Особенности составления организационно-распорядительной документации в ООО «АТУ»

ООО «Автотранспортное управление»  является одним из современнейших транспортных предприятий Южного Урала. Оно расположено на 9 площадках, имеет около 1 тыс. единиц автотранспортной техники, более 1 тыс. 700 человек персонала.

В состав ООО «АТУ» входят пять цехов перевозок, цех ремонта  и цех подготовки производства.

 Основными направлениями  деятельности являются автотранспортные  услуги, эксплуатация грузоподъемных  механизмов, перевозка тяжеловесных  и негабаритных грузов, перевозка  опасных грузов, ремонт и техническое  обслуживание грузовых и легковых  автомобилей, ремонт самоходной  техники «БелАЗ» и автотракторной  техники, осуществление купли-продажи  и предпродажной подготовки различных  видов транспорта. Значительно возросла  в последние годы оснащенность  ремонтной службы современным  диагностическим оборудованием,  на предприятии полностью модернизирована  техническая база.

Автотранспортное управление обеспечивает бесперебойный технологический  процесс ММК и Группы компаний, включая междугородние перевозки. Расширение базы обслуживания и ремонта, профессиональные кадры, способные решать самые сложные технические задачи, позволяют в полной мере и качественно удовлетворять текущие и перспективные потребности Группы компаний ММК, снижая издержки и экологическое воздействие на окружающую среду.

Руководство текущей деятельностью  общества осуществляется директором.  Полномочия, права и обязанности  органов управления обществом осуществляются в рамках их компетенции, которая  прописана в уставе организации.

Службу документационного  обеспечения в ООО «АТУ» осуществляет секретарь, инспектор- делопроизводитель.

Локальными  нормативными актами ООО «АТУ» являются:

1. Основным регламентирующим документом  деятельности организации является устав ООО «АТУ». ²² Требование к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица, содержится в Гражданском кодексе РФ ст.52.

 В уставе организации  указан перечень документов, которые  действуют в организации:

- договор о создании  общества;

- устав общества, изменения  и дополнения, внесенные в устав  общества, зарегистрированные в  установленном порядке, решение  о создании общества, свидетельство  о государственной регистрации  общества;

- документы, подтверждающие  права общества на имущество,  находящееся на его балансе;

- внутренние документы  общества;

- положение о дочерних  предприятиях;

- годовые отчеты;

- документы бухгалтерского  учета;

- документы бухгалтерской  отчетности;

И иные документы, предусмотренные  ФЗ «Об акционерных обществах», уставом  общества, внутренними документами  общества, решениями собрания акционеров, совета директоров общества, органов  управления общества, а также документы, предусмотренные правовыми актами РФ²³.

        2.Положения о структурных подразделениях, в том числе и положение о службе ДОУ, которые определяют статус структурных подразделений, их правовое положение в структуре организации и взаимоотношения с иными структурными подразделениями, задачи, права и ответственность, функции.

  3.Инструкция по ведению делопроизводства в организации, закрепляющая принципиальные положения и технологические решения по документационному обеспечению управления. В Инструкции отражаются особенности структуры, штатного состава и направлений деятельности организации. Традиционно в таких инструкциях описывается порядок работы с организационно-распорядительными документами без рассмотрения других систем документации.

   4.Должностные инструкции, в том числе должностная инструкция инспектора-делопроизводителя. Не существует стандарта, регламентирующего содержание и процедуру разработки должностей инструкции, в  связи с чем, каждая организация имеет возможность самостоятельно формировать описание той или иной должности. Должностная инструкция содержит информацию, которая необходима в процессе управления.²⁴

5.Штатное расписание. Закрепляет структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов. В нем указываются коды и наименование структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки по видам и месячный фонд зарплаты.

           6.Правила внутреннего трудового распорядка организации, регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников; основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора; режим работы; время отдыха; применяемые к работникам меры поощрения и взыскания; иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации. Они обычно являются приложением к коллективному договору.

         8.Табель форм документов- это перечень разрешенных к применению состава документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения. В Табель  входят  сведения:

 

·   о наименовании формы  документа;

 

·   о присвоенном  этой форме коде;

 

·   о наличии общегосударственной  формы документа;

 

·   об условиях ее составления (периодичность; лицо, ответственное  за подготовку документа и др.);

 

·   о степени ограничения  доступа к документу.

 

     9. Альбом форм документов организации — это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации. Цель разработки Альбома форм документов - регламентация формы и содержания документов, используемых в деятельности организации.

    10.Инструкция по охране труда для работников. Она регламентирует информирование работников об условиях и охране труда на рабочих местах, о существующем риске повреждения здоровья и полагающихся им компенсациях и средствах индивидуальной защиты, ознакомление работников с требованиями охраны труда.

    11.  Положения о порядке работы с обращениями граждан.

   К обязательным локальным нормативным актам относятся также

-документы организации,  связанные с защитой персональных  данных работников, устанавливающие  порядок обработки персональных  данных работников;

- график отпусков, форма  расчетного листка и т.д.

