Организация службы документационного обеспечения управления

Проведением экспертизы научной  и практической ценности документов никто не занимается.

 

2.3 Составление и оформление организационно- распорядительных документов в организации «Оконные Технологии и Конструкции «Авангард XXI».

 

На основании вышесказанного, секретарем допущено много ошибок при  составлении документов, не соблюдены  требования ГОСТов.

Рассмотрим  для примера  как составлен секретарем один из распорядительных документов ( Приказ) и проанализируем его в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. (ПРИЛОЖЕНИЕ №2)

Бланк на котором составлен  данный документ не соответствует ГОСТу  Р 6.30 -2003. Так как для изготовления приказа нужно использовать  общий бланк или бланк конкретного вида документа. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты - Государственный герб  Российской Федерации; или герб субъекта Российской Федерации; или эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); наименование организации; дата документа; место составления или издания документа²³. В полученном документе отсутствуют графические реквизиты.

Наименование организации  написано в сокращении, согласно ГОСТу сначала пишется полное наименование организации, а затем краткое.

Следующие реквизиты, такие  как наименование документа (ПРИКАЗ); дата; номер; место издания и заголовок  к тексту написаны правильно.

Последующим реквизитом является текст. Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. Констатирующая часть содержит в себе вступление (указание причины издания приказа); доказательство (изложение фактов, послуживших основанием для издания этого документа); вывод (изложение цели издания приказа). Распорядительная часть начинается словами «Приказываю», она состоит из нескольких пунктов, в которых указаны действие, срок выполнения и ответственность за выполнение. В последнем пункте распорядительной части перечислены лица, которым поручен контроль за исполнением приказа. Его подписывает только первый руководитель учреждения. Текст документа составлен верно. Распорядительный документ должен быть подписан руководителем или его заместителем. Данный документ соответствует вышесказанным требованиям.

В этом документе предоставляется  виза согласования. Согласование документа  оформляется визой, включающей подпись  и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.²⁴ В рассматриваемом документе были выявлены следующие ошибки: отсутствует дата после расшифровки личной подписи и неправильно поставлены инициалы: сначала должны быть инициалы, а потом фамилия.

Можно сделать выводы о  том, что не все типовые функции  делопроизводства на предприятии исполняются. Соответственно организационной проблемой  является регламентация задач и  функций секретариата. Вот почему у предприятия проблемы с организацией порядка документирования и работы с документами, построением поисковых  систем. Не соблюдаются ГОСТы Р 51141-98.(11), ГОСТ Р 6.30-2003, требования ГСДОУ по оформлению документов и ведению делопроизводства. Для исправления ситуации руководству требуется четко регламентировать цели и функции секретаря, организовать разработку всей необходимой для делопроизводства документации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной работе были рассмотрены анализ структуры и функции секретаря ОАО «Камско-Устьинский гипсовый рудник» ОСП «ОТК «Авангард ХХI» .     Управленческие решения принимаются на основе информации, которая содержится в документах. Вот почему документационное обеспечение управления (делопроизводство) учреждений является значимой обслуживающей функцией управления, которая имеет свои специфические цели и обязана проводиться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением - службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).                        Хорошо организованная управленческая деятельность строится таким образом, что каждый отдел (сотрудник) осуществляет свои конкретные функции. Если каждый отдел (сотрудник) будет четко исполнять свои обязанности и функции, то не будет возникать дублирования по осуществлению каких-либо управленческих действий и вся деятельность будет четко регламентирована.                                                             Независимо от названия отдела, который занимается делопроизводством (служба делопроизводства, канцелярия, секретариат и т. д.), основной его целью является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению.       

Проанализировав структуру и функции  службы делопроизводства организации  ОАО «Камско-Устьинский гипсовый рудник» ОСП «ОТК «Авангард ХХI» следует сделать следующие выводы.                                           Не все типовые функции делопроизводства на предприятии исполняются. такие как экспертиза ценности документов, контрольные функции. Соответственно надо обратить внимание на устранение существующей проблемы. На предприятии не соблюдаются ГОСТы, ГСДОУ по оформлению документов и ведению делопроизводства. Этот процесс обязан сопровождаться усовершенствованием положения о службе делопроизводства и инструкции по делопроизводству. Все это существенно отразится на эффективности управления.   Помимо этого, требуется автоматизировать весь процесс документооборота, что позволит добиться повышения производительности и качества труда сотрудников предприятия.                                                                                   Так же   крайне важно планомерное обучение секретаря, с целью повышения квалификации и во избежание дальнейших ошибок в составлении документации. А также взять на вооружение и постоянно придерживаться  стандарта (ГОСТ Р 6.30-2003). Организовать подписку на периодические издания такие как,  журнал «Делопроизводство», «Делопроизводство и документооборот на предприятии», «Секретарское дело», «Современные технологии делопроизводства и документооборота» и т.д.

Остается пожелать компании «Оконные Технологии и Конструкции «Авангард XXI» дальнейших успехов и процветания, расширять производство и ассортимент товара, идти в ногу со временем на всех этапах своей деятельности. Таким образом, поставленная цель курсовой работы была достигнута, поставленные цели осуществлены.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников и литературы.

1.Источники

1. Опубликованные
1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
2. ГОСТ 51141-98  «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» 
3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. [Электронный ресурс]: режим доступа: http://www.pandia.ru/text/77/164/11774.php– свободный.

