Организация службы документационного обеспечения управления

 

 

Оглавление
Введение………………………………………………………………………	3
Глава 1. Организация    службы         документационного  обеспечения    управления…………………………………………………………………..	6
1.1. Служба документационного  обеспечения управления……………….	6
1.2 Задачи и функции  службы ДОУ. Аспекты  организации службы                       делопроизводства  (юридический,  организационный,  технический)…………………………………………………………………….	7
1.3Организационные формы  документационного обеспечения  делопроизводства……………………………………………………………….	11
1.4 Нормативная регламентация  деятельности службы ДОУ……………….	13
Глава 2.Организация  службы документационного обеспечения  управления на примере компании «Оконные Технологии и Конструкции «АВАНГАРД XXI»………………………………………….	15
2.1 Характеристика Компания «Оконные Технологии и Конструкции «АВАНГАРД XXI»……………………………………………………………	15
2.2 Анализ структуры и  функций секретаря в организации «Оконные Технологии и Конструкции «Авангард XXI»……………………………….	15
2.3 Составление и оформление организационно- распорядительных документов в организации «Оконные Технологии и Конструкции «Авангард XXI»………………………………………………………………..	26
Заключение…………………………………………………………………….	29
Список использованных источников и  литературы………………………..	31
Приложения……………………………………………………………………..	33

 

Введение

 

Успех любого предприятия  зависит от множества факторов, таких  как организация производственного  процесса, подбор персонала, стиль руководства. Но не менее важное значение имеет делопроизводство и документооборот, на котором, можно сказать и держится функционирование предприятия. Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный, документальный характер.¹ Документ, документированная информация - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.²

 В процессе деятельности  в любой организации возникает  значительный объем разнообразных  управленческих документов. Их состав  определяется компетенцией и  функциями организации, порядком  решения вопросов, объемом и характером  взаимосвязей с другими организациями  и закрепляется в табеле документов.

Служба документационного обеспечения  управления (ДОУ), может быть представлена на предприятии как самостоятельным  структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и  отдельным сотрудником (секретарь-референт). Служба ДОУ должна принимать к обработке только правильно оформленные документы,  имеющие юридическую силу и в полном комплекте. В противном случае документы теряют свою значимость и не могут уже выполнять заранее предназначенную им роль, что порой очень усложняет работу того или иного предприятия.

 Также организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска информации, повышает ее точность и своевременность.

Система документационного  обеспечения управления несовершенна ни на одном современном предприятии. В крупных организациях случаются  сбои в делопроизводстве и документообороте, что уж говорить о малых предприятиях. Постоянно появляются какие-то новшества, которые с одной стороны может, и упрощают работу, но создают неудобства с их адаптацией.  Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащённости современными техническими средствами.

Актуальность данной темы обосновывается тем, что анализ структуры  и функций службы делопроизводства выявляет эффективность работы службы ДОУ и улучшает процесс управления организацией.

Цель данной курсовой работы - проанализировать структуру и функции  службы делопроизводства на примере  организации ОАО «Камско-Устьинский гипсовый рудник» ОСП «ОТК «Авангард ХХI».

Основные задачи:

1. Раскрыть типовые цели и функции службы делопроизводства
2. Проанализировать структуру и функции службы делопроизводства на примере определенной организации ОАО «Камско-Устьинский гипсовый рудник» ОСП «ОТК «Авангард ХХI».
3. Сформировать выводы,  внести предложения, направленные на дальнейшее совершенствование развития службы делопроизводства на предприятии.

Для написания курсовой работы были использованы источники и   литература:

 

1. Государственная система документационного обеспечения управления.³  
2. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации.   Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
3. ГОСТ 51141-98  «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
4. Должностная инструкция секретаря⁴
5. Устав⁵
6. Приказ⁶
7. «Оконные Технологии и Конструкции «Авангард XXI»⁷
8. Л. А. Румынина, «Документационное обеспечение»⁸
9. И. Н. Кузнецов, «Документационное обеспечение управления и делопроизводство»⁹

10) Л.А. Ленкевич,  «Делопроизводство»¹⁰

      11) В.Ф. Янковая, журнал «Современные  технологии делопроизводства и          документооборота»¹¹

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Организация  службы документационного обеспечения  управления.

