Особенности составления организационно-распорядительной документации в ООО «АТУ»

Остановимся подробнее на нормативно-методических документах, имеющих для организации первостепенное значение, при работе с организационно-распорядительными документами:

Государственная система  документационного обеспечения  управления. Основные положения. Общие  требования к документам и службам  документационного обеспечения (ГСДОУ). Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной  системы делопроизводства (ЕГСД). В  ЕГСД  сформулированы общие правила  документирования управленческой деятельности, приведены принципы унификации документации, даны рекомендации по структуре делопроизводственных служб, определены их функции, изложены основы контроля исполнения документов, механизации делопроизводственных процессов.¹⁵

Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (утверждена приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536). Инструкция излагает общий порядок подготовки и оформления управленческой документации — особенности оформления отдельных организационно-распорядительных документов, описывает процедуры документооборота (от регистрации поступающего в организацию документа до передачи дел на архивное хранение).

Номенклатура дел организации. Является основным классификационным  справочником любого предприятия и  используется при построении информационно-поисковой  системы. Для составления номенклатуры дел необходимо знать требования, предъявляемые нормативно-методическими  документами – Государственной системой документационного обеспечения управления. Основными правилами работы ведомственных архивов, методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

Правила делопроизводства в  федеральных органах исполнительной власти утверждены постановлением Правительства  РФ от 15 июня 2009 г. №477.

 Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Правила детально освещают ряд делопроизводственных вопросов: требования к номенклатуре дел, порядок проведения экспертизы ценности документов и передачи их в архив, работа с документами в архивах.

Одним из «настольных» нормативных  документов работников делопроизводственной сферы является «Перечень типовых  управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием  сроков хранения» (утвержден руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.). Перечень включает в себя документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных). Перечень служит целям сохранения, организации и качественного пополнения состава Архивного фонда Российской Федерации. Перечень используется при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке схем классификации документов, при разработке ведомственных перечней документов, примерных номенклатур дел, а также в практике работы экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) архивных органов и экспертных комиссий (ЭК) организаций.

   Вывод: Таким образом государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами,  оно охватывает всю область документационного обеспечения управления. 

1.3. Требования к составлению и оформлению организационно-распорядительных  документации.

Главная особенность организационно-распорядительных документов состоит в том, что  они являются внутренними документами. Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые на предприятии  и используемые работниками предприятия  в управленческом процессе, не выходящие  за пределы организации. Происхождение  документов совпадает со сферой их применения: они создаются и обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации.

Внутренний документ, выпускаемый  на предприятии, может считаться  обязательным для исполнения сотрудниками лишь в том случае, если он имеет  юридическую силу.

Чтобы документ имел такую  силу, необходимо следующее:

 

• положения, содержащиеся в документе, должны строго соответствовать требованиям законодательства;

 

• документ должен быть издан должностным лицом управления, отдела предприятия, обладающим необходимыми для этого полномочиями;

 

• реквизиты документа должны соответствовать принятым нормам.

 

Если эти условия не соблюдены, документ может быть признан  судом недействительным.

 

Для упрощения работы с  ОРД, ускорения их составления и оформления проведена унификация и стандартизация ОРД по форме и по содержанию.

Унифицированная система  документации (УСД) - это система  документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности».¹⁶ При проведении унификации документов учитывались все требования к документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки и хранения.

В настоящее время разработаны  и действуют следующие УСД:

 

 -унифицированная система организационно-распорядительной документации¹⁷;

 

 -унифицированная система банковской документации;

 

- унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

 

 -унифицированная система отчетно-статистической документации;

 

- унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

 

- унифицированная система документации по труду;

 

-унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации; унифицированная система внешнеторговой документации.

 

Результаты проведенной  унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы - стандарта, требование которого имеют  обязательный характер в пределах сферы  его действия (страны, отрасли, отдельной  организации).

