Организация рационального движения документов внутри организации, предприятия, учреждения

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 

Государственное образовательное учреждение высшего  профессионального образования

«НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ 

ТОМСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Гуманитарный  факультет 
 
 
 
 
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА 

ОРГАНИЗАЦИЯ РАЦИОНАЛЬНОГО ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ВНУТРИ ОРГАНИЗАЦИИ, ПРЕДПРИЯТИЯ, УЧРЕЖДЕНИЯ  

Частоступова  Маргарита Викторовна 
 

  

                                                                     

Руководитель

доцент, кандидат философ. наук                                                  

____________А.В.  Коваленко  
 

                                                 

  Студентка гр. 11880

____________М.В. Частоступова  
 
 
 
 
 
 
 
 

Томск - 2011

 

Содержание

Введение            3

1. Понятия документа, документооборота и его основные формы              7
1. Определение понятия документа, его классификация и функции 7
2.  Определение понятия документооборота, его организация и автоматизация                                                                                12

2.  Потоки документов внутри организации                                                       16

     2.1. Организация движения входящей документации                             16

     2.2. Организация движения исходящей документации                           21

     2.3. Организация движения внутренней документации         23

Заключение          

Список использованных источников       
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     В современной организации весь процесс  её работы пронизан информацией и  информационными потоками, построенными на работе с документами и их рациональном движении. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) и его правильно налаженная структура работы для любой организации, учреждения, предприятия сегодня рассматривается как важнейшая обслуживающая функция документопотока. Следовательно, именно от работы службы ДОУ и чётко налаженного и структурированного движения документов в организации, её входящей и исходящей документации, зависит результат работы организации и правильного движения документов. В связи с этим, вопрос чёткого структурирования движения различного документов организации  является наиболее актуальным в наше время.

     Даже  беглое ознакомление со структурой движения документов, используемых в тех или  иных организациях, позволяет сделать вывод о том, что, во – первых, данные структуры представляют собой специфическую модель, во – вторых, данная модель является сугубо индивидуальной для данной организации, в которой она существует и, несмотря на это, имеет те же самые элементы движения документов в организации, используемые в теории.

     Исходя  из вышесказанного, целесообразно предоставить контроль рационального движения документов внутри организации отдельному подразделению  или должностному лицу, такому как  делопроизводитель или секретарь, если организация мала и нет необходимости создания массивного подразделения.

     Данное  подразделение или отдельный  специалист в той или иной организации  могут иметь различные названия, например, такие как: секретарь; отдел  делопроизводства, отдел документационного обеспечения и так далее. Конкретное название не имеет принципиального значения так, как в крупных организациях используется общепринятая аббревиатура ДОУ, а в небольших организациях за данное направления отвечает конкретный специалист.

     Важным  вопросом при более детальном рассмотрении рационального движения документов внутри организации является определение структуры движения документооборота, её теоретическая и практическая составляющие. Именно в этот момент и возникает проблема соотношения теоретической части, обосновывающей правильное движение документопотока внутри организации,  и практической части, где не всегда, получается выстроить ту, более правильную, модель, которую предлагает нам теория.

     Объект  исследования – документопоток внутри организации.

     Предметом является – организация документопотока организации.

     Целю, данной курсовой работы является исследование документопотока организации.

     Исходя  из цели, были поставлены следующие  задачи:

1. Проанализировать литературу и другие источники, раскрывающие данную тему.
2. Дать определения понятиям – документ и документооборот.
3. Охарактеризовать основные виды рационального документооборота организации.
4. Сформулировать выводы и написать рекомендации по оптимизации рационального движения документов внутри организации.

     При работе с источниками были использованы такие методы как изучение литературы, анализ и синтез, сравнение  различных  процессов и явлений, обобщение  полученных данных.

     При написании курсовой работы был использован  широкий круг источников. Проводя  обзор этих изданий, можно подразделить их на три категории.

     К первой категории  относится научная  литература.

     При написании курсовой работы были изучены  труды авторитетных специалистов в  области документоведения.

      В серии книг «Большая советская энциклопедия»¹ достаточно чётко и полно изложено и представлено определение документа.

      В книге «Словарь терминов по информатике»² также кратко, но в полном объеме отражаются определения, связанные с документационным обеспечением управления и непосредственно с документооборотом.

      Во  вторую категорию следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам организации документооборота, его потоков движения внутри организации.

      В Федеральном законе «Об обязательном экземпляре документов»³ приведена официальная формулировка определения документа, отражающая более официальное его положение.

      К третьей категории следует отнести  ссылки на интернет – онлайн источники  и статьи, непосредственно связанные  с документооборотом и движением документов в организации.

      На официальной интернет – странице «Свободной энциклопедии Википедия»⁴ подробно представлена полная информация классификации документов и непосредственно их функции. 

      В официальном интернет – источнике «Объединённая Продовольственная База»⁵ в полной мере представлен объём текстовых документов по тематике документооборота организации.

      На  официальной интернет – странице Бухгалтерия.ru⁶ в полном объёме отражены особенности заполнения первичной документации, как непосредственно в бухгалтерской сфере, так и в сфере документооборота организации.

      На  официальной интернет – странице «Документы и бланки онлайн»⁷ представлена возможность в режиме онлайн позволяет заполнить и распечатать информацию первичной документации.

      На  официальной интернет – странице «Printpay»⁸ представлена возможность онлайн заполнить, проверить и напечатать любое платёжное поручение, что, безусловно, является неотъемлемой частью документооборота организации.

      Данная  курсовая работа имеет практическое применение. Рекомендации по оптимизации структуры организации рационального движения документов и непосредственное их применение могут быть применены в любой организации, с некоторыми изменениями под конкретную организацию, для рационализации и повышения эффективности работы данной структуры. 
 
 
 
 
 
 

1. Понятия документа, документооборота и его основные формы
1. Определение понятия документа, его классификация и функции

     Для того чтобы перейти к классификации и функциям документа, необходимо рассмотреть понятие «документа».

     Докуме́нт (от лат. documentum — «образец, свидетельство, доказательство») — материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве.⁹

     В узком смысле документ — облеченный в письменную форму акт, удостоверяющий наличие фактов определенного значения. В широком смысле и книга, и скульптура - документы.

     Официальная формулировка понятия «документ», на основании Федерального закона «Об обязательном экземпляре документов»¹⁰, в законодательстве России:

     Документ  – материальный носитель с зафиксированной  на нём в любой форме информацией  в виде текста, звукозаписи, изображения  и (или) их сочетания, который имеет  реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения.

     Важный  вид документов — различные удостоверения, подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься определённой деятельностью.

     В информационных системах для обеспечения потребностей информационного поиска, с одной стороны, описывается документ как материальный объект - совокупностью значений его свойств (атрибутов, реквизитов), т.е. метаданными; с другой стороны, описывается содержание информации, закрепленной на этом объекте – как правило, с помощью индексов.

     Запись  информации на различных носителях  по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов. При документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать общегосударственные правила составления и оформления документа. Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены.

     Совокупность  документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документа́цией.

     Совокупность  работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации в них движения документов характеризует термин «Делопроизводство». 

     Классификация документов

     Документы различают:

• По назначению

• организационные документы (Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность);
• распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение);
• информационно – справочные документы (Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка);
• учетно-расчетные (бухгалтерские) документы (Платёжное поручение, Счет-фактура, Накладная, Акт и т.п.)

• По времени создания

• первичные