- снятие документов с контроля;
- учет и обобщение результатов контроля
исполнения документов.
Начало операций по контролю, то есть
постановка документов на контроль, совпадает
с моментом регистрации поступивших или
созданных в организации документов. Если
документ имеет конкретную дату исполнения,
указанную в тексте, или документ входит
в перечень документов с типовыми сроками
исполнения, его имеет право ставить на
контроль служба ДОУ сразу при регистрации.
Входящие документы с индивидуальными
сроками исполнения ставятся на контроль
после рассмотрения их руководителем,
который в своей резолюции определяет
конкретный срок.
Во время постановки документа на контроль,
на его верхнем поле проставляется отметка
о контроле (реквизит 19) . Такая же отметка
проставляется в регистрационной форме.
Исполнение документа должно контролироваться
с момента постановки на контроль, после
осуществления которой документ должен
быть передан исполнителю (ям). При этом
желательно, чтобы группа контроля или
сотрудник, ответственный за контроль,
провели проверку своевременности доведения
документа до конкретного исполнителя.
В течение срока исполнения документа
должны осуществляется предварительные
проверки и регулирование хода исполнения,
результаты которых, как правило, также
фиксируются в регистрационно-контрольной
карточке. Ответственность за правильность
представленной информации несут исполнители.
Проверки могут проводиться в устной
или письменной форме. В последнем случае
службой контроля готовятся письменные
напоминания. Они могут быть посвящены
как конкретному заданию, так и отдельному
документу или исполнителю. Возможна также
подготовка и рассылка напоминаний, содержащих
сведения о документах, находящихся в
одном или нескольких структурных подразделениях.
Сроки осуществления предварительных
проверок хода исполнения документов
должны быть закреплены в регламенте организации
(или при его отсутствии в инструкции по
делопроизводству).
Снятие документа с контроля осуществляет
руководитель, установивший контроль,
или по его поручению служба ДОУ, снятие
документа с контроля оформляется отметкой
об исполнении документа и направлении
его в дело (реквизит 28).
Документ считается исполненным и снимается
с контроля после фактического выполнения
поручений по существу, документированного
подтверждения исполнения и сообщения
результатов заинтересованным организациям
и лицам или если в представленных по нему
материалах о выполнении не дано дополнительных
поручений и материалы не возвращены на
доработку. Передача документов на исполнение другим
сотрудникам не является основанием для
снятия их с контроля или переноса сроков
исполнения. Если контрольная служба устанавливает,
что содержание, форма и процедура исполнения
не соответствует заданию, она должна
быть вправе вернуть документ на доработку
без продления сроков исполнения.
Данные о ходе и результатах контроля
за исполнением документов должны учитываться
и периодически обобщаться, то есть анализироваться.
Как правило, сведения о состоянии исполнительской
дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются
в виде сводок со структурой, закрепленной
в организации.
1.2 Формы контроля за
исполнением документов.
Система контроля исполнения
документов позволяет обеспечить своевременное
и качественное выполнение поручений,
содержащихся в документах, получить аналитическую
информацию, необходимую для оценки деятельности
подразделений и отдельных исполнителей.
На контроль ставятся документы, содержащие
поручения, требующие исполнения в установленный
срок. В ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство
и архивное дело. Термины и определения»
дается следующее определение: «Срок исполнения
документа – это срок, установленный нормативно-правовым
актом, организационно-распорядительным
документом или резолюцией».
Существует две формы контроля
за исполнением документов:
ручная сроковая картотека
(или контрольно-справочная картотека);
автоматизированная система
контроля исполнения документов.
Форма контроля выбирается
исходя из возможностей организации, однако
в настоящее время чаще используется автоматизированная.
При ведении контроля за исполнением
документов с помощью сроковой картотеки,
то есть в ручном режиме, используются
регистрационные карточки и картотечный
ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми)
разделителями. Тридцать один разделитель
- это числа месяца (31 день). В них расставляют
регистрационно-контрольные карточки
в соответствии со срокам исполнения,
то есть каждую карточку кладут в разделитель
с обозначением числа, на которое документ
должен быть исполнен. За 32-й разделитель
ставят карточки на документы, срок исполнения
которых падает на следующий месяц. В последних
числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки
будут расставлены по числам нового месяца.