 

2. Неопубликованные 
1. Устав (ОАО «Камско-Устьинский гипсовый рудник»,   15.02.2002г., 24-с.)
2. Приказ (ОАО «Камско-Устьинский гипсовый рудник»,  27.06.2011 г., 2-с.)  
3. Должностная инструкция секретаря (ОАО  «Камско-Устьинский гипсовый рудник»,  05.12.2010 г.,)

 

2.Литература

1. Документационное обеспечение управления : учебник для студ.учреждений сред. проф. образования / Л. А. Румынина. — 6-е изд.,стер. — М. : Издательский центр ≪Академия≫, 2008. 224-с.
2. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для бакалавров/ И.Н. Кузнецов. М.: Издательство Юрайт: ИД Юрайт, 2012. 576-с.
3. Делопроизводство: учеб. Пособие для учащихся нач. проф. Учебных заведений / Л.А. Ленкевич.- 3-е изд., стер.- М.: Издательский центр «Академия»,  2009. 224-с.
4. Журнал В.Ф. Янковая, Современные технологии делопроизводства и документооборота № 5 2011. 74-с
5. Оконные Технологии и Конструкции «Авангард ХХI» [Электронный ресурс]: режим доступа: http://www.avangard21.ru – свободный.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение №1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 2

ОАО «Камско-Устьинский гипсовый рудник»                                           

                          ПРИКАЗ

 

27.06.2011 г.                                  № 23        

                        П.г.т.Тенишево

 

О создании комиссии по приему – передаче

кадрового делопроизводства

       В связи с поступившим заявлением об увольнении  от начальника отдела по управлению персоналом  Ахметшиной В.И. 

ПРИКАЗЫВАЮ :

1. Создать комиссию для приема-передачи кадрового делопроизводства в составе :

• Семагин Е.В., коммерческий  директор - председатель комиссии,
• Пархутина Н.Н., заместитель главного бухгалтера - член комиссии,
• Трошина Д.Р., начальник ОПЭА - член комиссии,
• Ахметшина В.И., начальник ОУП -  сдающая сторона,
• Абдуллина С.В., старший специалист ОУП - принимающая сторона.

 

2. Комиссии  произвести прием – передачу  кадрового делопроизводства:  трудовые книжки, личные карточки  по ф. Т-2, трудовые договора с персоналом, книги приказов, журналы регистрации, положения и т.д.  в срок до 30.06.2011 года. Акт предоставить мне на утверждение 29.06.2011 года в 16.30 час.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Генеральный директор                                  Алешин С.А.

 

С приказом ознакомлены:

Коммерческий директор _________________Семагин Е.В.

Зам.гл.бухгалтера_______________________Пархутина Н.Н.

Начальник ОПЭА_______________________Трошина Д.Р.

Начальник ОУП_________________________Ахметшина В.И.

Старший специалист ОУП________________С.В.Абдуллина

 

 

 

 

 

 

Открытое Акционерное  Общество

«Камско-Устьинский гипсовый рудник»

(ОАО «Камско-Устьинский гипсовый рудник»)

 

ПРИКАЗ

27.06.2011 г.                                  № 23

Пгт. Тенишево

 

О создании комиссии по приему – передаче кадрового делопроизводства

           В связи с поступившим заявлением об увольнении  от начальника отдела по управлению персоналом  Ахметшиной В.И. 

ПРИКАЗЫВАЮ :

    1. Создать комиссию для приема-передачи кадрового делопроизводства в составе :

• Семагин Е.В., коммерческий  директор - председатель комиссии,
• Пархутина Н.Н., заместитель главного бухгалтера - член комиссии,
• Трошина Д.Р., начальник ОПЭА - член комиссии,
• Ахметшина В.И., начальник ОУП -  сдающая сторона,
• Абдуллина С.В., старший специалист ОУП - принимающая сторона.

 

2. Комиссии  произвести прием – передачу  кадрового делопроизводства:  трудовые книжки, личные карточки  по ф. Т-2, трудовые договора с персоналом, книги приказов, журналы регистрации, положения и т.д.  в срок до 30.06.2011 года. Акт предоставить мне на утверждение 29.06.2011 года в 16.30 час.

 

Генеральный директор                                                        С.А. Алешин

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

С приказом ознакомлены:

Коммерческий директор

_______ Е.В.   Семагин    27.06.2011 г

Зам.гл.бухгалтера

_______Н.Н.  Пархутина  27.06.2011 г

Начальник ОПЭА

_______ Д.Р.Т рошина  27.06.2011 г

Начальник ОУП

________В.И.  Ахметшина  27.06.2011 г

Старший специалист ОУП

_______С.В. Абдуллина  27.06.2011 г

 

¹ Документационное обеспечение управления : учебник для студ.учреждений сред. проф. образования / Л. А. Румынина. — 6-е изд.,стер. — М. : Издательский центр ≪Академия≫, 2008. С-6

² ГОСТ Р 51141 -98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М, 1998.-С. 1,п. 3.

³ Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. [Электронный ресурс]: режим доступа: http://www.pandia.ru/text/77/164/11774.php– свободный.

⁴ ОАО «Камско-Устьинский гипсовый рудник»,05.08.2012 г., 3-с. )

⁵ (ОАО «Камско-Устьинский гипсовый рудник»,   15.02.2002г., 24-с.)

⁶ (ОАО «Камско-Устьинский гипсовый рудник»,  27.06.2011 г., 2-с.)  

⁸ Документационное обеспечение управления : учебник для студ.учреждений сред. проф. образования / Л. А. Румынина. — 6-е изд.,стер. — М. : Издательский центр ≪Академия≫, 2008. 224-с.

⁹ Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для бакалавров/ И.Н. Кузнецов. М.: Издательство Юрайт: ИД Юрайт, 2012. 576-с.

¹⁰ Делопроизводство: учеб. Пособие для учащихся нач. проф. Учебных заведений / Л.А. Ленкевич.- 3-е изд., стер.- М.: Издательский центр «Академия»,  2009. 224-с.