 

1. Служба ДОУ

 

Документационное обеспечение  управленческой деятельности организации – это важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом. Рациональная организация документационного обеспечения управления возлагается на самостоятельную, организационно-обособленную службу, подчиненную руководителю организации. На не больших предприятиях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

Служба ДОУ в зависимости  от принадлежности к определенной группе организации может называться по-разному: управление делами (управление делопроизводства или отдел информационно-документационного обеспечения), канцелярия, общий отдел. 
Управление делами, как правило, создается в министерствах и ведомствах и имеет в своем составе следующие структурные подразделения:

• секретариат, в состав которого входят: приемная, секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро;
• инспекция при руководителе.

Канцелярия создается на государственных предприятиях, в учебных заведениях, в научно-исследовательских, проектных и конструкторских организациях. В ее состав, как правило, могут входить: 

• подразделение по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб) граждан, 
• секретариат,
• экспедиция,
• бюро печати и размножения документов,
• архив.

Общий отдел создается в органах власти и общественных организациях. Обычно в его состав входят те же подразделения, что и в канцелярию, но к ним добавляется еще протокольная группа. 
Состав конкретной службы ДОУ, число подразделений, в нее входящих, зависит прежде всего от количества обрабатываемых документов и информации, масштабов и характера деятельности организации, от выбранной организационной формы делопроизводства.¹² 

 

2. Задачи и функции службы ДОУ. Аспекты  организации службы  делопроизводства  (юридический,  организационный,  технический).

 

 

 Говоря  о службе документационного обеспечения  управления, необходимо выделить ее основные задачи и функции. 

К основным задачам службы  ДОУ можно отнести следующие,  а именно:

-совершенствование форм и методов  работы с документами;

-обеспечение единого порядка документирования, организации работы    с документами; 

-построения информационно-поисковых систем,

-контроля исполнения и подготовки документов к передаче  в архив в соответствии с  действующими нормативами;

-сокращение документооборота, количества форм документов;

-унификация форм документов;

-разработка  и внедрение  нормативных  и методических  документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации,  ее структурных     подразделениях;

-внедрение новейших информационных  технологий.¹³   

В состав типовых функций  службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.

К технологическим функциям следует отнести:

-осуществление  первоначальной (экспедиционной) обработки  входящих документов;

-регистрация входящих, исходящих  и внутренних документов;

-ведение информационно-справочной работы по документам организации; 

-машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);

-копирование, тиражирование и  оперативное размножение документов;

-разработка и проектирование  бланков документов;

-подготовка документов к отправке.              

 Среди организационных  функций службы ДОУ выделяется:

-подготовка к докладу руководству  поступающих документов;

-организация своевременного рассмотрения  документов руководством; 

-регулирование хода исполнения  документов, прохождения и исполнения  документов в установленный срок;

-организация хранения документов  в структурных подразделениях;

-организация работы архива в  соответствии с правилами, инструкциями  и методическими рекомендациями  Росархива;

-повышение квалификации работников  делопроизводственной службы и  архива;

-организация рабочих мест работников  делопроизводственной службы, в  том числе автоматизированных  рабочих мест (АРМ), условий труда  сотрудников делопроизводственной  службы;

-организация делопроизводства по  обращениям граждан;

-разработка мероприятий   по совершенствованию  форм  и методов работы с документами (совместно с соответствующими структурными подразделениями  организации)       

К контрольным функциям относят:

-контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);

-контроль за сроками исполнения документов;

-осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

-организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

-обобщение сведений о ходе  и результатах исполнения документов, систематическое информирование  руководства по этим вопросам;

-обеспечение хранения дел и  оперативного использования документной  информации.     

Методические  функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

-разработку номенклатуры дел  организации,  инструкции  по  делопроизводству, табеля форм документов и других  локальных  нормативных  документов, закрепляющих систему делопроизводства  организации;