Организация контроля выполнения документов

АРМ специалиста - это рабочее место, оснащенное средствами вычислительной техники (техническими и программными), другими инструментальными средствами и средствами оргтехники (телефон, копировальный аппарат и т. п.) и обеспечивающее автоматизацию большей части операций при выполнении специалистом своих профессиональных функций.

При выборе технических средств для реализации АРМ, необходимо учесть требования, предъявляемые к АРМ:

- возможность функционировать в рамках автоматизированной системы;

- круглосуточная работа;

- работа в реальном масштабе времени;

- обеспечение требований ко времени реакции системы;

- регистрация всей информации, циркулирующей в системе;

- хранение данных о состоянии устройств системы;

- возможность выдачи информации на принтер и экран монитора АРМ в форме, обеспечивающей эффективную работу оператора АРМ;

- обеспечение высокой надежности технических средств АРМ;

Представленные выше требования к АРМ могут быть реализованы при помощи выбора технических, отвечающего требованиям АРМ.

Следовательно, для автоматизированной системы управления информационными процессами, с целью автоматизации сбора и обработки данных, необходимо выбрать технические средства, удовлетворяющие функциональным требованиям АРМ.

Представленная в курсовом проекте автоматизированная система управления представляет собой комплекс средств автоматизации (КСА), выполняющий ряд функций по обработке информации.

В соответствии с требованиями, предъявляемыми к АРМ, выбираем персональные компьютеры.

Представленная автоматизированная система управления представляет собой комплекс средств автоматизации (КСА), выполняющий ряд функций по обработке информации.

 

 

                                                 Заключение

 

В российской системе управления контроль за исполнением документов всегда проводился руководителями структурных подразделений по направлению "снизу - вверх", т. е. результаты передавались от начальства мелких подразделений в крупные. Делопроизводственные службы в этом процессе принимали лишь косвенное участие.

Впервые контроль за исполнением документов был нормативно закреплен как типовая делопроизводственная функция за службами делопроизводства в Основных положениях ЕГСД в 1974 г. В этом документе были установлены организационные основы и функции контрольных подразделений и разработана технология операций по контролю за исполнением документов. Практически в этом же объеме требования к организации контроля и роль делопроизводственной службы были определены в Государственной системе документационного обеспечения управления. В небольших организациях контроль выполняется одним из сотрудников службы ДОУ, чаще всего ее руководителем. Там, где служба не создавалась, обязанности по контролю выполняют секретари. Однако на практике существует множество служб делопроизводства, в которых подобные подразделения (или отдельные сотрудники) отсутствуют, а контроль ведется эпизодически или не ведется вовсе.

Руководитель ставит на контроль только выборочные документы, контроль применяется как "пожарная" мера, ведется время от времени или только в отношении отдельных сотрудников. Специалисты управленческой структуры не оценивают как большой недостаток в своей работе задержку исполнения задания или нарушение установленных сроков исполнения документов. Как правило, у всех есть на то "объективные" причины.

Руководитель обязан контролировать все направления деятельности, все вопросы в пределах своих функций и полномочий, но не доводить контроль до мелочной опеки подчиненных. Руководитель контролирует, как правило, общее состояние работы, качество ее выполнения, суть решаемых управленческих задач. Однако в практике управления большинства коммерческих организаций этот важнейший принцип управления не закреплен никаким локальным актом, контроль реализуется руководителем в том объеме, который ему кажется наиболее целесообразным.

В контрольных операциях важна резолюция, которая определяет исполнителя (или исполнителей), суть задания, срок исполнения. Само исполнение зависит от того, насколько четко поставлена задача исполнителю. Через резолюции и устные поручения руководителя регулируется загрузка и распределение работы между специалистами аппарата управления. Для исполнителя резолюция равносильна приказу на исполнение документа. Для службы ДОУ резолюция - необходимая информация, используемая при регистрации документов и контроле за их исполнением.

Контроль исполнения задания  — одна из функций управления. Цель контроля состоит в обеспечении  своевременного и качественного  исполнения поручений и решения  вопросов. Можно выделить контроль по существу решения вопроса и  контроль за сроками исполнения задания.

Каждый хороший руководитель стремится создать такую систему, которая давала бы ему возможность отслеживать качество управленческих решений, особенно механизм их реализации и самореализации в деловом поведении работников.

Таким образом, мы видим, что  контроль организации исполнения управленческих решений — это система наблюдения, проверки, оценки и коррекции положения  дел на основе разработанных критериев. Руководителю важно знать динамику ситуационных изменений, чтобы вовремя  включиться в управление рабочим  процессом.

Вся информация, которая  поступает руководителю «извне»  и «изнутри», анализируется им с точки зрения сигналов благополучия и неблагополучия. Каждую угрозу он оценивает двояко: могут ли справиться с ней его работники или лучше, если в ситуацию вмешается он сам? Если у него есть достаточный простор для маневра, то он может рисковать, доверяя сотрудникам. Если же это условие отсутствует, то за дело приходится браться самому руководителю. Он может подстраховать своих подчиненных в случае их ошибок, но только тогда, когда владеет возможностью перераспределять ресурсы в зависимости от ситуации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы

 

1.Федеральный закон от 27.07.06 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

2. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ИПК Издательство стандартов. М., 2003

3. ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Утвержден постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 года № 28

4. Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»

5. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2005

6. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. — М.: Экономика, 2005

7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2004

8. Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии//Делопроизводитель – 2003 - №2.

9. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, «Альфа», 2003.

10. Санкина Л.В., Вялова Л.М., Шатина Н.В. Современные правила оформления управленческих документов. — М.: УИЦ при Государственной налоговой инспекции по г. Москве, 2004

11. Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур./Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой, изд. 2-е. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2003

12. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. и перераб. — М.: ПРИОР, 2003

13. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф., Оформление документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - М.: Дело, 2003