Особенности правового и нормативного регулирования деятельности ведомственных архивов и ведомственного хранения в постсоветский период

    В Правилах всего 10 разделов («Общие положения», «Экспертиза ценности документов», «Комплектование архива», «Обеспечение сохранности документов архива», «Организация документов в архиве», «Учет документов в архиве», «Научно-справочный аппарат к документам архива», «Использование документов архива», «Порядок передачи документов архива на постоянное хранение», «Организация работы архива»), выделенных в строгом соответствии с направлениями деятельности архива. В Правилах нашли отражение современные требования к охранному режиму архивов.

    Настоящие Правила дают следующее определение  архиву организации. Архив организации  – это самостоятельное структурное  подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

    В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться  следующие виды архивов:

• центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти;
• центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;
• объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;
• архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.

    Основными задачами архива организации являются: комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве; учет и обеспечение сохранности документов; создание научно-справочного аппарата к документам архива; использование хранящихся в архиве документов; подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

    Архив организации имеет право требовать  от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии; контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях – источниках комплектования архива; запрашивать от структурных подразделений и организаций – источников комплектования необходимые для работы архива сведения; участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления.

    Архив совместно с руководителем организации  несет ответственность за несоблюдение условий обеспечения сохранности  документов, за утрату и несанкционированное уничтожение документов, за необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности, за нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

    В тексте Правил включены положения по учету, экспертизе ценности и передаче на постоянное хранение  электронных документов, а также важные требования к формированию и ведению автоматизированного научно-справочного аппарата к документам архива. Правила регламентируют и такие новые направления деятельности, как порядок организации депозитарного хранения документов, выполнение платных услуг, освещают отдельно выделенное направление работы с документами по личному составу.

    Правила включают свод положений, норм, требований и около 50 графических форм, регламентирующих работу архивов организаций по формированию Архивного фонда, описанию и учету документов, обеспечению их сохранности, использованию, а также передаче упорядоченных документов постоянного хранения в государственные и муниципальные архивы.

    Как уже стало понятно, полнота и  качество документов, поступающих на государственное и муниципальное  хранение, напрямую зависит от правильной организации ведомственного хранения документов.

    Таким образом, в начале XXI в. сложилась современная законодательная система функционирования и деятельности архивов организаций и временного хранения документов АФ РФ до их передачи на постоянное хранение.

    Заключение 
 

    Качественное  комплектование государственных и  муниципальных архивов напрямую зависит от сохранности документов на стадии ведомственного хранения. Конечная цель организационной, методической и практической работы сотрудников архивных учреждений с организациями, учреждениями и предприятиями – это количество и качество документов, поступивших на государственное хранение.

    В начале 90-х гг. ХХ в. изменился статус Российского государства, стала иной политическая основа, изменились экономические устои (последнее сопровождалось появлением новых форм собственности). Перечисленные факторы самым непосредственным образом повлияли на функционирование архивного дела. Были определены принципиально новые подходы в комплектовании Архивного фонда Российской Федерации.

    Современная система архивного законодательства сложилась в начале ХХI века. Основным законодательным актом стал Федеральный закон «Об архивном деле Российской Федерации», вышедший в 2004 г. а также смежные законодательные акты, которые затрагивают правовые вопросы архивного дела организации. Нормативно-методическим документом, регулирующим деятельность архивов организаций, стали «Основные правила работы архивов организаций», разработанные всероссийским исследовательским институтом документоведения и архивного дела. Необходимость принятия новых нормативно-правовых актов, регулирующих  функционирование архивной отрасли, была обусловлена кардинальными изменениями в области экономики, реформированием управленческих структур, правовых основ архивного дела, а также широким внедрением в сферу управления новых информационных технологий. 
 

    Список  использованных источников и литературы: 
 

1. Еремченко, В.А. Делопроизводство и ведомственное хранение документов в условиях административной реформы: основные проблемы / В.А. Еремченко // Отечественные архивы. - 1999. - № 1.
2. Основные правила работы архивов организаций. М., ВНИИДАД, 2002.
3. Основные правила работы ведомственных архивов // Архивное дело. – М.: Книга сервис, 2003. – С. 11-145.
4. Основы законодательства Об архивном фонде Российской Федерации и архивах // Архивное дело. – М.: Книга сервис, 2003. – С. 3-11.
5. Постановление Правительства РФ «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» // Отечественные архивы. - 1995. - № 3.
6. Рогожин, М. Ю. Делопроизводство. Организация архива предприятия / М. Ю. Рогожин. – СПб. : Питер, 2006. – 160 с.
7. Сорокин, В.В. Объединенные ведомственные архивы в Российской Федерации (1960-е – первая половина 1990-х гг.) / В.В. Сорокин //Отечественные архивы. – 1995. – № 4. – С.17–28.
8. Сулимова, Л. П. Как создать архив с «нуля» на современном предприятии. Справочно-методическое пособие / Л. П. Сулимова, Д. В. Осипов. – М. : Бератор-Паблишинг, 2007. – 144 с.
9. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями на 13 мая 2008 г.) [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.rusarchives.ru/lows/fz.shtml
10. Цыганова, О.Г. Формирование Архивного Фонда РФ. Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве / О.Г.  Цыганова // Вестник архивиста. - 2001. - № 6 (66).