Отчёт по практике ПАТ «Глорія Джинс»

Система розпорядчої  документації. Система розпорядчих документів покликана регулювати діяльність організації. Регулювання діяльності необхідно для виконання поставлених завдань (програм, планів). Діяльність по регулюванню необхідна для усунення виникаючих перешкод, відхилень від параметрів, заданих плановими документами. Головне завдання регулювання – забезпечення узгодженості в діяльності підрозділів і посадових осіб організації.

Рішення, що приймаються  в процесі регулювання, фіксуються в документах, що складають систему розпорядчої документації. Це документи наступних видів: постанови, рішення, накази, розпорядження, вказівки.

Система звітної документації.  Документи, що входять в систему звітної документації – це документи, за допомогою яких реалізується управлінська функція контролю за діяльністю. Контроль як функція управління полягає в кількісній і якісній оцінці результатів діяльності організації. Саме контроль дозволяє суб'єктові управління порівнювати отримані результати з показниками, певним планом або програмою. Контрольна діяльність дозволяє налагодити свого роду зворотний зв'язок в системі управління, що дозволяє коректувати раніше прийняті рішення, використовувати результати контролю при планеруванні.

Система звітної документації представлена такими видами документів як звіт, довідка (звітного характеру). Бухгалтерські звіти прийнято називати балансом. Не дивлячись на таку бідність у видовому відношенні, система звітної документації є вельми складною по складу – включає, щонайменше, три самостійні класи систем: систему державної статистичної звітності, системи відомчої звітності і внутріучрежденчеськую звітність.

Система договірної документації. В процесі здійснення своєї діяльності будь-яка організація вступає у взаємини з іншими організаціями і особами. Ці взаємини необхідні, перш за все, для реалізації цілей і завдань організації. Її взаємини із зовнішніми контрагентами (організаціями, особами) здійснюється за допомогою договорів. Договори можуть полягати по будь-якому напряму діяльності організації. Рішення про висновок договору приймає керівник (підписує договір теж керівник або уповноважене їм посадова особа). Документи договірного типа називають договорами, контрактами, угодами. Використання тієї або іншої назви в конкретній ситуації закріплене нормативними документами або традиціями, що склалися в управлінській діяльності. Законодавство виділяє два основні види договорів: цивільно-правові договори і договори у сфері трудових стосунків. Найбільш багаті у видовому відношенні цивільно-правові договори[1, с. 162].

Кількість звертаються  в різних сферах людської діяльності документів постійно збільшується. Зібрати, обробити, проаналізувати, оперативно знайти необхідну інформацію можна  тільки при раціональній організації  роботи з документами, впровадженні сучасних інформаційних систем і технологій, програмного забезпечення діловодства.

Основним нормативно-методичним документом, що визначає і встановлює єдиний порядок складання, оформлення документів і роботи з ними, є  індивідуальна Інструкції з діловодства. Вона розробляється на основі загальнодержавних нормативних документів.

Службовий документ, що складається в ПАТ «Глорія Джинс», повинен мати обов’язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення, назва виду документу (не зазначається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначка про виконання документа і направлення його до справи.

Під час підготовки та оформлення документа склад обов’язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає  призначення документа або його обробка.

Назва документа зазначається на бланку друкарським або машинописним способом. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким, точно передавати зміст тексту. Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою дієслівного іменника ы відповідати на питання «про що?», «чого?». Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим. Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка.

Заголовки не складаються  до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень. З метою оцінки доцільності документа, його обґрунтованості та встановлені відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа[3, с. 187].

Погодження може здійснюватись  як на ПАТ «Глорія Джинс» посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа, – внутрішнє, так і за її межами – зовнішнє.

Внутрішнє погодження оформлюється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи, наприклад:

Начальник правового цеху

(підпис) (ініціали, прізвище)

                                                                                                                  Дата.

Biзa може проставлятися як на лицьовому, так i на зворотному боці останнього аркуша проекту документа.Зауваження i пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться віповідна відмітка. Зауваження обов'язково доповідаються oco6i, яка піддписує документ.

Проекти нормативно-правових актів ПАТ «Глорія Джинс» перевіряються працівниками юридичного відділу ПАТ «Глорія Джинс» на відповідність їx законодавству i візуються ними.

Погодження проектів документів оформляється відповідним грифом, що включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи, з якою погоджуеться проект документа (включаючи найменування установи), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження, наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Генеральний Директор

ПАТ «Глорія  Джинс»

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата

Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформлюється таким чином:

ПОГОДЖЕНО

Протокол  засідання

ПАТ «Глорія  Джинс»

Дата, №

 

 

Що стосується номенклатури справ, то ПАТ «Глорія Джинс» має характерну характеристику. Номенклатура справ – це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві ПАТ «Глорія Джинс», оформлений у відповідному порядку iз зазначенням термінів зберігання справ.

Номенклатура справ є обов'язковим документом, який складається для створення в ПАТ «Глорія Джинс» единої системи формування справ, забезпечення ix обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, вибору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

Номенклатура справ ПАТ «Глорія Джинс» складається з номенклатур справ окремих структурних піддрозділів. Номенклатура справ структурного підрозділу складається на підставі вивчення документе з ycix питань його діяльності.

Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад i змicт документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питания (предмет), з якого вона заводиться.        [1, с. 68]

Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку докуменів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщуеться група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі група організаціно-розпорядчої документації ПАТ «Глорія Джинс» (накази, розпорядження, рішення тощо), планово-звітна документація i листування. У групі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.

Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) – індекс. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного піддрозділу та порядкового номера в межах підрозділу. У paзi наявності у справі частин індекс ставиться на кожному томi iз позначенням: т. 1, т. 2 тощо.

До номенклатури справ не вносяться  друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.

У практиці документування в ПАТ «Глорія Джинс» застосовуються досить різні розпорядчі документи. Перш за все це: розпорядження, накази, протоколи тощо.

Протокол – організаційно-розпорядчий документ, що фіксує хід обговорення питань і прийняття рішення на зборах, нарадах, конференціях і засіданнях колегіальних органів. Більш узагальнене визначення протоколу дається в тлумачних словниках російської мови, трактують його як «документ із записом всього, що відбувається на засіданні, зборах». 
Протокол, як правило, ведеться під час засідання. У тих випадках, коли засідання стенографується або проводиться запис на магнітну стрічку, протокол може складатися після їх розшифрування. Вести протокол повинен секретар або спеціально призначена особа. Від його кваліфікації, вміння вникнути в суть обговорюваних питань залежить якість протокольної запису виступу. Протокол оформляється на Загальних бланку формату А4. У його формуляр входять такі реквізити: найменування відомства, найменування організації чи структурного підрозділу, зазначення виду документа, дата засідання, номер, місце засідання, гриф затвердження (у випадку, коли протокол підлягає затвердженню), заголовок, текст, підписи.

Не менш важливим та необхідним на підприємстві є – розпорядження – акт управління державного органу, що має владний характер, виданий у рамках присвоєної посадовій особі, державному органу компетенції, що має обов'язкову силу для громадян і організацій, яким це розпорядження адресовано. Розпорядження є підзаконними актами і діляться на дві групи: розпорядження загального, тривалої дії і розпорядження, що стосуються конкретного питання, окремого випадку. Розпорядження видають уряд, міністерства, відомства, адміністрації країв, областей, міст, районів, адміністрації підприємств, установ в межах прав, наданих їм законами України.

Жодне підприємство не може обійтися без ще одного виду розпорядчого документу, як наказ, і ПАТ «Глорія Джинс» не є виключним.

Отже,  наказ – правовий акт, що видається керівниками міністерств, відомств, відділів, управлінь, установ, об'єднань, організацій, підприємств, що діють на основі єдиноначальності. Наказ видається для вирішення основних оперативних завдань, що стоять перед цим органом.

Наказ є найпоширенішим видом розпорядчого документа, який застосовується в практиці управління. Він видається з питань створення, ліквідації, реорганізації установ  або їх структурних підрозділів, затвердження положень, інструкцій, правил і тому подібних документів, що вимагають твердження, організації, підприємства, а також з кадрових питань прийому, переміщення, звільнення працівників і т.д. По засобом наказу керівник ПАТ «Глорія Джинс» Данченко Н.А ставить перед працівниками основні завдання, вказує шляхи вирішення принципових питань. Наказ обов'язковий для всіх працівників даної організації чи галузі.

Всі розпорядчі документи  повинні суворо відповідати закону, жоден з них не може містити  положень, які суперечать закону.[4, с. 15]

На основі вищевикладеного  можна зробити висновок про те, що в відділі кадрів ПАТ «Глорія Джинс» процес діловодства ведеться згідно правил та вимог стандартів, інструкцій, положень, що стосуються організації роботи з документами. Постійний контроль за створенням, оформленням, виконанням документів, автоматизація процесів документообігу дозволяють вести роботу з великою кількістю документів без будь-яких порушень та в строки, що затверджені нормативно-правовою документацією апарату облдержадміністрації. Працівники відділу кадрів в ПАТ «Глорія Джинс» виконують весь комплекс процесів обробки документів: приймання, попередній розгляд, реєстрацію документів, складання та оформлення нових документів, датування, індексування, погодження, засвідчення, адресування документів. Подальший контроль за виконанням документів здійснює відділ контролю апарату ПАТ «Глорія Джинс».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Розділ 2. ФОРМУВАННЯ ТА ЗБЕРІГАННЯ СПРАВ

 

 

На практиці номенклатуру справ кадрової служби розробляє  керівник цієї служби, а в разі його відсутності, інший працівник, до обов’язків якого належить ведення кадрового діловодства (інспектор з кадрів, старший інспектор з кадрів), або особа, на яку виконання таких обов’язків покладено наказом керівника підприємства (наприклад, якщо секретар суміщає посаду інспектора з кадрів зі своєю основною роботою). До розроблення номенклатури справ можуть залучатися інші фахівці підприємства.

Номенклатуру справ  підписує відповідна посадова особа  за погодженням з архівним підрозділом (загальним відділом, канцелярією), а в разі його відсутності – з посадовою особою, відповідальною за ведення архіву на підприємстві∙[10, с. 188].

Номенклатуру справ  кадрової служби складають на кожний календарний рік у трьох примірниках, на кожному з яких має стояти гриф «Погоджено», заповнений керівником архівного підрозділу (посадовою особою, відповідальною за ведення архіву на підприємстві). Перший примірник зберігається в кадровій службі (у посадової особи, на яку покладено обов’язки ведення кадрового діловодства), другий – передається до архівного підрозділу, третій (робочий) – використовується для формування справ і пошуку потрібного документа.