Перед первым разделителем помещают карточки
с просроченным сроком исполнения. Они
стоят здесь до тех пор, пока не будет указан
новый, продленный срок исполнения. Таким
образом, по сроковой картотеке легко
можно узнать, что на какой день должно
быть исполнено.2
При осуществлении контроля
за исполнением документов сотрудник,
ответственный за его проведение, вынимает
из картотеки карточки на все задания
текущего дня (текущий контроль) и карточки
на задания, срок исполнения которых истекает
через 3 дня (предупредительный контроль),
и проверяет ход исполнения. Это может
быть личный опрос, опрос по телефону и
т.п. Полученная информация о ходе исполнения
задания заносится на оборотную сторону
регистрационно-контрольной карточки.
После снятия документа с контроля
регистрационно-контрольная карточка
вынимается из сроковой картотеки и переставляется
в справочную, так как она содержит более полные
сведения о документе (ход и характер исполнения
документа). Карточка, находившаяся в справочной
картотеке, изымается и используется при необходимости
в других справочных картотеках.
В связи с тем, что объем документации
возрастает из-за некачественного или
несвоевременного исполнения решений
и поручений, большая роль в деле сокращения
документооборота принадлежит контролю
исполнения. На службу документации учреждения
возлагается разработка рациональных
форм контроля, ведение картотеки, наблюдение
за сроками и т.п. Чем лучше контроль, тем
больше поручений исполняется в срок,
тем меньше возникает непредусмотренных
документов, и наоборот.
Наиболее рациональным является
сегодня автоматизированный контроль
за исполнением документов, который ведется
с помощью персональных компьютеров и
специализированного программного обеспечения,
позволяющего автоматически получать
всевозможные сводки и отчеты. Такое программное
обеспечение позволяет автоматически
отслеживать сроки исполнения документов,
формировать напоминания исполнителям
и сводки об исполнении контрольных документов. При ведении контроля
исполнения документов с помощью сроковой
картотеки, то есть в ручном режиме, используются
регистрационные карточки и картотечный
ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми)
разделителями. Тридцать один разделитель
обозначают числа месяца, т.е. 31 день. В
них расставляют регистрационно-контрольные
карточки в соответствии со срокам исполнения,
то есть каждую карточку кладут в разделитель
с обозначением числа, на которое документ
должен быть исполнен. За 32-й разделитель
ставят карточки на документы, срок исполнения
которых падает на следующий месяц. В последних
числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки
будут расставлены по числам нового месяца.
Перед первым разделителем помещают карточки
с просроченным сроком исполнения. Они
стоят здесь до тех пор, пока не будет указан
новый, продленный срок исполнения. Таким
образом, по сроковой картотеке легко
можно узнать, что на какой день должно
быть исполнено.
Автономные компьютеры на рабочих
местах делопроизводителей или даже небольшие
сети в канцеляриях или секретариатах
вышеперечисленных проблем принципиально
не решают, фактически они просто заменяют
способ ведения картотеки или журнала.
Принципиальным же решением является
компьютерная сеть, связывающая компьютеры
на рабочих местах в различных подразделениях
организации. В этом случае сведения о
работе с документами, вводимые с рабочих
мест в подразделениях, могут автоматически
собираться и накапливаться на сервере
сети, формируя базу данных о состоянии
и истории документооборота организации.
Для организации такой работы с использованием
сети организации разрабатываются специальные
программы, называемые обычно системами
автоматизации делопроизводства и документооборота
(АС ДОУ). Наиболее продвинутые из них позволяют
как отслеживать бумажный документооборот,
так и организовать перемещение по сети
и работу с электронными документами.
Чем большее число рабочих мест, связанных
с обработкой документов, охватывает такая
система, тем эффективнее осуществляется
управление. Желательно, чтобы система
доходила хотя бы до каждого структурного
подразделения, в котором осуществляется
учет и контроль. В идеале же она должна
охватывать все рабочие места сотрудников,
осуществляющих собственно работу с документами.
В этом случае при минимизации трудозатрат
делопроизводственного персонала обеспечивается
полный контроль над документационной
деятельностью организации в реальном
масштабе времени. Наиболее рациональным
является на сегодняшний день автоматизированный
контроль за исполнением документов,
который секретарь ведет на персональном
компьютере.
Постановка документа на контроль
происходит автоматически при заполнении
поля «Срок исполнения (Контрольная дата)»
в регистрационной карточке документа.
Одновременно на подлежащий контролю
документ может ставиться отметка о контроле
- специальный штамп в виде буквы «К», слова
«Контроль». Это привлекает внимание исполнителя
к контролируемому документу. Отметка
о взятии документа на контроль проставляется
на поле документа, на уровне заголовка.
В организациях, использующих систему
электронной почты, предупреждение исполнителю
о документах с истекающим сроком исполнения
может отправляться на компьютер исполнителя
в автоматическом режиме (с уведомлением
о прочтении).
