Отчет по практике в ГУ МЧС России по Хабаровскому краю

Непосредственное руководство направлениями повседневной деятельности Главного управления МЧС России по Хабаровскому краю в соответствии с распределением обязанностей осуществляют первый заместитель и заместители начальника Главного управления:

- Заместитель НГУ (по защите, мониторингу и прогнозированию ЧС);

- Заместитель НГУ (по ГПС);

- Заместитель НГУ (по антикризисному  управлению);

- Заместитель НГУ (по финансово-экономической  работе) – главный бухгалтер;

- Заместитель НГУ (начальник  УНД) – главный государственный инспектор по пожарному надзору;

- Помощник  руководителя  территориального органа;

- Помощник  НГУ по безопасности.

Главное управление ГУ МЧС России по Хабаровскому краю состоит из следующих управлений, самостоятельных отделов и групп (Приложение А):

- управление надзорной деятельности;

- управление гражданской защиты;

- управление пожаротушения и  проведения аварийно - спасательных  работ;

- управление материально-технического  обеспечения 

- управление кадров, воспитательной  работы, профессиональной подготовки и психологического обеспечения;

- организационно-мобилизационный  отдел;

- отдел по защите государственной  тайны;

- отдел государственной  инспекции по маломерным судам;

- отдел бухгалтерского  учета и отчетности;

- финансово-экономический  отдел;

- отдел связи, оповещения и автоматизированных систем управления;

- отдел оперативного планирования;

- канцелярия;

- группа информации, пропаганды  и связи с общественностью;

- контрольно-ревизионная группа.

 

2. Исследование  функций и полномочий канцелярии  ГУ МЧС России по Хабаровскому краю

 

Канцелярия Главного управления является самостоятельным структурным подразделением Главного управления Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по Хабаровскому краю, созданное для ведения делопроизводства, а также для архивного хранения документов.

Основными задачами канцелярии являются:

- организация и осуществление делопроизводства в ГУ МЧС России по Хабаровскому краю;

- методическое руководство по делопроизводству и контролю исполнительности в Главном управлении МЧС России по Хабаровскому краю и подчиненных подразделений;

- работа с заявлениями по обращению граждан;

- организация приема по личным вопросам руководством ГУ МЧС России по Хабаровскому краю:

- участие в работе комиссий ГУ МЧС России по Хабаровскому краю.

- проверка организации делопроизводства, контроля исполнительности и работы по обращению граждан в подчиненных ГУ МЧС России по Хабаровскому краю;

- составление номенклатуры дел ГУ МЧС России по Хабаровскому краю, проверка и согласование номенклатуры дел подчиненных подразделений.

Канцелярия выполняет следующие функции:

- прием, учет и распределение поступающих документов;

- передача документов на рассмотрение начальнику Главного управления МЧС России по Хабаровскому краю и после получения соответствующей резолюции – исполнителям;

- учет и регистрация исходящих документов, проверка правильности их оформления и отправка;

- контроль за прохождением документов, подготовка руководству сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах;

- ведение статистического учета поступающих и создаваемых (исходящих и внутренних) документов;

- контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;

- разработка номенклатуры дел;

- формирование, оформление, учет, хранение дел; подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;

- отбор и уничтожение служебных документов и дел с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению;

- проведение инструктажа вновь принятых сотрудников по вопросам организации работы с документами;

- проведение инструктажа вновь принятых сотрудников по вопросам организации работы с документами;

- подготовка проектов приказов, инструкций и распоряжений Главного управления МЧС России по Хабаровскому краю, касающихся делопроизводства, контроля исполнения и архива Главного управления МЧС России по Хабаровскому краю;

- оказание методической помощи и проведение занятий по ведению делопроизводства в Главном управлении МЧС России по Хабаровскому краю и подчиненных подразделениях;

- планирование деятельности канцелярии на месяц и год;

- осуществляет иные функции в переделах своей компетенции в соответствии с указаниями МЧС России, ДВРЦ МЧС России и начальника Главного управления МЧС России по Хабаровскому краю.

