизводства

Нормативную базу делопроизводства условно можно разделить на две  части: информационный документационный обеспечение управление

1. нормативная база, обеспечивающая  технологический процесс делопроизводства;

2. нормативная база, обеспечивающая  организацию труда работников  делопроизводства.

Первая часть нормативной  базы условно делится на несколько  групп.

Первая группа - федеральные  нормативные акты не прямого действия, в той или иной степени затрагивающие вопросы организации и технологии документирования управленческой деятельности и организации работы с документами. Среди них можно назвать Гражданский кодекс, Кодекс об административных правонарушениях, Трудовой кодекс. Для документоведения и делопроизводства очень важен раздел Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации», устанавливающий правовой режим документирования информации. По Закону, документирование информации является обязательным условием включения ее в информационные ресурсы. Закон устанавливает порядок документирования информации и называет органы государственной власти, которые обязаны этот порядок обеспечить. Согласно Закону, данная задача возлагается на органы государственной власти, ответственные за: организацию делопроизводства, стандартизацию документов, безопасность Российской Федерации.