Особенности правового и нормативного регулирования деятельности ведомственных архивов и ведомственного хранения в постсоветский период

      Методическое  обеспечение деятельности ведомственных архивов оставалось с 1986 г., когда были введены в действие «Основные правила работы ведомственных архивов». Правила отмечали, что правовой основой для создания ведомственных архивов является Постановление Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г. N 274. Ведомственные архивы создавались для хранения документов ГАФ СССР и документов длительного практического значения (в том числе документов по личному составу), их учета, использования, отбора и подготовки документов ГАФ СССР к передаче на государственное хранение организации. Правила состояли из 14 разделов, в которых были раскрыты сущность и основные направления работы ведомственных архивов. Эти Правила действовали до тех пор, пока не были введены в 2002 г. новые «Основные правила работы архивов организаций». 
 
 

2. Нормативно-правовое регулирование деятельности архивов организаций  на современном этапе

    22 октября 2004 г. Президент РФ  подписал принятый Государственной  Думой и одобренный Советом  Федерации Федеральный закон  № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Именно этот является основополагающим нормативным правовым актом, наиболее полно раскрывающим все правовые аспекты архивного дела в Российской Федерации. Архивное дело, в соответствии с законом № 125-ФЗ, представляет собой деятельность в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов. Понятие «архивный документ» закон определяет как материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, имеющий реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежащий хранению в силу значимости носителя и информации.

    Таким образом, организацию архивного  хранения документов представляется допустимым рассматривать как комплекс мероприятий, направленных на создание и поддержание условий, обеспечивающих наиболее эффективное управление документами в процессе их временного или постоянного нахождения в архиве. Последнее, в свою очередь, предполагает хранение (прием и размещение) документов, последующее комплектование архива новыми документами, учет документов, состоящих на хранении, а также использование документов (их выдачу во временное пользование с последующим возвратом в места хранения).

    Архивные  документы могут состоять на постоянном, депозитарном или временном хранении. Постоянное хранение документов, относящихся к АФ РФ, осуществляется без определения срока, т.е. бессрочно, а их депозитарное хранение – только в течение роков и на условиях, определенных соответствующими договорами между федеральными органами исполнительной власти (предприятиями, организациями, учреждениями) и специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.

    Более тщательного толкования требует  понятие «временное хранение документов». В частности, для обозначения соответствующих видов временного хранения закон содержит два различных определения.

    Так, временное хранение архивных документов предполагает хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных соответствующими нормативно-правовыми актами. Временное хранение документов, относящихся к Архивному фонду РФ, предусматривает их хранение - до передачи на постоянное хранение - в государственных органах, органах местного самоуправления, на государственных и муниципальных предприятиях (организациях, учреждениях), в территориальных органах федеральных органов государственной власти и федеральных предприятий (организаций, учреждений), а также у собственников указанных документов (соответствующих юридических и физических лиц, в том числе негосударственных предприятий, общественных организаций и отдельных граждан). Хранение архивных документов должно осуществляться в архиве. Архив – самостоятельное учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

       Наиболее показательным примером архивного учреждения является государственный архив.

    Статус  структурного подразделения в составе органов власти, имеют муниципальные архивы. Статус структурного подразделения в составе предприятия, организации, учреждения, имеют архивы организаций (ведомственные архивы). Они создаются по решению соответствующего органа местного самоуправления либо руководителя соответствующего предприятия.

    Комплектование  архивов для ведомственного хранения документов, в соответствие с действующим  законодательством, производится на основании  списков, которые составляют государственные  и муниципальные архивы. Включение в эти списки негосударственных организаций, а также частных лиц осуществляется отдельно на основании договоров (ст. 20)

    Передача  документов, образующих Архивный фонд РФ, на постоянное хранение, как это предусмотрено ст. 21 Закона, производится следующим образом:

• документов, находящихся в государственной или муниципальной собственности — по истечении сроков их временного хранения (см. далее) в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях — в соответствующие государственные и муниципальные архивы;
• документов, образовавшихся в процессе деятельности территориальных органов федеральных органов государственной власти (федеральных организаций, иных государственных органов РФ, расположенных на территории субъекта России), — в государственные архивы соответствующего субъекта на основании договора между органом (организацией), передающим указанные документы, и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта России в области архивного дела;
• документов, находящихся в частной собственности — в государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук на основании договоров между этими архивами и собственниками указанных документов.

    Устанавливаются следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в государственные и муниципальные архивы (ст. 22):

    1) для включенных в установленном  порядке в состав Архивного  фонда Российской Федерации документов  федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России), а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций - 15 лет;

    2) для включенных в установленном  порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации - 10 лет;

    3) для включенных в установленном  порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций - 5 лет;

    4) для включенных в установленном  порядке в состав Архивного  фонда Российской Федерации отдельных  видов архивных документов:

• записей актов гражданского состояния - 100 лет;
• документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет;
• проектной документации по капитальному строительству - 20 лет;

• технологической и конструкторской документации - 20 лет;
• патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет;
• научной документации - 15 лет;
• кино- и фотодокументов - 5 лет;
• видео- и фонодокументов - 3 года.

