Отчёт по практике ПАТ «Глорія Джинс»

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого строків зберігання разом з реєстраційними журналами, реєстраційно-контрольними картками на документи передаються до архівного підрозділу ПАТ «Глорія Джинс» для подальшого зберігання та використання. Справи тимчасового строку зберігання можуть передаватися до загального відділу ПАТ «Глорія Джинс» за рішенням заступника голови – керівника ПАТ «Глорія Джинс» за описами.

Документи передаються  до загального відділу ПАТ «Глорія Джинс» через 2 роки після їх завершення у діловодстві. Передача справ до загального відділу ПАТ «Глорія Джинс» здійснюється за графіком, складеним посадовою особою, відповідальною за ведення архівної справи ПАТ «Глорія Джинс», погодженим з керівниками структурних підрозділів ПАТ «Глорія Джинс» і затвердженим заступником – керівником ПАТ «Глорія Джинс». Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, посадова особа, відповідальна за ведення архівної справи ПАТ «Глорія Джинс», оформлює видачу справ у тимчасове користування.

Справи вважаються розпочатими з моменту занесення  в них першого виконаного документа. Справи повинні зберігатись в  закритих шафах і сейфах у вертикальному  положенні, що забезпечує швидкий пошук  необхідної справи. На корінцях кожна  справа повинна мати індекс за номенклатурою, а на внутрішніх дверцятах шафи розміщується номенклатура справ. Послідовність розміщення справ на полиці повинна очно відповідати номенклатурі справ. При пошуку документа спочатку знаходять номер необхідної справи за номенклатурою, а потім за потрібним номером - папку з документами.

Для справ, що містять  особливо важливі документи (протоколи, накази, особові справи та ін.), складається  і систематично ведеться внутрішній опис, що розміщується на початку справи. До нього вписується кожний підшитий документ (індекс документа, його дата, короткий зміст і номер аркуша). Якщо протягом року потрібен документ, який занесений в справу, він може бути вилучений тільки особою, відповідальною за формування і зберігання справ, а на його місце вкладається аркуш-замінник із зазначенням кому, коли і на який період виданий документ. У випадку видачі справи взагалі складається карта-замінник, в якій вказується індекс справи, дата та термін видачі, кому видана справа та підпис про одержання справи.

Бухгалтерські справи можуть бути видані тільки за розпорядженням головного бухгалтера. Видача справ за межі суб'єкта дозволяється його керівником [3, с. 135].

Прийом кожної справи здійснюється посадовою особою, відповідальною за ведення архівної справи ПАТ «Глорія Джинс», лише після проведення експертизи її науково-історичної цінності, повного упорядкування та оформлення. Справи постійного, тривалого, тимчасового строків зберігання передаються до загального відділу ПАТ «Глорія Джинс» за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться помітка про її наявність. В кінці кожного примірника опису посадова особа, відповідальна за ведення архівної справи ПАТ «Глорія Джинс», розписується у прийнятті справ з обов’язковим зазначенням цифрами і літерами кількості переданих до загального відділу справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається до структурного підрозділу ПАТ «Глорія Джинс», інший залишається в загальному відділі ПАТ «Глорія Джинс». Справи тимчасового строку зберігання можуть передаватися до загального відділу ПАТ «Глорія Джинс» за номенклатурою справ, або також за описами. Справи передаються до загального відділу ПАТ «Глорія Джинс» зв’язаними належним чином.

ВИСНОВКИ

За час проходження практики в відділі кадрів ПАТ «Глорія Джинс», я ознайомилася з діяльністю організації, датою створення і метою створення, її функцією, юридичним статусом, організаційною структурою, порядком управління і керівництва, принципом прийняття управлінських рішень, функціями структурних підрозділів. Вивчила організаційно-правові документи, нормативно-методичну літературу. Проаналізувала особливості оформлення документів, різних систем документації. Розглянула зразки документів, бланки організації.

Хотілося б відзначити, що існують єдині вимоги і правила оформлення документів незалежно від того до якої форми власності належить організація, яким видом діяльності вона займається, як ведеться діловодство, традиційним способом або на основі сучасних інформаційних технологій.

Перш ніж приступити до виконання програми практики я ознайомилась зі Статутом підприємства та Положенням ПАТ «Глорія Джинс», де детально описано всі напрями діяльності Товариства, їх права та обов’язки, правила ведення документів.

Розглянуто те, що домінуючою тенденцією стає розширення видового складу документу, посилення вимог к матеріалу носія, знакової системи, засобом запису та відтворення інформації, повноти та оперативності функціонування документної комунікації в суспільстві. 

Майбутній розвиток документа  зв’язаний з комп’ютеризацією документно-комунікаційної системи, при цьому традиційні види документів зберігаються в інформаційному суспільстві поряд з розвитком нетрадиційних носіїв інформації, збагачуючи и доповнюючи один одного.

СПИСОК ВИКОРИСТАННИХ  ДЖЕРЕЛ

1. Абрамова І.М. Проблеми розвитку підприємства в Україні [Текст] : Фінанси Україна, 1999. – 255 с.

2. Волков В.М. Делопроизводство в системе органов внутренних дел [Текст] : учеб. пособие для студентов вузов / В.М. Волков, И.В. Борисова, Т.Е. Митина, М.Н. Никитин. – М. : ЮНИТИ-ДАНА, Закон и Право, 2004. – 61 с.

3. Гриньова В.М. Документообіг у системі організації праці менеджера з навчальної дисципліни «Організація праці менеджера» [Текст] : навч. посібник / В.М. Гриньова, М.М. Новікова, А.О. Гідзула, О.Ф. Доровськой, О.В.Іванісов. – Харків : Вид. ХНЕУ, 2010. – 308 с.

4. ДСТУ 2732 – 94 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення» [Текст]. – 1995-07-01. – К. : Держстандарт, 1994. – 32 с.

5. ДСТУ 2392 – 94 «Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення» [Текст]. – 1995-01-01. – К. : Держстандарт, 1996. – 55 с.

6. ДСТУ 2732 : 2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення» [Текст]. – 2005-07.01. К. : Держспоживстандарт, 2005. – 55 с.
7. ДСТУ 4163 – 2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» [Текст]. – 2003-09-01. – К. : Держспоживстандарт України, 2003. – 42 с.

8. Кузнецова Т. В Проблемы организации службы документационного обеспечения управления (ДОУ) на современном этапе [Текст] / Т. В. Кузнецова // Делопроизводство. – М., 2001. – 245 с.

9. Родіонов І.І. Інформаційні ресурси для підприємців [Текст] / І.І. Родіонов // Електронні знання. – К., 1994. – 173 с.

10. Спивак В.А. Документирование управленчекой деятельности [Текст] / В.А. Спивак // СПб. – Питер, 2005. – 300 с.