Особенности составления организационно-распорядительной документации в ООО «АТУ»

 

1) порядок деятельности  предприятия; 

 

2) решения и поручения  по организации работы;

 

3) организационные мероприятия; 

 

4) итоги работы;

 

5) результаты ревизии. 

 

Постановление - это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной  исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также  представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил. 

Распоряжение - правовой акт  управления государственного органа, имеющий обязательную силу для граждан  и организаций, которым он адресован. Их издают предприятия, организации, правительства, администрации районов и т.д. Исполнителями  распоряжения могут быть учреждения, структурные подразделения, должностные  лица.

 

Указание - правовой акт, издаваемый органом государственного управления, преимущественно по вопросам информационно-методического  характера, а также по вопросам, связанным  с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного  органа и вышестоящих органов  управления.

 

Решение - это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий  в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

 

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к  организационно-правовым и распорядительным документам.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу  вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к  руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

 

В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

 

Докладная записка-это документ, адресованный руководителю данной или  вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями  составителя. Обычно докладная записка  информирует руководство об имевших  место событиях, фактах, явлениях, сложившейся  ситуации, требующих принятия решения.

Служебная записка - записка  о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.

Объяснительная записка - это документ, объясняющий причины  какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации  и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Заявление - документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению или должностному лицу.

Справка – документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий. Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического или служебного характера.

Переписка - обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное  сообщение и др.), использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. К переписке прибегают для  реализации информационных связей между  организациями - как состоящими, так  и не состоящими в отношениях соподчинения.

Служебное письмо - обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.⁸Составляется на бланке письма.

 

Протокол - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений  коллегиальным органом или группой  работников.

Сводка - документ, представляющий собой обобщенные данные по одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, сводка требований и т.д.).

Заключение - документ, содержащий мнение, вывод учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу  или вопросу.

 

 Предложение - это документ, представляющий собой разновидность  докладной записки, содержащий  перечень конкретных предложений  по определенному вопросу.

Представление -  разновидность  докладной записки, содержащая перечень конкретных предложений по определенному  вопросу.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

Отзыв - документ, содержащий мнение учреждения или специалиста  по поводу какой-либо работы.

Перечень - систематизированный  список документов, предметов, объектов, составленный в целях распространения  на них определенных норм или требований.

Список - перечисление лиц  или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации.

 

1.2. Нормативно-правовая  и нормативно-методическая  регламентация  организационно-распорядительной документации:

Грамотно документировать  информацию и эффективно вести работу с документами можно только при  нормативной регламентации технологических  процессов работы с документами  внутри организации⁹.

Для этого при оформлении и составлении организационно-распорядительных документов должны соблюдаться требования, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки  документов с помощью средств  вычислительной техники.  

   До недавнего времени  государственное регулирование  делопроизводства осуществляла  Федеральная архивная служба  России (Росархив), которая в соответствии  с Положением об Архивном фонде  Российской Федерации и Положением  о Федеральной архивной службе  России осуществляла межотраслевое  организационно-методическое руководство  и контроль за организацией  документов в делопроизводстве  федеральных органов государственной  власти, координируя развитие государственной  системы делопроизводства и унифицированных  систем документации. В настоящий  момент эти функции переданы  Федеральному архивному агентству. 

     Нормативно-правовую базу делопроизводства в России составляет совокупность законодательных актов РФ, нормативно-методических документов, государственных стандартов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб ДОУ организаций всех форм собственности.

Гражданский кодекс Российской Федерации устанавливает правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица. Уголовный кодекс установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

 Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24,установил обязательность документирования информации, определил ряд терминов (информация, документированная информация и др.).

Ряд законодательных актов (Закон РФ «О языках народов Российской Федерации», Закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров», постановление  Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков  с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», «Об  оказании услуг почтовой связи», и др.) содержат совокупность частных норм, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении деловых документов. Законодательством также регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, требования к защите информации, приданию документам юридической силы (официальности), определяется порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов.

Федеральный закон «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ. Регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий.

Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

 

Федеральный закон«Об архивном деле в Российской Федерации» ( от 22 октября 2004 г. № 125); Положения «Об Архивном фонде Российской Федерации», регламентирует вопросы организации комплектования, хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и управления архивами.

Положение« О Федеральном архивном агентстве» (Росархив),осуществляющим функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в сфере архивного дела

 Постановление Правительства  РФ от 31 октября 2002 года №787 «О  порядке утверждения Единого  тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих. В соответствии со статьей 143 Трудового кодекса РФ тарификация работ и присвоение тарифных разрядов работникам производятся с учетом единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих. Особенно ценен этот документ при составлении организационной документации, которая в какой то степени сама является регламентом работы организации. И является важным звеном в системе ДОУ.

Комитет Российской Федерации  по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией  в Российской федерации, включая  работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению  общероссийских классификаторов технико-экономической  и социально информации.

   Стандарты – это нормативные документы, которые содержат правила, требования к объекту стандартизации, установленные на основе достижений науки, техники и передового опыта и утвержденные в соответствии с действующим законодательством. Стандарты представляют собой текстовые документы, в которых обычная линейная запись может при необходимости сочетаться с таблицами, графическим материалом. ¹⁰

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные  системы документации. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст) ¹¹.

Настоящий стандарт устанавливает:

-состав реквизитов документов;

-требования к оформлению  реквизитов документов;

-требования к бланкам  и оформлению документов;

-требования к изготовлению, учету, использованию и хранению   бланков с воспроизведением Государственного  герба Российской Федерации, гербов  субъектов Российской Федерации.  Требования настоящего стандарта  являются рекомендуемыми. ¹²

 ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные  системы документации.                 Придание юридической силы документам  на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной  техники. Основные положения. 

 ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные  системы документации. Требования  к построению формуляра-образца. 

 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и  определения». Настоящий стандарт  является важным этапом обновления  нормативно-методической базы делопроизводства  и архивного дела в соответствии  с федеральным законодательством  и современным уровнем развития данной отрасли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007.Система  стандартов по информации, библиотечному  и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. Этот стандарт регулирует процессы управления документами как в государственных, так и в коммерческих и общественных организациях как внутреннего, так  и внешнего пользования.

 ГОСТ Р 51511  –2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» (с изм. № 1 от 25 декабря 2002 г. № 505).

ГОСТ  17914 – 72 «Обложка дел  длительного хранения. Типы, разделы, технические требования». При оформлении дел  для сдачи в архив.

ГОСТ Р 1.5 – 2004 «Стандартизация  в Российской Федерации. Правила  построения, изложения, оформления и  обозначения».

Во все действующие  инструкции и правила по ведению  делопроизводства обязательно включены разделы, составленные на основе этих стандартов.

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, а именно  ОК011-93 «Общероссийский  классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000), (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.93  № 299)¹³.

Нормативные и методические документы по делопроизводству в  учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных  и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами¹⁴.