    Кроме данного Закона действует ряд других федеральных законов, где регламентируется деятельность в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, такие как:

    1) Федеральный закон от 3 июня 2005 г. № 57-ФЗ «О внесении изменений в законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации»;

    2) Федеральный закон от 27 июля 2004 г.  № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (с изменениями и дополнениями от 2 февраля 2006 г.), определяющий порядок сдачи в архив личного дела гражданского служащего при расторжении служебного контракта и увольнении его с гражданской службы;

    3) Федеральный закон от 14 ноября 2002 г. № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» (с изменениями и дополнениями от 8 декабря 2003 г., 18 декабря 2006 г.), определяющий в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации правовое положение государственного унитарного предприятия и муниципального унитарного предприятия, права и обязанности собственников их имущества, порядок создания, реорганизации и ликвидации унитарного предприятия, а также порядок работы с архивными документами;

    4) Федеральный закон от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» (с изменениями и дополнениями от 6 октября 1997 г., 30 июня, 11 ноября 2003 г., 29 июня, 22 августа 2004 г.). Данный Закон регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их засекречиванием или рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации. Рассекречивание сведений и их носителей – снятие ранее введенных в предусмотренном настоящим Законом порядке ограничений на распространение сведений, составляющих государственную тайну, и на доступ к государственной тайне их носителям.

    Органы  государственной власти, руководители которых наделены полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне, обязаны периодически, но не реже чем через каждые 5 лет, пересматривать содержание действующих в органах государственной власти, на предприятиях, в учреждениях и организациях перечней сведений, подлежащих засекречиванию, в части обоснованности засекречивания сведений и их соответствия установленной ранее степени секретности.

    Срок  засекречивания сведений, составляющих государственную тайну, не должен превышать 30 лет. В исключительных случаях этот срок может быть продлен по заключению межведомственной комиссии по защите государственной тайны;

    5)  Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации». В ст. 11 ч. 1 «Информация о гражданах (персональные данные)» сообщается,  что «персональные данные относятся к категории конфиденциальной информации. Не допускается сбор, хранение и распространение информации о частной жизни, а равно информации, нарушающей личную тайну, семейную тайну, тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений физического лица без его согласия, кроме как на основании судебного решения».

    6) Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 г. № 195-ФЗ [15]. В части 59 ст. 28.3, на основании которой возбуждаются дела об административном правонарушении на должностных лиц органов, уполномоченных в области управления архивным фондом, – об административных правонарушениях, предусмотренных ст. 13.20, ч. 1 ст. 19.4, ч. 1 ст. 19.5, ст. 19.6, ст. 19.7.

    Кроме того, законодательство об архивном деле в Российской Федерации состоит из принимаемых в соответствии с вышеназванными Федеральными законами иных нормативных правовых актов Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации. К ним относятся:

    - Постановление Правительства РФ от 27 декабря 2006 г. № 808 «Об утверждении Перечня федеральных органов исполнительной власти и организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности»;

    - Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 г. № 290 «О Федеральном архивном агентстве»;

    - Постановление Правительства РФ от 7 апреля 2004 г. № 177 «Вопросы Федерального архивного агентства» (с изменениями и дополнениями от 17 июня 2004 г.);

    - Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утв. Главным архивным управлением при Совмине СССР 15 августа 1988 г.) (с изменениями и дополнениями от 27 июня 1996 г., 6 октября 2000 г.).

    В ч. 2 ст. 2 настоящего Федерального закона «Об архивном деле Российской Федерации» установлено положение о том, что все законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, а также субъектов Российской Федерации, муниципальные правовые акты об архивном деле не должны противоречить данному Федеральному закону. В случае если вышеуказанные правовые акты противоречат настоящему Федеральному закону, то действуют нормы, установленные данным Федеральным законом.

    Таким образом, нормативная правовая база, регулирующая деятельность юридических лиц в организации работы архивного дела, после принятия ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» в основном достаточно четко определяет правовое пространство, в котором могут существовать и организовывать свою работу архивы предприятий.

    Одной из самых важных проблем ведомственного хранения документов является сохранность  этих самых документов на протяжении всего срока хранения. Требования к обеспечению сохранности документов ведомственного архива регламентированы в «Основных правилах работы архивов организаций», одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002. «Основные правила...» вышли взамен «Основных правил работы ведомственных архивов», изданных в 1987 г. Необходимость подготовки и внедрения новых правил была обусловлена кардинальными изменениями в экономике, реформированием системы управления, правовых основ архивного дела, а также широким внедрением в общественную жизнь новых информационных технологий.