Отчет по практике в ГУ МЧС России по Хабаровскому краю

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

 

Введение

Раздел I: Нормативно-правовое и документационное обеспечение деятельности канцелярии ГУ МЧС России по Хабаровскому краю

Раздел II: Описание и анализ структуры и функций ГУ МЧС России по Хабаровскому краю

2.1 Характеристика организационно-функциональной структуры ГУ МЧС России по Хабаровскому краю

2. Исследование функций  и полномочий канцелярии ГУ  МЧС России по Хабаровскому краю

3 Описание и анализ функциональных обязанностей служащих канцелярии

Раздел III: Анализ управленческой деятельности канцелярии ГУ МЧС России по Хабаровскому краю

Раздел IV: Проект совершенствования деятельности канцелярии ГУ МЧС России по Хабаровскому краю

Заключение

Библиографический список

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Одной из важнейших задач современного управления является рациональная организация работы служащих, деятельность которых протекает в офисе. Эта деятельность базируется на таких процессах, как получение информации, ее обработка, анализ.  Поэтому особое значение приобретают компьютерные технологии, обеспечивающие необходимую эффективность труда служащих в современных условиях.

 В любой сфере деятельности существуют базовые ключевые понятия. Не является исключением и сфера управления организацией. К таким понятиям следует  отнести документ, документооборот  и делопроизводство.

Под документом понимается информация, зафиксированная на материальном  носителе в соответствии с определенными правилами. Документ обеспечивает сохранение информации, важной для одного человека ми группы лиц.

 Чем крупнее организация, тем больше документов циркулирует в нем, то есть тем больше у него документооборот. Документооборот должен  быть налажен таким образом, чтобы ускорить процесс информационного обмена (быстрый доступ, поиск, доставку). От этого зависит выполнение требования оперативности управляющей информации.

Организацию работы с документами называют делопроизводством. Успешное взаимодействие между организациями в деловой жизни невозможно без документов и обеспечения необходимых информационных связей, которые призвано обеспечивать делопроизводство. Делопроизводство имеется в любой организационной структуре, не зависимо от ее численности и назначения.

Процессы делопроизводства и документооборота могут рассматриваться как документальное отражение и обеспечение управленческих процессов. В этом смысле делопроизводство и документооборот следует рассматривать как документационное обеспечение управления (ДОУ), то есть как систему вторичных процессов, обеспечивающих и отражающих процессы управления.

Документационное обеспечение управления состоит в решении  следующих задач:

- документирование (подготовка, оформление, согласование и изготовление документов);

- организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения, и использования документов);

- систематизация архивного хранения документов (определение правил хранения информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений).

Делопроизводство реализуется в виде комплекса мероприятий по документационному обеспечению управления организацией.

Российская технология процессов делопроизводства  имеет следующие особенности:

- вертикальный характер движения  документов внутри организации (руководитель - исполнитель - руководитель);

- централизованный контроль и отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах, куда заносятся все сведения о документах и их перемещениях, резолюции начальства, данные по контролю сроков исполнения, отчеты и т. д.;

- создание специализированных  служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий;

- высокая степень стандартизации, так как технологии делопроизводства закреплены в государственных стандартах и инструкциях;

- делопроизводство фактически  отделено от работы с самими  документами:

- руководители и исполнители  работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных и контрольных карточек;

- компьютерные технологии делопроизводства  обеспечивают сопровождение  бумажного документооборота и снижение трудоемкости рутинных операций по обработке документов.

Актуальность темы обусловлена тем, что важнейшим условием успешного функционирования системы управления организацией являются накопление, обработка, передача и хранение необходимой информации. Каждая управленческая функция сопровождается определенным комплексом документов, состав которых зависит от круга решаемых задач, объема и характера компетенции организации, порядка принятия решения, формами взаимосвязей с другими организациями. Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами.

Сотрудники, непосредственно занимающиеся делопроизводством, должны профессионально владеть современной технологией организации работы не только с документами на бумажных носителях, но и в совершенстве владеть методами и средствами обработки на компьютерах электронных документов. В то же время понимая, что в делопроизводство может быть в той  или иной мере вовлечен любой сотрудник, каждому необходимо иметь хотя бы минимальные знания в этой области, например как оформить служебную записку или приказ, какие должны быть визы подготавливаемом документе, кто должен отвечать за этот документ.

Целью практики является овладение управленческой деятельностью, методикой разработки управленческих решений и обоснованием их социальной эффективности.

Задачи практики:

- изучить нормативные правовые основы организационно - функциональной структуры канцелярии Главного управления МЧС России по Хабаровскому краю;

- освоить направления, формы, средства и методы управленческой деятельности, в том числе инновационной;

- освоить методику разработки управленческих решений анализ и оценку социальной эффективности управленческой деятельности;

- на основе анализа деятельности канцелярии Главного управления предложить проект по решению выявленных проблем и совершенствованию управленческой деятельности.