Специальные программы позволяют выводить
на экран список документов, исполнение
которых истекает в определенный срок.
Автоматизированная система контроля
легко позволяет просмотреть все задания
не только по срокам, но и по исполнителям
и таким образом видеть загрузку каждого.
Так как машина фиксирует все задержки
исполнения документов, программу можно
увязать с премированием сотрудников.
При использовании локальных сетей в учреждении
компьютер в любой момент может выдать
списки неисполненных документов, с истекающим
сроком исполнения, еще не просмотренных
исполнителем, с сортировкой по срокам,
по исполнителям, по видам документов.
Соответствующие аналитические справки
могут чески составляться компьютером
по заданной форме и поступать на компьютер
руководителя.
Уменьшение физического размера документов
-существенная сторона сокращения документооборота.
Эта задача осуществляется несложными
методами, которые, однако, связаны с преодолением
некоторых бюрократических привычек.
Например, среди руководителей бытует
мнение, что «наверх» нельзя послать документ
на формате А5, что бланк письма с угловым
расположением реквизитов и с полем подшивки
2 см менее «солиден», чем с продольным
расположением, и может как бы унизить
автора, и т.п. Согласно современным правилам
размер бланка должен зависеть только
от размера текста, а не от степени уважения
к адресату. Объём текста может сокращаться
за счёт применения стандартных правил
машинописи, что экономит площадь листа
примерно на 5%.0бъёмные документы справочного
характера и долговременного использования
целесообразно изготавливают с заменяемыми
страницами, что позволит внести значительную
экономию средств при их переработке.
При подготовке документов оперативного
характера уместно вспомнить опыт работы
с документами в русских приказах, писать
ответы на самом запросе, принимать резолюцию
в качестве управленческого решения без
их дублирования распорядительными документами,
всячески уменьшать информационный шум
в текстах документов и т.п. Как отмечалось
ранее, документооборот совершенствуется
путём рационализации и сокращения количества
применяемых форм документов: организации
их скорейшей доставке; введение практики
предварительного рассмотрения документов
и распределения их по исполнителям, минуя
руководство учреждения; сведения к минимуму
ручных операций и переписки данных.
1.3 Виды контроля исполнения
документов.
В соответствии с ГОСТ Р ИСО
15489-1-2007 в системе управления документами
их движение и использование необходимо
контролировать для того, чтобы обеспечивать
поиск документов, предотвращать случаи
их утраты, выявлять случаи невыполнения
обязательных действий, вести мониторинг
использования системы управления документами
в целях сохранения и защиты содержащейся
в ней информации, а также в целях сохранения
записей о произведенных с документами
операциях.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 выделяет
два вида контроля: контроль действий
и контроль местонахождения документа.
Контроль действий в системе
управления документами применяется для
процессов (операций), в которых действия
ограничены временными рамками, устанавливаемыми
организацией или для организации. Контроль
действий может эффективно применяться
только в том случае, если документ зарегистрирован
в системе управления документами прежде,
чем он будет направлен исполнителям.
Контроль местонахождения документа
осуществляется в случаях, когда документ
выдается сотрудникам для использования
в работе, изымается из системы для уничтожения
или передачи на архивное хранение. В ходе
контроля местонахождения отслеживаются
факты выдачи документов сотрудникам,
передачи их между работниками или подразделениями,
даты перемещений документа и возврата
документов на место их расположения или
хранения.
В традиционно сложившейся
у нас системе ДОУ применяются оба видя
контроля. В процессе исполнения документа
особое значение имеет контроль за исполнением
документа, относящийся, в соответствии
с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, к контролю действий,
поскольку основывается на отслеживании
сроков исполнения, или, иначе говоря,
действий, ограниченных временными параметрами.
Система контроля исполнения
документов позволяет обеспечить своевременное
и качественное выполнение поручений,
содержащихся в документах, получить аналитическую
информацию, необходимую для оценки деятельности
подразделений и отдельных исполнителей.
1.4 Регламентация
контроля исполнения документов
в инструкции по ДОУ.
Основным нормативным документом,
регламентирующим организацию контроля
исполнения документов в организации,
является инструкция по документационному
обеспечению управления (ДОУ). В Инструкции,
как правило, находят отражение следующие
вопросы:
- кем осуществляется контроль
исполнения документов в организации;
- какие документы ставятся на
контроль;
- этапы контроля исполнения
документов;
- сроки исполнения документов;
- формирование и использование
массива данных, необходимых для контроля;
- отражение данных о контроле
в регистрационно-контрольных формах;