Оформление документов в организации

- наименование вида документа,

- дата,

- номер документа,

- заголовок к тексту,

- подпись,

- гриф утверждения.

Юридическое лицо действует на основании  устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных  законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать  на основании общего положения об организациях данного вида.

Устав и учредительный договор  относятся к учредительным документам юридического лица. В учредительных  документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок  управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом  для юридических лиц соответствующего вида. В учредительных документах некоммерческих организаций и унитарных  предприятий, а в предусмотренных  законом случаях и других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и определенные цели деятельности коммерческой организации  могут быть предусмотрены учредительными документами и в случаях, когда  по закону это не является обязательным.

Представительства и филиалы являются обособленными подразделениями  юридического лица, расположенными вне  места его нахождения. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений.

Положения о подразделениях могут  быть типовыми и индивидуальными. Типовые  положения разрабатываются для  однотипных организаций и структурных  подразделений. При наличии типового положения индивидуальные разрабатываются на его основе. Не существует нормативно установленных требований к содержанию положения о подразделении.

Положения о структурных подразделениях визируются руководителем службы кадров, юристом, заместителем руководителя организации, курирующим данное подразделение, а  также руководителем других структурных  подразделений, с которыми данное подразделение  взаимодействует в работе. Положения  о подразделениях подписываются  руководителем подразделения и  утверждаются руководителем организации. Положения о подразделениях могут  утверждаться распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением), если одновременно с утверждением документа  необходимо дать поручения, связанные  с его применением. Положение  о подразделении оформляется  на общем бланке организации.

Инструкции издаются также для  разъяснения и определения порядка  применения законодательных актов  и распорядительных документов (например, приказов). Текст инструкции состоит  из разделов, имеющих заголовки и  разделяемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст  инструкции должен начинаться с раздела "Общие положения", в котором  излагаются цели и причины издания  документа, область распространения, основания для разработки и другие сведения общего характера. В тексте инструкции используются слова "должен", "следует", "необходимо", "не допускается", "запрещается" и т.п.

Заголовок инструкции должен четко  очерчивать круг вопросов, объектов и  лиц, на которых распространяются ее требования. Например: "Должностная  инструкция по контролю…", "Инструкция по документационному обеспечению  управления (делопроизводству) в администрации  Президента Российской Федерации". Инструкция подписывается руководителем  структурного подразделения, разработавшим  ее, и утверждается руководителем  организации. В процессе подготовки инструкции визируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юрисконсультом, заместителем руководителя, курирующим то направление деятельности, которого касается содержание инструкции. Инструкции оформляются на общем бланке организации.

В Приложении № 4 представлена должностная  инструкция секретаря-референта директора ООО «ДОМСТРОЙ». Данная инструкция оформлена на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации (ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ДОМСТРОЙ»); наименование вида документа (ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ); дата (10.01.2004); номер документа (№1); заголовок к тексту (секретаря-референта директора); подпись директора организации (А.А. Попов); гриф утверждения (УТВЕРЖДАЮ). Должностная инструкция секретаря-референта подписана заместителем директора фирмы и согласована с юрисконсультом. Данная должностная инструкция содержит следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Функции.

3. Должностные обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

Данные разделы разделены на пункты, нумеруемые арабскими цифрами. В разделе «ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ» установлены: область деятельности секретаря-референта; порядок его назначения и освобождения от должности, замещения его во время отсутствия; квалификационные требования; подчиненность. В этом же разделе перечислены нормативные документы, которыми руководствуется секретарь-референт во время работы. В разделе «ФУНКЦИИ» перечислены основные направления деятельности секретаря-референта. В разделе «ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ» определены конкретные виды работ, выполняемые секретарем-референтом. В разделе «ПРАВА» установлены права, необходимые секретарю-референту для выполнения возложенных на него обязанностей. В разделе «ОТВЕТСТВЕННОСТЬ» указано, за что конкретно несет ответственность секретарь-референт.