Объект: канцелярия ГУ МЧС России по Хабаровскому краю.

Предмет: деятельность канцелярии ГУ МЧС России по Хабаровскому краю по разработке и реализации управленческих решений и осуществлению управленческих функций.

Методология исследования базируется на применении следующих методов научного познания: методы организационного моделирования, методы сравнительного и ситуационного анализа, методы системного анализа. 
 

 

Раздел I: Нормативно-правовое и документационное обеспечение деятельности канцелярии ГУ МЧС России по Хабаровскому краю

 

В своей деятельности канцелярия руководствуется Конституцией Российской Федерации, общепризнанными принципами и нормами международного права, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами МЧС России, Положением об общем отделе, а также приказами регионального центра, изданными в пределах полномочий, предоставленных МЧС России.

Работа с документами в Главном управлении организована в соответствии с федеральными законами Российской Федерации, нормативными документами МЧС России, Дальневосточного регионального центра МЧС России, а также распорядительными документами Главного управления:

- № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации».

- № 59-ФЗ от 2 мая 2006 года «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

 - № 735 от 1 декабря 2008 «Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России». 

Инструкция устанавливает порядок работы с несекретными документами, включая документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения (для служебного пользования), а также документы, поступающие по электронной почте.

Организация работы с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 5 января 2004 г. № 3-1 (приказ МЧС России от 04.02.2004 № 05).

Разработана Инструкция в соответствии с требованиями                    ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым и введенным в действие постановлением Госстандарта России от                        3 марта 2003 г. № 65-ст, Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 29.07.2008  № 425, другими нормативными правовыми актами по вопросам делопроизводства.

Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами, представленными на носителях всех видов. Регистрация, оформление документов и контроль их исполнения могут быть организованы с использованием электронно-вычислительной техники и программных средств, предназначенных для учета документов. При этом автоматизированные технологии обработки служебной документации должны соответствовать требованиям настоящей Инструкции.

Во исполнение приказа МЧС России от 01.12.2008г. № 735 принятые на работу сотрудники в течение одного месяца после назначения на должность должны быть ознакомлены с Инструкцией под роспись.

- № 160 от 16 марта 2006 г. «Об утверждении Инструкции по архивной работе в органах управления, соединениях, воинских частях войск гражданской обороны и организациях системы МЧС России».

- № 540 от 27 сентября 2011 г. «Об утверждении Административного регламента МЧС России предоставления государственной услуги по приему граждан, обеспечению своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятию по ним решений и направлению ответов заявителям в установленный законодательством Российской Федерации срок»;

- № 630 от 30 декабря 2004 г. «Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений ГПС, учреждений и организаций системы МЧС России, с указанием сроков хранения», 

Организация и ведение делопроизводства в Главном управлении осуществляется согласно федеральному законодательству, нормативно-правовым актам МЧС России.

Все формы управленческой деятельности, отраженные в служебных документах, выступающих способом и средством реализации, возложенных на Главное управление функций, проходят через канцелярию:

- организационно-распорядительная деятельность,

- учет,

- отчетность,

- сохранение документов и т. п.

Эти функции отражаются в документах, общих для всех подразделений, находящихся в подчинении Главного управления.

Доведение приказов начальника Главного управления, Дальневосточного регионального центра МЧС России и МЧС России до исполнителей производится под роспись (лист ознакомления) или в журнале учета приказов.

Еженедельно представляется доклад в Общий отдел Дальневосточного регионального центра МЧС России.

Состав экспертной комиссии, комиссии по исполнительской дисциплине, по работе с документами «ДСП», по работе с обращениями граждан утверждены установочным приказом Главного управления от 25.12.2011 № 380 «Об организации внутренней деятельности в Главном управлении МЧС России по Хабаровскому краю».

Положение об канцелярии согласовано с Дальневосточным региональным центром МЧС России и утверждено приказом Главного управления от 30.12.2010 № 392 ДСП. Положение об архиве и Положение о постоянно действующей экспертной комиссии, утверждены приказом Главного управления от 22 января 2008 года № 14 и согласованы с Центральным архивом МЧС России. Все протоколы и акты по итогам проверок представляются начальнику Главного управления.

 

 

 

 

 

 

Раздел II: Описание и анализ структуры и функций ГУ МЧС России по Хабаровскому краю

2.1 Характеристика организационно-функциональной структуры ГУ МЧС Росии по Хабаровскому краю

 

Главное управление МЧС России возглавляет начальник Главного управления МЧС России по Хабаровскому краю. Начальник Главного управления назначается на должность и освобождается от должности в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

Начальник Главного управления руководит деятельностью Главного управления МЧС России и подчиненных подразделений; несет персональную ответственность за выполнение задач и функций, возложенных на Главное управление МЧС России и подчиненные ему подразделения, обеспечивает соблюдение законности в деятельности Главного управления МЧС России и подчиненных подразделений,