Организация рационального движения документов внутри организации, предприятия, учреждения

>     Для начала необходимо определить понятие  «первичный документ».

Первичный документ — документ, включающий исходные сведения, полученные в процессе исследований, разработок, наблюдений и других видов человеческой деятельности.

     В бухгалтерии первичный документ составляется в момент совершения хозяйственной операции и является первым свидетельством произошедших фактов. Первичный документ подтверждает юридическую силу произведённой хозяйственной операции. Он устанавливает ответственность отдельных исполнителей за выполненные ими хозяйственные операции.

      К первичным документам относятся платёжка, накладная, справка, акт и т.п.

      Для большинства первичных документов введены унифицированные формы, например, для документов по учету основных средств, труда, торговых операций, денежных расчетов. Если официальная форма документа не введена, то организация сама разрабатывает его форму.¹¹ При этом документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование организации;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители операции;
• перечень ответственных должностных лиц;
• личные подписи данных лиц.

•   вторичные

     Необходимо  дать определение понятию «вторичный документ».

     Вторичный документ – документ, полученный в результате информационного анализа и синтеза документа (ИАСД) одного или нескольких первичных документов в целях их идентификации и использования.

• По способу изготовления

• текстовые;
• иконические (графические);
• идиографические (схемы, карты, ноты);
• аудиальные;
• мультимедийные

• По способу представления

• электронный;
• на бумажных носителях

• По месту издания

• внутренние;
• внешние

• По направлению отправки

• входящие;
• исходящие

• По распространению

• опубликованные;
• неопубликованные;
• непубликуемые;
• промежуточные

• По необходимости технических средств

• человекочитаемые;
• машиночитаемые

• По уровню секретности

• не секретные;
• секретные;
• с разным уровнем секретности

     Виды  обработки документов делятся на семантические (перевод, реферирование, аннотирование) и несемантические (копирование, передача, преобразование в другую форму представления).

     Для автоматизации обработки документов с XX века широко используются компьютеры.

     На  протяжении истории носители информации менялись.

     Носителем информации может быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, компакт – диск, дискета, магнитная лента, глиняные таблички и т. п. Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементов деловой деятельности. Системный подход к управлению, создаваемому на предприятии документами, позволяет создать информационный ресурс о деловой деятельности, а также обеспечить подотчетность всех заинтересованных лиц. По содержанию документы делятся на научно – технические (статьи, книги, патенты, технические отчёты и описания), правовые (постановления, указы, договоры и др.), управленческие (приказы, директивы) и др. 

     Функции документов

      Документы могут выполнять следующие функции, которые условно принято разделять  на три блока:

• Информационная функция — каждый документ обладает определенной информационной "емкостью" - количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нем информации;
• Функции, обеспечивающие процесс управления;
• Функции, носящие культурно-исторический характер.

Общие функции документа:

• Информационная — определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации;
• Коммуникативная — документы являются средством обмена информации;
• Социальная — состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации; документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения; социальная функция определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства.

Специальные функции документа:

• Управленческая — в ней документ выступает как средство управления деятельностью;
• Организационная — документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений;
• Правовая — документ может являться письменным доказательством и быть источником права;
• Общекультурная — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе;
• Историческая — документ является историческим источником.

   После анализа разных источников, было выявлено, что документы имеют чётко  определённую классификацию и функции, которые находят своё отражение непосредственно в самом документе, как самостоятельной единицы. При составлении документа и при непосредственной работе с ним необходимо учитывать то, к какому классу документов он относится и какими функциями его следует наделять, и учитывать на кого он будет направлен.

 

2. Определение понятия документооборота, его организация и автоматизация

     Для того чтобы перейти непосредственно  к организации и автоматизации  документооборота организации, необходимо рассмотреть понятие «документооборот».

      В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"¹² документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их путь из одного подразделения или от одного сотрудника к другому.

      Организация документооборота может самостоятельно регулироваться и нормироваться. В  разделе 3.1 Государственной системы  документационного обеспечения  управления (ГСДОУ)¹³ рекомендуется закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы ДОУ. В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

     В целях рациональной организации  документооборота все документы  распределяются на документопотоки:

• входящие, исходящие и внутренние документы;
• регистрируемые и нерегистрируемые документы;
• направляемые в вышестоящие или подведомственные организации и т.д.

     Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.

     В документообороте, или порядке движения документов в организации, можно  выделить несколько этапов:

• экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;
• предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
• регистрация документов;
• организация рационального движения документов внутри организации, включающая доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов;
• обработка исполненных и отправляемых документов.

     В последнее время большинство  организаций стараются автоматизировать документооборот или хотя бы отдельные его этапы, ведь автоматизированная технология движения документов имеет ряд преимуществ по сравнению с традиционной, а именно:

• более быстрое движение документов в организации и сокращение трудоемкости обработки документов, позволяющие повысить оперативность и эффективность выполнения должностных обязанностей, а также качество принимаемых решений;
• автоматическое составление сводок, отчетов, справок и реестров;
• быстрый и результативный поиск документов как по одному атрибуту, так и по совокупности атрибутов;
• автоматизированное ведение контроля исполнения документов и как результат – повышение исполнительской дисциплины;
• автоматическая рассылка необходимого числа электронных версий документов и регистрационных карточек и т.д.

Однако  необходимо помнить, что для создания автоматизированной технологии документооборота недостаточно только приобрести систему автоматизации, важным моментом при этом являются знания о документообороте и способности грамотно и рационально спроектировать движение документов в организации, которые позволять внедрить систему автоматизации документооборота и успешно ее эксплуатировать.

После анализа источников, было выявлено, что документооборот распределяется на документопотоки, позволяющий координировать движение входящих, исходящих документов и выделять их правильное движение. Также, следует сказать и о порядке движения документов, который имеет свои этапы, регламентируемые разделом 3.1 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Всё это, позволяет большинству организаций автоматизировать документооборот в целом или его отдельные этапы, что наилучшим образом сказывается на движении документов в организации, данной структуры движения, и позволяет более быстро проходить движение в организации, затрачивая при этом меньше времени, чем обычно.

 

2. Потоки  документов внутри организации

     Основные  принципы организации документооборота:

      — прохождение документов должно быть оперативным;

      — каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;

      — порядок прохождения и процесс  обработки основных видов документов должны быть единообразными

      Таким образом, основная задача организации  документооборота — прямоточность в движении документов и однократность их обработки.