Особенности оформления договора на экскурсионное обслуживание

gn="justify">     4. Название вида документа печатают  прописными буквами.

     5. Расшифровку подписи в реквизите  "подпись" печатают на уровне  последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

     6. Максимальная длина строки многострочных  реквизитов - 28 знаков.

     Если  заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.

     7. При печатании документов используют восемь стандартных положений табулятора:

     0 - от границы левого поля для  печатания peквизитов "Заголовок  к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Фамилия исполнителя и номер его телефона", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования", заверительной надписи "Верно", а также слов "Слушали", "выступили", "решили", "постановили", "приказываю", "предлагаю":

     1 - после 5 печатных знаков для  начала абзацев в тексте;

     2 - после 16 печатных знаков для  составления таблиц и трафаретных  текстов;

     3 - после 24 печатных знаков для  составления таблиц и трафаретных  текстов;

     4 - после 32 печатных знаком для  реквизита "адресат":

     5 - после 40 печатных знаков для  реквизита "гриф утверждения" и "гриф ограничения доступа к документу";

     6 - после 48 печатных знаков для  расшифровки подписи в реквизите  "подпись";

     7 - после 56 печатных знаков для  составления таблиц и трафаретных  текстов, а также для простановки кодов по ОКПО и ОКУД.

     8. При наличии нескольких грифов  утверждения и согласования их  располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от 0-го и 5-го положений табулятора.

     9. Если в тексте документа имеются  примечания или выделенная в  самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатают от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал.

     10. При оформлении документов на  двух и более страницах вторая  и последующие страницы должны быть пронумерованы.

     Номера  страниц должны быть проставлены  посередине верхнего поля листа арабскими  цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания [14, с. 44-47].

2. Общие характеристики справочно-информационных документов

     Справочно-информационные документы - это документы которые составляют большую часть документооборота предприятий, учреждений, организаций, и осветляет различные стороны их деятельности.

     В состав справочно-информационных документов входят: докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень [8, с. 39-46].

     Особую  группу в справочно-информационной документации составляет переписка - обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. К переписке прибегают для реализации информационных связей между организациями - как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения. Виды деловой переписки и их названия определяются способами передачи деловой информации, которые разделяются на два основных вида: почтовая связь и электросвязь.

     Деловая переписка занимает значительное место  в документационном массиве организаций. Являясь связующим звеном между  организациями, переписка может составлять до 80% входящей и исходящей документации.

     Переписку отличает широкое видовое разнообразие - от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, уведомление, согласие, претензия, требование, разъяснение, подтверждение, просьба, гарантия, приглашение и др.

     Информационный  обмен с помощью переписки  следует использовать только в том  случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).

     Составление и оформление справочно-информационных документов

     Докладная записка - это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

     Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя - руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации.

     Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок тексту, подпись. В настоящее время для успешной работы нашего агентства необходимо увеличение базы данных о потенциальных клиентах. Одним из наиболее реальных путей ее расширения является постоянный анализ средств массовой информации, в частности, прессы (информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала «Эксперт») [5, с. 21-25].

     Внутреннюю  докладную записку подписывают  составитель (если она представляется руководителю подразделениях и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

     Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

     Объяснительная  записка - это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

     Объяснительная  записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

     Текст объяснительной записки состоит  из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

     Объяснительную  записку подписывает ее составитель. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.

     Предложение - это документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляется аналогично докладной записке, как правило, по заданию руководства. Текст предложения содержит две части: обоснование и заключение - перечень предложений. Предложения составляются руководителями подразделений и специалистами, представляются руководству, подписываются составителем.

     Представление - это документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения. Представления составляются руководителями подразделений, их заместителями или заместителями руководителя организации.

     Представление оформляется на стандартном листе  бумаги, являются наименование подразделения, название вида документа, дата, регистрацией номер, адресат, заголовок к тексту, подпись.

     Заявление - это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

     Заявления составляются по кадровым вопросам: при приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др.

     Заявление адресуется руководителю организации  или его заместителю (в крупных организациях - руководителю самостоятельного структурного подразделения) и оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются наименование подразделения, название документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия и должность заявителя, подпись [10, с. 43-51].

     Текст заявления состоит из двух (обоснование  и заключение) или одной части (заключение). Заключение содержит изложение существа вопроса («прошу перевести...», «прошу предоставить отпуск...» и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса.

     Заявление может иметь приложения - документы, подтверждающие обоснованность просьбы (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).

     Заявление подписывается составителем.

     Служебное письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - пересылкой по почте.

     Письма  составляются на специальных бланках  писем формата А4 или А5 в зависимости  от размера текста письма. Обязательными  реквизитами письма являются наименование организации-автора, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах - печать.

     Телеграмма (телетайпограмма) - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования.

     Телеграммы  составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

     Телеграмма  должна быть напечатана четко и без помарок, на одной стороне телеграфного бланка установленной формы (или на светлой бумаге).

     Телеграмма  содержит следующие реквизиты: служебный  заголовок, указание категории телеграммы, отметка о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя, условный или полный, текст (содержание телеграммы), подпись, регистрационный делопроизводственный номер, дата регистрации, адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).

     Слова в телеграммах для подсчета делятся  на действительные и тарифные. Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм на телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм.

     В ответных телеграммах перед текстом  обязательно указываются номер  и дата документа, на который дается ответ.

     При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составленный и подписанный  исполнителем.

     Текст телеграммы излагается кратко, без  союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицательную частицу «не» опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания: точка - «тчк», запятая - «зпт», двоеточие - «двтч», кавычки - «квч», скобки - «скб», номер - «нр».

     Все цифровые данные в тексте пишутся  словами. Сочетание цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, нумерации домов, индексах документов [17, с. 36-39].

     Знаки «№»,«—»,«+» и др. следует писать словами - соответственно «номер» или «HP», «минус», «плюс» и др.