 

Заключение: Организационная деятельность  ООО «АТУ» фиксируется в организационно - правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав,  а также функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты. Что полностью соответсвует требованиям к составу локальных нормативных актов в любом государственном учреждении.

 

2.2. .Анализ организационно-распорядительных  документов  в ООО«АТУ».

Требование. Противоречие. Выводы.

 

Решение.

Унифицированной формы решения  единственного акционера/участника, к сожалению, нет. Законом определено лишь то, что решение принимается  акционером/участником единолично и  оформляется письменно.²⁵ Таким образом, решение можно составить в произвольной форме, но лучше:

—  это сделать, используя  реквизиты, применяемые для организационно-распорядительной документации  в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, учитывая практику работы с такого рода документами в АО и ООО. Это правовой акт, принятый единственным участником.

 Формуляр решения единственного акционера/участника ( «решение») схож с типовым формуляром приказа. Документ оформлен на общем  бланке формата А4и  имеет установленный состав реквизитов.

Наименование организации. Мы видим решение, на котором наименование организации фигурирует внутри наименования вида документа. К такому варианту, противоречащему рекомендациям ГОСТа Р 6.30-2003, уже все привыкли и многие считают его единственно верным. Правильное расположение реквизита - над наименованием вида документа, отдельной строкой. В таком случае под наименованием вида документа, просто надо указать наличие участника(в нашем случае единственного участника).

Дата. Датой решения является дата его принятия единственным акционером/участником. Дата оформлена словесно-цифровым способом, поэтому слово «год» не должно прописываться полностью, а используют сокращенное «г.»

Регистрационный номер.  Номер решения стоит рядом со словом «РЕШЕНИЕ», а место составления и дата расположены как при оформлении договора. К такому варианту, противоречащему рекомендациям ГОСТа Р 6.30-2003, уже все привыкли и многие считают его единственно верным. Правильно было расположить дату и номер под наименованием вида документа, на одной строке, а уже под ними располагают реквизит «место составления». Решения не издаются, а принимаются, в связи с чем название реквизита «Место издания» в бланках указанных распорядительных документов трансформируется в «Место составления».

Отсутствует реквизит «заголовок к тексту»который должен формулироваться с помощью предлога «О» («Об») и отглагольных существительных.

Далее следует текст.  Текст решения условно подразделяется на вводную и основную части:

—  вводная часть включает в себя сведения о единственном акционере/участнике, и заканчивается словами «принято решение», которые могут быть написаны в конце первого абзаца (по правилам русского языка) или на отдельной строке (по аналогии с формуляром приказа);

—  основная часть текста включает в себя собственно принятые решения по нескольким вопросам, отнесенным к компетенции единственного  акционера/участника, перечисленным  в тексте по порядку. Решение по каждому  вопросу пишется, начиная с нового абзаца с использованием порядковой нумерации.

В составе реквизита «Подпись»  вместо привычной нам «должности лица» указан учредитель, дальше следует расшифровка подписи, инициалы. Наименование общества добавляют, если документ составлен не на его бланке.

Если в качестве акционера/участника  организации А выступает другая организация Б, то подпись на решении  ставит руководитель организации Б.

Решение скрепляется печатью  общества, которая располагается  рядом с подписью единственного  акционера/участника. Единственным акционером/участником общества А является юридическое лицо Б, в решении ставится печать общества А, но не юридического лица Б, руководитель которого его подписал. То есть это своего рода исключение из правила, что печатью заверяется подпись уполномоченного лица, подписывающего документ от имени организации.

Решение составляется в 2 экземплярах.²⁶Решение участника ООО рекомендуется аналогично составлять в 2 экземплярах, несмотря на то, что в отношении протокола общего собрания участников это в Федеральном законе об ООО специально не прописано.

Вывод: Среди большого разнообразия видов служебных документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная документация (ОРД) занимает особое место. Можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, документируемых в ОРД - наиболее широко используемом виде документации. Стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 не оговаривает полный перечень организационно-распорядительных документов, на которые он распространяется. Это позволяет руководителю своим приказом или нормативным документом (например, Положением о службе делопроизводства, канцелярии) уточнить перечень ОРД, который отвечал бы содержанию деятельности руководимой им организации. Правила и требования ГОСТ Р 6.30-2003 носят универсальный характер, и является рекомендуемым. Но они находят широкое применение в других унифицированных и неунифицированных системах документации. Знание этих правил и требований позволяет овладеть рациональными приемами работы с документами, экономить время на их составление и обработку.

Справка.

Служебная справка, отражающая вопросы основной деятельности.

Справка внешняя, составленная по запросу руководства и содержащая информацию по производственной тематике.

Количественный состав и месторасположение  реквизитов анализируемого документа  полностью соответствует требованиям  формуляра-образца и ГОСТ Р 6.30-2003.

Документ изготовлен на общем бланке. Это образец углового расположения реквизитов на документе. Дата справки- дата подписания документа. Оформление текста документа верно с точки  зрения требования к его лингвистическим  и композиционным особенностям.

Справки по производственной тематике составляют в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй – подшивается в дело.