Отчёт по практике ПАТ «Глорія Джинс»

ЗМІСТ

ВСТУП                                                                                                                4

Розділ 1. ДОКУМЕНТУВАННЯ ДІЯЛЬНОСТІ, ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ, ПОБУДОВА ІНФОРМАЦІЙНО-ПОШУКОВОЇ СИСТЕМИ	5
Розділ 2. ФОРМУВАННЯ ТА ЗБЕРІГАННЯ СПРАВ	18
ВИСНОВКИ	28
СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ	29
ДОДАТКИ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВСТУП

 

 

Підприємство «Глорія Джинс» почало своє існування  29 вересня 1988. Через сім років утворюється ПАТ «Глорія Джинс». До цього часу річний оборот компанії вже становить понад 800 000 виробів.

Через три роки в 1991 році компанія змогла відкрити перший партнерський магазин. У 1992 – 1993 роках компанія нарощує виробництво. Головна фабрика знаходиться в місті Ростові, але частина замовлень розміщується і на інших заводах. У 1994 році Глорія Джінс набуває фабрики в місті Батайське. Почався експорт продукції до Англії. У 1995 році компанія набуває швацької фабрики в Новошахтінське. У цьому ж році з'явилася компанія ВАТ «Глорія Джінс» і почався експорт в США.

2 жовтня 1996 відбувається реєстрація  марки Gloria. До кінця цього ж  року відкривається близько десяти  представництв компанії в різних  регіонах. За цей рік компанія  виробляє 1 650 000 виробів.

У 1999 році потужності компанії дозволяють зробити 4300000 виробів, а вже в 2001 році – близько 11 мільйонів виробів. У 2001 році компанія почала експансію до України, де змогла відкрити магазини в найкрупніших містах. У 2006 році компанія придбала українську фабрику «Стиль». У 2009 році компанія Глорія Джінс приймає рішення відмовитися від опту і починає розвивати власну роздрібну мережу.

За час діяльності компанія неодноразово удостоювалася  престижних винагород. Ось деякі  з них: «Бренд Року» в категорії  «Одяг» в 2001 році, «Лідер Російської економіки» в 2006 році, «Народна Марка № 1» в категорії «Одяг» в 2007 році.

Компанія постійно розвивається і росте, за останні п'ять років її обсяги щорічно збільшуються приблизно на 40%. Компанія займає досить вагомі частки ринку у всіх категоріях: близько 20% – ринку молодіжних товарів, порядку 40% - дитячого одягу і трохи більше 10% – дорослої одягу.

Сьогодні компанія «Глорія Джинс» є найпотужнішим спеціалізованим підприємством по розробці, створенню і дистрибуції модного молодіжного джинсового одягу та модного одягу повсякденного використання для всієї родини.

Нинішні потужності «Глорії Джинс» дають можливість випускати близько 20 мільйонів високоякісних виробів щорічно. Компанія має 12 власних фабрик розташованих в містах Північного Кавказу і Східного Донбасу.

З 2004 року колекції GloriaJeans & GeeJay розширюються і починають випускати, крім джинсових виробів, такі речі як футболки, куртки, светри, одяг для спорту та відпочинку, спортивні та ділові костюми. Все цей одяг виконується тільки з високоякісних тканин.

Також компанія має досить розвинену роздрібну мережу, яка становить близько 80 власних магазинів і близько 100 партнерських, в майбутньому планується розширити мережу до 200-500 магазинів. Поки основна мета компанії – досягти обороту в $ 1 млрд.

У планах компанії на найближчі 2-3 роки – відкриття до 100 нових магазинів по Україні. Перспективні регіони для розвитку українського роздробу «Глорії Джинс» – Київ, Дніпропетровськ, Харків, Донецьк, Одеса, Луганськ та інші.