Канцелярия в пределах своей компетенции:

- запрашивает необходимые сведения  от руководителей структурных  и подчиненных подразделений  Главного управления по исполнению  служебной документации, обращений граждан;

- осуществляет контроль организации ведения делопроизводства, архивной и исполнительской дисциплины в структурных и подчиненных подразделениях Главного управления;

- осуществляет контроль исполнения  требований нормативных актов  и распорядительных документов  МЧС России в части оформления служебной документации;

- планирует, организовывает и осуществляет  в установленном порядке инспектирование  деятельности структурных и подчиненных  подразделений Главного управления  по вопросам организации делопроизводства  и архивной работы;

- согласовывает проекты издаваемых  распорядительных документов Главного  управления и расчет рассылки  к ним;

- возвращает исполнителям для  доработки неправильно оформленные  или несогласованные распорядительные  документы и служебные письма.

 Ответственность за организацию делопроизводства и архивной работы в главном управлении возлагается на заместителя начальника Главного управления (по антикризисному управлению).

 

3 Описание и анализ функциональных обязанностей служащих канцелярии

 

Структурное подразделение для ведения делопроизводства в Главном управлении определено штатным расписанием – «канцелярия» численностью 4 единицы, в том числе: федеральные государственные гражданские служащие - 4 человека.

Канцелярия осуществляет свою деятельность во взаимодействии со всеми структурными подразделениями Главного управления.

В штат канцелярии входит:

- начальник канцелярии;

- главный специалист - эксперт канцелярии;

- ведущий специалист - эксперт канцелярии;

- старший специалист 1 разряда канцелярии.

Начальник канцелярии:

- несет персональную ответственность  за выполнение задач и функций, возложенных на канцелярию;

- организует работу канцелярии;

- обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению;

- осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением;

- организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений начальника Главного управления, по формированию дел и их сдаче на хранение;

- разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в организации и организует их внедрение;

- принимает меры по обеспечению работников канцелярии необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

- осуществляет методическое руководство делопроизводством в подразделениях Главного управления, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов;

- обеспечивает печатание и размножение служебных документов;

- участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в Главное управление;

- обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них;

- принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники);

- разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению деятельности канцелярии;

- проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

Заведующий канцелярией несет ответственность:

- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

- за правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

- за причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Главный специалист-эксперт:

- осуществляет прием, регистрацию, учет и распределение поступающих документов;

- ведет учет и регистрацию  исходящих документов, осуществляет  проверку правильности их оформления и отправку;

- ведет статистический учет  поступающих и создаваемых (исходящих  и внутренних) документов;

- обеспечивает своевременное списание  в дело исполненных документов;

- участвует в разработке номенклатуры  дел Главного управления;

- осуществляет формирование, оформление, учет, хранение дел;

- участвует в подготовке  и своевременной передаче дел на архивное хранение;

- осуществляет отбор  и уничтожение служебных документов  и дел с истекшими сроками  хранения, не подлежащих архивному хранению;

- оказывает методическую  помощь сотрудникам структурных  подразделений Главного управления, подчиненных подразделений и областных учреждений, ответственным за ведение делопроизводства;

- готовит и представляет  начальнику канцелярии предложения по совершенствованию работы с документами, организации делопроизводства, эксплуатации информационно-вычислительных систем, по внедрению электронного документооборота;

- совместно с начальником канцелярии  проводит работу с личным составом Главного управления по сокращению служебной переписки на бумажных носителях путём использования для этих целей средств связи и информационных систем;

- регулярно анализирует и обобщает  информацию о прохождении и  исполнении служебных документов в Главном управлении;

- осуществляет доведение служебных  документов до лиц, ответственных за исполнение;

- осуществляет контроль за исполнением  приказов Главного управления, а также документов, поступивших из сторонних организаций;

- проверяет все входящие и  исходящие служебные документы  от вышестоящих органов управления, структурных подразделений Главного управления, подчиненных подразделений и областных учреждений;

- при приеме исходящих служебных  документов следит за полнотой  и качеством их обработки, наличием всех подписей и установленных реквизитов, а так же за своевременностью их отправки согласно расчету рассылок или подшивки в дела;

- обеспечивает безопасность и защиту персональных данных личного состава Главного управления и подчиненных подразделений при их обработке, хранении, передаче и любом другом использовании;

Главный специалист-эксперт несет ответственность за неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и другим законодательством Российской Федерации.

Ведущий специалист – эксперт осуществляет:

- приемку исходящих документов и проверку правильности их оформления, адресования, наличия подписей, виз и приложений;

- регистрацию исходящих документов (на карточках, компьютере) с ведением соответствующих карточек;