Таким образом, представленная должностная  инструкция секретаря-референта директора ООО «ДОМСТРОЙ» оформлена в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению инструкций.

 

4. Информационно-справочные документы

 

Документы информационно-справочной системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым документам. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу  вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к  руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

В состав информационно-справочных документов входят:

- докладная записка,

- служебная записка,

- объяснительная записка,

- предложение,

- представление,

- заявление,

- все разновидности переписки,

- протокол,

- акт,

- справка,

- заключение,

- отзыв,

- сводка,

- список,

- перечень.

Представим характеристику некоторых  из вышеуказанных документов.

Докладная записка информирует  руководство об имевших место  событиях, фактах, явлениях, сложившейся  ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя - руководителю подразделения  или организации; внутренние докладные  записки создаются по инициативе работника или по заданию его  непосредственного руководителя с  целью повысить эффективность деятельности организации. Внешние докладные  записки составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном  листе бумаги. Обязательными реквизитами  докладной записки являются: наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный  номер, место составления (для внешней  докладной записки), адресат, заголовок  к тексту, подпись.

В Приложении № 5 представлена внутренняя докладная записка от начальника отдела рекламы директору ООО «ДОМСТРОЙ». Данная докладная записка оформлена на стандартном листе бумаги. Реквизитами являются: наименование организации (ООО «ДОМСТРОЙ»), наименование структурного подразделения (Отдел рекламы), наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА), дата и регистрационный номер (15.01.2003. № 6), адресат (Директору А.А. Попову), заголовок к тексту (О дополнительном финансировании заказа 12/16), подпись составителя. Таким образом, представленная должностная записка соответствует требованиям, предъявляемым для оформления должностных записок.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным  органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.). http://www.termika.ru/dou/enc/razd2/isd8.html - 1#1

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих  и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов  директоров и др.).

Протоколы оформляются на основании  записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).

В протоколе отражаются все мнения по рассматриваемым вопросам и все  принятые решения. Протокол ведет секретарь  или другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе  отвечают председатель и секретарь, ведущие заседания.

Существует два вида протоколов: полный и краткий. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий - только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации. Заголовком протокола служит название коллегиального органа или заседания (Протокол заседания аттестационной комиссии...; протокол совещания ...).

Текст полного протокола состоит  из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется единообразно в полной и краткой формах протокола. В ней указываются фамилии  председателя и секретаря, фамилии  или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием  их количества делается отметка - "Список участников прилагается"), повестка дня. Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, - в  алфавитном порядке, с указанием  места работы и должности; если же присутствующих больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно  действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются. Перечисление присутствующих оформляют  во всю ширину строки через один межстрочный интервал. При этом слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали" печатают слева  от нулевого положения табулятора (от поля), отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга. Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагают по степени их сложности, важности и предполагаемого времени обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже, нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлогов "О", "Об". Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом "Разное". Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности. Слова "Повестка дня" располагаются центрировано через два-три интервала от списка участников.

Основная часть текста протокола  по каждому вопросу повестки дня  строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)... В разделе "СЛУШАЛИ" в кратких протоколах указываются  фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилия  и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: "текст доклада прилагается".

В разделе "ВЫСТУПИЛИ" в кратких  протоколах указываются только фамилии  лиц, выступивших в обсуждении, в  полных протоколах фиксируются также  их выступления, включая вопросы  к докладчику. При необходимости  после фамилии выступившего указывается  его должность.

В разделе "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" записывается принятое решение, которое  формулируется кратко, точно, лаконично  во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указываются количество голосов, поданных "за", "против", "воздержавшихся", а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются  по значимости, каждый из них нумеруется.

Перед словом "СЛУШАЛИ" проставляется  номер в соответствии с повесткой  дня. Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатают от левого поля прописными буквами и  заканчивают двоеточием. Текст разделов "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатается через 1,5 межстрочный  интервал с красной строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.

Участник совещания или заседания  может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. О наличии особого  мнения делается запись в протоколе  после записи решения.

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части  протокола сплошной чертой.