В даний час бренд «Глорія Джінс» є самим впізнанним і російським брендом, що найбільш купується, в категорії «Одяг». Компанія володіє більш за 200-мі фірмовими магазинами, її продукція як і раніше орієнтована на молодих креативних і рухливих людей, що бажають одягатися модно, красиво і зручно.

«Глорія Джинс» – провідний модний бренд молодіжного і дитячого одягу.

 

Розділ 1. ДОКУМЕНТУВАННЯ ДІЯЛЬНОСТІ, ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ, ПОБУДОВА ІНФОРМАЦІЙНО-ПОШУКОВОЇ СИСТЕМИ

 

 

Система документації – це сукупність документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, вигляду, сфери діяльності, єдиних вимог до їх оформлення.

Таких систем у кожній установі може бути декілька, найчисленнішою з яких переважно є система  організаційно–розпорядчих документів, але крім неї видокремлюють ще багато функціональних та галузевих систем документації.

Типові управлінські функції в кожному управлінському апараті реалізуються на основі використання документів, що відносяться до різних систем документації. Співвідношення документів з різних систем в діловодстві різних  установ і організацій неоднаково, оскільки залежить від конкретної діяльності тієї або іншої установи, його масштабності. Але, незалежно від цього, в будь-якій організації використовуються документи, що відображають організаційну, розпорядчу та виконавчу діяльність. Їх сукупність складає систему організаційно-розпорядчої документації. Державний стандарт визначає організаційно-розпорядчі документи як письмові документи, в яких фіксуються рішення адміністративних і організаційних питань, а також питань управління, взаємодії, забезпечення і регулювання діяльності органів влади, установ, підприємств, організацій, їх підрозділів та посадових осіб. Таким чином, система організаційно-розпорядчої документації в силу свого повсюдного застосування має велике значення для документування управлінської діяльності.

Організаційні документи  – комплекс взаємопов'язаних документів, що регламентують структуру, завдання, функції підприємства, організацію  його роботи, права, обов'язки і відповідальність керівництва та фахівців підприємства.

Система організаційно-правової документації. Поняття організації лежить в основі всієї управлінської діяльності. Ця функція, безумовно, є первинною по відношенню до інших функцій управління, оскільки спочатку потрібно організувати систему, а потім планувати її діяльність, регулювати і контролювати. У складі організаційної функції виділяються підфункції, наприклад створення організації, встановлення структури і штатної чисельності, розподіл обов'язків між керівництвом, регламентація діяльності підрозділів і працівників, встановлення системи оплати праці, режиму роботи і ін. Змістом організаційної функції визначається призначення організаційно-правових документів – регламентувати діяльність організації в усіх її аспектах.[10, с.52].

До організаційно-правових документів відносяться: статут організації (або положення про організацію), штатний розклад, положення про структурні підрозділи, правила, положення, інструкції, що регламентують окремі напрями діяльності організації, посадові інструкції.

Штатний розклад – один з основних видів організаційних документів. Штатний розклад – це документ, що закріплює посадовий і чисельний склад підприємства із зазначенням фонду заробітної плати. Штатний розклад оформляється на бланку підприємства, зазначаються перелік посад, відомості про кількість штатних одиниць, посадових окладів, надбавки та місячному фонді заробітної плати. Підписується штатний розклад заступником керівника підприємства, узгоджується з головним бухгалтером, затверджується керівником підприємства.

У грифі затвердження треба вказати загальну штатну чисельність підприємства і місячний фонд заробітної плати. Зміни до штатного розпису вносяться наказом керівника організації. Відповідно до статуту підприємства розробляється його структура і визначається штатна чисельність, що закріплюється у відповідному документі.

Структура і штатна чисельність – організаційний документ, в якому зазначаються всі структурні підрозділи підприємства, що вводяться на підприємстві посади та кількість штатних одиниць по кожній з посад. Даний документ складається на бланку підприємства, підписується заступником керівника підприємства, узгоджується з головним бухгалтером, затверджується керівником підприємства. Зміни в "структуру і штатну чисельність" вносяться наказом керівника підприємства.

