Особенности документирования ООО "Прода"

 

     К настоящему времени на общеуправленческом уровне унифицировано свыше трех с половиной тысяч форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в 1993 г. в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяющее его принадлежность к одной из систем документации и место в этой системе.

     Обязательны к применению следующие общероссийские унифицированные системы управленческой документации:

• унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД);
• унифицированная система банковской документации;
• унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
• унифицированная система отчетно-статистической документации;
• унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
• унифицированная система документации по труду;
• унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
• унифицированная система внешнеторговой документации.

    На каждую унифицированную систему документации разработан государственный стандарт. Разработчиками УСД являются соответствующие министерства (ведомства), осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности. Так, Министерство финансов РФ является ответственным за бухгалтерскую документацию, Росархив РФ - за организационно-распорядительные документы.

     Унифицированная форма документа (УФД) - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

      Знание вопросов современного документирования управленческой деятельности и организации работы с документами позволяет избежать внутренних и внешних конфликтов и сосредоточить свое внимание на решении задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.

      Документационное обеспечение управления в России регламентируется следующими нормативными актами и инструктивными материалами:

1. Конституция Российской Федерации / Принята 12 декабря 1993 г.
2. Гражданский кодекс Российской Федерации. Ч. 1-2.
3. Трудовой кодекс Российской Федерации.
4. Закон Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров».
5. Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».
6. Основы законодательства Российской Федерации от 07.07.1993 № 5341-1 «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах».
7. Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».
8. Постановление Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 г. № 835 «О первичных учетных документах».
9. Постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (с изм. от 11 февраля 1999 г.).
10. Положение об Архивном фонде Российской Федерации. Утверждено Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. № 552.
11. Положение о Федеральной архивной службе России. Утверждено Постановлением правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 г. № 1562.
12. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
13. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
14. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).
15. Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО).
16. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 1991.
17. Примерное положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства, ведомства Российской Федерации. Утверждено приказом Росархива от 17.03.1998 № 19.
18. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М.: Росархив, 1994.
19. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994г. № 72). - М.: ЦБНТ Минтруда Российской Федерации, 1995.
20. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152). - М.: ЦБНТ Минтруда Российской Федерации, 1993.

     В соответствии со сложившейся за весь предшествующий период российской государственной практикой, отсутствует единый орган, несущий всестороннюю юридическую ответственность за создаваемую и используемую обществом документацию. Эта ответственность рассредоточена между рядом органов государственной власти и управления в соответствии с их функциональными обязанностями.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Назначение и особенности управленческой документации

     Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации различными способами (по установленным формам) соответствующей информации, т.е. в создании документов. Документы необходимы для того, чтобы в течение определенного времени можно было пользоваться необходимой управленческой информацией для самых разных целей.

  С точки зрения сферы действия управленческие документы делятся на следующие группы:

а) акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан; акты, регулирующие отношения органов  федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями;

б) правовые акты, действующие  на уровне субъектов федерации;

в)правовые акты, действующие в пределах отрасли;

г) правовые акты, действующие  в рамках отдельных организаций  или учреждений.

     Юридическим основанием для разработки распорядительных документов может быть необходимость исполнения принятых законом нормативных актов. С точки зрения принятия решений управленческие документы делятся:

а) издаваемые в условиях коллегиальности;

б) документы, издаваемые в  условиях единоличного принятия решений. В 1-м случае издаются постановления  и решения, во 2-м - приказы, указания, распоряжения.

    Постановление  - вид документа, принятого коллегиально. Это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной и исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представителями и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и установления стабильных норм и правил. Основания для разработки постановления: законы РФ, постановления Совета Федерации и Государственной Думы.

    Решение - правовой акт, принимаемый коллегиально и совещательными органами учреждения в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Оформляется как постановление.

    Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующего на основе единоличного принятия решений в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В деятельности организации различают приказы:

1) по организационным  вопросам. Издаются при создании, реорганизации, ликвидации, утверждения  структуры и штатов;

2) по основной деятельности. Регламентируют порядок финансирования  учреждения, материально техническое  снабжение, научно-техническую политику  и соц. вопросы;

3) по личному составу.  Регулируют прием, перемещение,  увольнение работников, взыскания,  поощрения, отпуска.

   Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично президентом РФ, а также единолично руководителем коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Особенность: имеет ограниченный срок действия, касается узкого круга лица.

   Указание - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его замом. Преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнением приказов, инструкций, данных вышестоящей организацией.

   Любой управленческий документ должен отвечать следующим требованиям:

а) должен быть составлен по установленной форме, а в ряде случаев соответствовать стандартам;

б) должен издаваться соответствующим компетентным органом или должностным лицом, а равно и лицами, которым такое право предоставляется законом или соответствующим директивным указанием;

в) документ всегда издается во исполнение норм права и не должен противоречить им.