 В связи с этим, организационно-распорядительные документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать положениям ГОСТ Р 6.30-2003«Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ¹⁸

 Он распространяется на Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенную в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД, класс 0200000).

 

В перечень реквизитов ОРД  входят:

01 - Государственный герб  Российской Федерации;

 

02 - герб субъекта Российской  Федерации;

 

03 - эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

 

04 - код организации;

 

05 - основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического  лица;

 

06 - идентификационный номер  налогоплательщика/код причины постановки  на учет (ИНН/КПП);

 

07 - код формы документа;

 

08 - наименование организации;

 

09 - справочные данные  об организации;

 

10 - наименование вида  документа;

 

11 - дата документа;

 

12 - регистрационный номер  документа;

 

13 - ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

 

14 - место составления  или издания документа;

 

15 - адресат;

 

16 - гриф утверждения документа;

 

17 - резолюция;

 

18 - заголовок к тексту;

 

19 - отметка о контроле;

 

20 - текст документа;

 

21 - отметка о наличии  приложения;

 

22 - подпись;

 

23 - гриф согласования  документа;

 

24 - визы согласования  документа;

 

25 - оттиск печати;

 

26 - отметка о заверении  копии;

 

27 - отметка об исполнителе;

 

28 - отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

 

29 - отметка о поступлении  документа в организацию;

 

30 - идентификатор электронной  копии документа.

  Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его видом и разновидностью. Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов лишает его юридической силы. К обязательным реквизитам прежде всего относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный бланк документа. Правильно оформленные реквизиты организационно-распорядительных документов гарантируют их юридическую силу.

Общим для всех видов и  типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления документов, в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами. ¹⁹  А также требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации и  другим нормативным документам, содержащим правила документирования.

 

Документы в организации  должны, как правило, оформляться  на бланках и иметь установленный  комплекс обязательных реквизитов и  порядок их расположения. Бланк документа – это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами, содержащими необходимую информацию об организации-авторе документа.²⁰

Бланки документов изготавливаются  на стандартных листах бумаги форматов А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм). Они обычно изготавливаются  типографским способом, с помощью  средств оперативной полиграфии или воспроизводят с помощью  средств вычислительной техники  непосредственно при изготовлении конкретного документа.

 Каждый лист документа,  оформленный как на бланке, так  и без него, должен иметь поляне  менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

В организации применяются  следующие бланки:

общий бланк;

бланк письма;

бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для  изготовления любых документов кроме  писем. Разработка особого бланка для  писем связана с тем, что в  письмах, в отличие от других документов, указываются адресные данные организации.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

Реквизиты бланка и ограничительные  отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованно (начало и  конец каждой строки реквизитов равно  удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Угловое расположение реквизитов наиболее рационально для оформления писем, так как верхний правый угол бланка используется для указания адреса получателя и нанесения резолюции.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый  редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных  материалов), 13, 14, 15, Times DL размером № 12, 13, 14 через 1-2 интервала.

Основные правила при  оформлении документов:

-текст документа печатается через 1,5 межстрочных интервала;

– первую строку каждого  абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы левого поля;

– реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал;

– реквизиты документа  отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами;

– расшифровку подписи  в реквизите “Подпись” печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией;

– если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается

продлевать до границы  правого поля;

– точку в конце заголовка  не ставят;

– в документах, оформленных  на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы;

– номера страниц проставляются  посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова “страница” на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

 

Практическая  часть

Глава 2. Особенности составления организационно-распорядительной документации в ООО «АТУ».

 

2.1.  ООО «Автотранспортное управление» как автотранспортная организация.

ООО «Автотранспортное управление»  входит в группу ММК – Сервис, и является дочерней организацией Магнитогорского металлургического комбината, на основании Гражданского кодекса Российской Федерации, Федеральных законов "Об обществе с ограниченной ответственностью"; «"Об акционерных обществах», учредительного договора, регистрационного свидетельства, лицензии и т.д.²¹