Правила внутрішнього трудового розпорядку – організаційний документ, в якому відображаються наступні питання:

- організація роботи підприємства;

- взаємні обов'язки працівників і адміністрації;

- надання відпусток;

- відряджання співробітників;

- внутрішньооб'єктний режим.

Правила складаються на бланку підприємства, погоджуються шляхом обговорення на зборах працівників підприємства, візуються юристом і затверджуються керівником підприємства[3, с. 107].

Статут підприємства – звіт правил, що регулюють діяльність організацій, їх взаємини з іншими організаціями та громадянами, права та обов'язки у сфері державної або господарської діяльності.

Основні розділи тексту статуту:

- загальні положення; 
- організаційна єдність; 
- регламент діяльності; 
- фінансово-матеріальна база; 
- звітна та ревізійна діяльність; 
- порядок ліквідації та відповідальність у справах організації.

Положення – це правовий акт, що визначає порядок утворення, завдання, обов'язки, права, відповідальність і організацію роботи підприємства в цілому або його структурних підрозділів. Положення бувають індивідуальні та типові.

Індивідуальні – це положення про всіх відділах, цехах, управлінських підрозділах, включених у схему організаційної структури управління підприємством. Типові – це положення про цехах основного виробництва, структурних підрозділах.

Положення розробляються за вказівкою керівників підприємства, за ініціативою керівників структурних підрозділів. Виконавець складає проект положення. Положення підписують керівник структурного підрозділу, діяльність якого регламентується, вищестоящий керівник, якому підпорядковується цей підрозділ, і розробник.

Проект положення узгоджується з юридичним відділом. Якщо проект викликає заперечення, зауваження, вони викладаються на другому примірнику або на окремому аркуші, доданому до другого примірника проекту. Проект положення представляється на затвердження керівнику підприємства. Положення про організацію затверджується розпорядчим документом вищої організації. Датою положення є дата затвердження документа, якщо в тексті не зазначена інша дата. Положення є складним документом. Структура та зміст положення, як правило, визначаються установою-розробником. Основні розділи тексту положення:

- загальні положення;

- основні завдання;

- функції;

- права;

- організація роботи.

Управлінська діяльність ПАТ «Глорія Джинс» охоплює організаційні питання, планування, фінансування, галузеву виробничу діяльність, контроль і розстановку кадрів. У процесі управління збирається, обробляється і передається величезну кількість інформації, носієм якої є документ. Всі етапи роботи з документами в організації повинні бути регламентовані в індивідуальній інструкції з діловодства

Найбільш всілякою і  найменш регламентованою групою є правила, положення, інструкції. Ці документи можуть розроблятися по будь-якому напряму діяльності організації (правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про оплату праці, положення про захист персональних даних працівників, інструкція по документаційному забезпеченню).

Інструкція з діловодства ПАТ «Глорія Джинс» встановлює загальні правила документування управлінської діяльності і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів[8, с. 146].

Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп’ютерів. Комп’ютерні (автоматизовані) технології обробки документальної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та цієї інструкції.

Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим  доступом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

Викладенні в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку  здійснення ділових процесів в ПАТ «Глорія Джинс» розроблені відповідно до Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів від 17.10.97 р. N 1153.

Система планової документації. Загальним призначенням планової документації є встановлення цілей і завдань діяльності організації, визначення необхідних ресурсів і розподіл їх по цілях і завданнях. Планові документи – це програми, плани, графіки. Плануватися може діяльність організації в цілому, по окремих напрямах діяльності і підрозділам.

Планові документи можуть мати різну періодичність: рік, полгода, квартал, місяць. Як правило, планові  документи, що встановлюють загальні показники по організації в цілому і по певних напрямах діяльності, затверджуються керівником організації або колегіальним органом (радою, зборами і ін.). Плани, що готуються на їх основі, наприклад плани роботи підрозділів, не потребують затвердження.