    Все управленческие документы по средствам фиксации можно подразделить на следующие группы:

а) письменные - документы  рукописные и машинописные, а также  изготовленные на множительных аппаратах  и изданные типографским способом. В общем документообороте они  составляют примерно 95% всех документов;

б) графические - чертежи, схемы, планы, карты, графики, рисунки и т. п. Большое преимущество этих документов в том, что они наглядны и доступны для любого специалиста, не владеющего иностранным языком. Поэтому они находят все большее применение в народном хозяйстве.

в) фотокинодокументы - разновидность документов, которые дают возможность запечатлеть те объекты или процессы, фиксация которых с помощью других средств была бы затруднительной, а иногда и невозможной.     В отличие от фотодокументов, дающих статическое представление об объекте или процессе, кинодокументы позволяют увидеть эти же самые объекты или процессы в их динамике.

г) фонодокументы - документы, которые в настоящее время широко применяются. К ним относится фонограмма - новое прогрессирующее средство фиксации.

    Независимо от средств фиксации все документы по видам деятельности принято разделять на три большие группы.

1.Организационно - распорядительные  документы имеют исключительно  важное значение. В них отражены вопросы общего руководства. Эти документы составляются работниками всех подразделений предприятия. Документы по организации учета и отчетности составляют непосредственно работники отдела учета.

   Документы по финансово - расчетным операциям составляют в основном работники финансового отдела и бухгалтерии. Правильно составленные документы по финансово - расчетным операциям способствуют рациональному использованию денежных средств.

   Документы по снабжению и сбыту составляют преимущественно работники планового отдела, отделов материально-технического снабжения и сбыта, а также работники учета.

   Документы классифицируют и по наименованиям. Однако изучать документацию учреждений и предприятий лучше не по наименованиям, потому что структура, и особенно их содержание, несмотря на общие наименования, может быть различной.

   По месту составления документы подразделяются на внутренние, составленные работниками данного учреждения, предприятия, и внешние, поступающие от других учреждений, предприятий и лиц.

   По содержанию документы делят на простые, содержание которых посвящено одному вопросу, и сложные, содержание которых охватывает несколько вопросов.

   По форме документы бывают: индивидуальные - содержание каждого документа имеет свои особенности, например докладная записка; трафаретные - часть документа отпечатана, а часть вписывается при составлении (документы такой формы увеличивают производительность и освобождают работников от однообразного и непроизводительного труда); типовые, созданные для группы однородных предприятий, например, правила внутреннего трудового распорядка. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатают на множительных аппаратах или типографским способом. Многие из таких форм предварительно утверждаются вышестоящими организациями и являются обязательными.

   По срокам исполнения документы подразделяются на срочные, требующие исполнения в определенный срок, установленный законом, инструкцией, приказом, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен. Однако для несрочных документов на предприятиях также существуют определенные сроки: сутки - для телеграмм и три - пять дней - для корреспонденции.

   По происхождению документы принято делить на служебные, затрагивающие интересы учреждения или предприятия, цеха, отдела, группы работников, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными.

   По назначению документы могут быть представлены в виде подлинников, копий, выписок, дубликатов.

  Подлинник - это документ, составленный в первый раз, подписанный и надлежащим образом оформленный.

    Копия это повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «Копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. При отправке подлинника предприятиям или отдельным лицам копию обязательно оставляют в делах предприятия - отправителя. Этот вид копий на практике получил название «отпуск». О выдаче копий делается отметка на подлиннике: «Копия верна».

    Копии служебных документов, требующие особого удостоверения, а также копии документов личных имущественных и неимущественных прав граждан должны обязательно иметь подпись руководителя и печать предприятия.

    Иногда для работы требуется выписка из определенных разделов подлинного документа. При оформлении выписки необходимо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью.

   Предприятиям предоставлено право при утере владельцем подлинного документа, выдать ему дубликат (с пометкой «Дубликат»), имеющий одинаковую силу с подлинником.

    С точки зрения юридической силы, документы классифицируются на подлинные, которые выдаются уполномоченными работниками учреждения или предприятия с соблюдением всех правил, и подложные, содержание или реквизиты которых не соответствуют действительности. Подлинные документы, составленные по установленной или произвольной форме, могут быть действительными, т.е. имеющими в данное время юридическую силу, и недействительными, т.е. утратившими юридическую силу (например, договор, срок действия которого истёк).

 

 

 

 

1.3.2 Состав и  формуляр управленческой документации

 

       Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации различными способами (по установленным формам) соответствующей информации, т.е. в создании документов. Документы необходимы для того, чтобы в течение определенного времени можно было пользоваться необходимой управленческой информацией для самых разных целей.

     С точки зрения сферы действия управленческие документы делятся на следующие группы:

а) акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан; акты, регулирующие отношения органов  федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями;