Особенности документирования ООО "Прода"

б) правовые акты, действующие  на уровне субъектов федерации;

в)правовые акты, действующие в пределах отрасли;

г) правовые акты, действующие  в рамках отдельных организаций  или учреждений.

     Юридическим основанием для разработки распорядительных документов может быть необходимость исполнения принятых законом нормативных актов. С точки зрения принятия решений управленческие документы делятся:

а) издаваемые в условиях коллегиальности;

б) документы, издаваемые в  условиях единоличного принятия решений. В 1-м случае издаются постановления и решения, во 2-м - приказы, указания, распоряжения.

     Постановление  - вид документа, принятого коллегиально. Это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной и исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представителями и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и установления стабильных норм и правил. Основания для разработки постановления: законы РФ, постановления Совета Федерации и Государственной Думы.

     Решение - правовой акт, принимаемый коллегиально и совещательными органами учреждения в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Оформляется как постановление.

     Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующего на основе единоличного принятия решений в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В деятельности организации различают приказы:

1) по организационным  вопросам. Издаются при создании, реорганизации, ликвидации, утверждения  структуры и штатов;

2) по основной деятельности. Регламентируют порядок финансирования  учреждения, материально техническое  снабжение, научно-техническую политику  и соц. вопросы;

3) по личному составу.  Регулируют прием, перемещение,  увольнение работников, взыскания,  поощрения, отпуска.

     Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично президентом РФ, а также единолично руководителем коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Особенность: имеет ограниченный срок действия, касается узкого круга лица.

     Указание - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его замом. Преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнением приказов, инструкций, данных вышестоящей организацией.

Любой управленческий документ должен отвечать следующим требованиям:

а) должен быть составлен по установленной форме, а в ряде случаев соответствовать стандартам;

б) должен издаваться соответствующим компетентным органом или должностным лицом, а равно и лицами, которым такое право предоставляется законом или соответствующим директивным указанием;

в) документ всегда издается во исполнение норм права и не должен противоречить им.

Все управленческие документы  по средствам фиксации можно подразделить на следующие группы:

а) письменные - документы  рукописные и машинописные, а также  изготовленные на множительных аппаратах  и изданные типографским способом. В общем документообороте они  составляют примерно 95% всех документов;

б) графические - чертежи, схемы, планы, карты, графики, рисунки и т. п. Большое преимущество этих документов в том, что они наглядны и доступны для любого специалиста, не владеющего иностранным языком. Поэтому они находят все большее применение в народном хозяйстве.

в) фото-кино-документы - разновидность документов, которые дают возможность запечатлеть те объекты или процессы, фиксация которых с помощью других средств была бы затруднительной, а иногда и невозможной. В отличие от фотодокументов, дающих статическое представление об объекте или процессе, кинодокументы позволяют увидеть эти же самые объекты или процессы в их динамике.

г) фоно-документы - документы, которые в настоящее время широко применяются. К ним относится фонограмма - новое прогрессирующее средство фиксации.

    Независимо от средств фиксации все документы по видам деятельности принято разделять на три большие группы.

   Организационно - распорядительные документы имеют исключительно важное значение. В них отражены вопросы общего руководства. Эти документы составляются работниками всех подразделений предприятия. Документы по организации учета и отчетности составляют непосредственно работники отдела учета.

    Документы по финансово - расчетным операциям составляют в основном работники финансового отдела и бухгалтерии. Правильно составленные документы по финансово - расчетным операциям способствуют рациональному использованию денежных средств.

    Документы по снабжению и сбыту составляют преимущественно работники планового отдела, отделов материально-технического снабжения и сбыта, а также работники учета.

    Документы классифицируют и по наименованиям. Однако изучать документацию учреждений и предприятий лучше не по наименованиям, потому что структура, и особенно их содержание, несмотря на общие наименования, может быть различной.

    По месту составления документы подразделяются на внутренние, составленные работниками данного учреждения, предприятия, и внешние, поступающие от других учреждений, предприятий и лиц.

    По содержанию документы делят на простые, содержание которых посвящено одному вопросу, и сложные, содержание которых охватывает несколько вопросов.

    По форме документы бывают:

• индивидуальные - содержание каждого документа имеет свои особенности, например докладная записка;
• трафаретные - часть документа отпечатана, а часть вписывается при составлении (документы такой формы увеличивают производительность и освобождают работников от однообразного и непроизводительного труда);
• типовые, созданные для группы однородных предприятий, например, правила внутреннего трудового распорядка. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатают на множительных аппаратах или типографским способом. Многие из таких форм предварительно утверждаются вышестоящими организациями и являются обязательными.

По срокам исполнения документы  подразделяются на срочные, требующие  исполнения в определенный срок, установленный  законом, инструкцией, приказом, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен. Однако для несрочных документов на предприятиях также существуют определенные сроки: сутки - для телеграмм и три - пять дней - для корреспонденции.

По происхождению документы  принято делить на служебные, затрагивающие  интересы учреждения или предприятия, цеха, отдела, группы работников, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными.

По назначению документы  могут быть представлены в виде подлинников, копий, выписок, дубликатов.

   Подлинник это документ, составленный в первый раз, подписанный и надлежащим образом оформленный.

   Копия это повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «Копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. При отправке подлинника предприятиям или отдельным лицам копию обязательно оставляют в делах предприятия - отправителя. Этот вид копий на практике получил название «отпуск». О выдаче копий делается отметка на подлиннике: «Копия верна».

Копии служебных документов, требующие особого удостоверения, а также копии документов личных имущественных и неимущественных  прав граждан должны обязательно  иметь подпись руководителя и  печать предприятия.

Иногда для работы требуется  выписка из определенных разделов подлинного документа. При оформлении выписки  необходимо указать, из какого документа  она сделана. Правильность составления  выписки подтверждается подписями  должностных лиц и печатью.

   Предприятиям предоставлено право при утере владельцем подлинного документа, выдать ему дубликат (с пометкой «Дубликат»), имеющий одинаковую силу с подлинником.

   С точки зрения юридической силы, документы классифицируются на подлинные, которые выдаются уполномоченными работниками учреждения или предприятия с соблюдением всех правил, и подложные, содержание или реквизиты которых не соответствуют действительности.

 Подлинные документы, составленные по установленной или произвольной форме, могут быть действительными, т.е. имеющими в данное время юридическую силу, и недействительными, т.е. утратившими юридическую силу (например, договор, срок действия которого истёк).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3.3 Требования  к оформлению документов управленческой  деятельности

 

    Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и др.)

     Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

    Унифицированные системы документации — это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования, как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

          Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации другим нормативным документам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, инструкции.

     Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

    Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), издаются в соответствующей форме совместного решения, которое имеет правовую силу распорядительного документа в каждой организации, принимавшей этот документ.

    Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация решает этот вопрос самостоятельно. Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до сведения исполнителей в форме, установленной положением об этих органах.

    Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или вышестоящей. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

    Проекты документов, затрагивающих интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с этими организациями. В случае разногласий к проекту прилагаются замечания или формулировка сути разногласий.

     Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановления или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если ход заседания стенографируется, текст - стенограммы расшифровывается, отпечатывается, заверяется и хранится вместе с протоколом.

     В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами. Письма, как правило, должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен без документный обмен информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и т.д. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы, документ передается через модемную связь, по факсу или телефону.