Оформление документов в организации

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса  нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение

Протокол заседания подписывают  председатель и секретарь. В особо  важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления.

Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.

Протокол оформляется на общем  бланке организации с указанием  наименования вида документа - "ПРОТОКОЛ" - или на специальном бланке протокола (бланк конкретного вида документа). Копии протоколов при необходимости  рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель  составляет и подписывает ответственный  исполнитель подразделения, готовившего  рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы документационного  обеспечения управления (ДОУ). Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые  оформляются на соответствующем  бланке и заверяются печатью службы ДОУ. Обязательными реквизитами  протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи.

Акты отличаются широким разнообразием  по своему назначению и содержанию:

сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);

обследования (состояния техники  безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности);

испытаний (образцов, систем, технологий);

выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов);

передачи (структурного подразделения  из одной организации в другую);

нарушения установленных правил;

ревизии, инвентаризации;

расследования аварий, несчастных случаев;

ликвидации организации и т.д.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Акты могут  составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное при составлении акта - установление фактического состояния  дел и правильное отражение в  акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время  работы комиссии или группы лиц и  содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения. Заголовок  к акту должен грамматически согласовываться  со словом "акт", например: Акт  проверки финансово-хозяйственной  деятельности института, Акт списания материальных ценностей. Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.п.).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Вводная часть строится по схеме: основание - составлен комиссией - председатель - члены комиссии - присутствовали (если акт составлен в чьем-то присутствии). Основание для составления акта - договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием номера и даты. После слова "составлен" указываются наименование комиссии, должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт.

При перечислении лиц, участвовавших  в составлении акта, указываются  наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается  председатель комиссии. В необходимых  случаях допускается приводить  сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших  в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются  в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с  прописной буквы.

В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной  работы, установленные факты, а также  выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено  на пункты, материал может быть представлен  в виде таблицы. При необходимости  акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой  решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.

В конце текста акта указываются  количество составленных экземпляров  и их местонахождение. Количество экземпляров  акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о  количестве экземпляров акта следует  отметка о наличии приложений к акту (если они имеются). http://www.termika.ru/dou/enc/razd2/isd9.html - 1#1

При составлении актов ревизий  и обследований их содержание согласовывается  с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт  считается принятым и вступает в  действие после его подписания всеми  членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием  акта, обязано подписать его с  оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует  оформлять на отдельном листе и прилагать к акту. В необходимых случаях (если этого требуют нормативные документы) акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном  бланке акта (бланк конкретного вида документа). Для актов с постоянно  повторяющейся информацией следует  применять бланки с трафаретным  текстом.

Обязательными реквизитами акта являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный  номер, место составления или  издания, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях - гриф утверждения (акты, требующие утверждения, должны быть включены в список документов, подлежащих утверждению).

В Приложении № 6 представлен акт  приема-передачи ПК из отдела рекламы  в планово-экономический отдел  ООО «ДОМСТРОЙ». Данный акт составлен  с нарушениями: в акте не указаны  должности членов комиссии, не указано  необходимое количество экземпляров  акта.

Информационные письма нередко  носят типовой характер и рассылаются  органами власти и управления различных  уровней подведомственным организациям или организациям определенного  типа. В информационных письмах могут  дословно приводиться отдельные  положения законодательных и  иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения.

Информационные письма могут содержать  приложения. Объем информационного  письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц. Как правило, информационные письма подписываются руководителем  организации. Информационное письмо оформляется  на бланке письма.

Обязательными реквизитами информационного  письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код  организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

В Приложении № 7 представлено информационное письмо Генеральному директору ООО «Заря» от директора ООО «ДОМСТРОЙ». Данное письмо оформлено в соответствии с предъявляемыми требованиями.

Гарантийные письма адресуются организациям. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и  сроки выполнения работы и др. В  тексте гарантийного письма содержатся просьба в адрес корреспондента и юридиче-ски значимая формула: "Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем". Эта фраза яв-ляется юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется произве-сти оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты.

Гарантийные письма всегда подписываются  двумя лицами: руководителем организации  и главным бухгалтером. Гарантийные  письма также удостоверяются печатью  организации. Гарантийное письмо оформляется  на бланке письма.

Обязательными реквизитами гарантийного письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код  организации, основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код  причины постановки на учет, дата, регистрационный  номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, оттиск печати, отметка об исполнителе.

В Приложении № 8 представлено гарантийное  письмо ООО «Заря» от ООО «ДОМСТРОЙ», оформленное в соответствии с предъявляемыми требованиями.

При составлении писем-ответов  должен соблюдаться принцип языкового  параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые ис-пользовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении. Допущенные автором письма-просьбы ошибки перено-сить в письмо-ответ не допускается. Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа ("На Ваше письмо от_______№__..."). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит "Ссылка на дату и номер поступившего документа", куда и вносятся сведения об инициативном письме.

Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе  без объяснения, поэтому письмо-отказ  целесообразно начинать с обоснования  отказа: "В связи с…". В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, ктo, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает. Письмо-ответ оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами письма-ответа являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный  номер налогоплательщика/код причины  постановки на учет, дата, регистрационный  номер, ссылка на регистрационный номер  и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

В Приложении № 9 представлено ответное письмо директора ООО «ДОМСТРОЙ» директору ООО «Заря», оформленное в соответствии с предъявляемыми требованиями.

 

5. Организация делопроизводства

 

Делопроизводство предполагает не только создание документов, но также  и организацию работы с ними, которая  включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности организации.

Документооборот организации - это  движение документов в организации  с момента их создания или получения  до завершения исполнения или отправления. В целях рациональной организации  документооборота все документы  распределяются на документопотоки:

регистрируемые и нерегистрируемые документы;

входящие, исходящие и внутренние документы;

направляемые в вышестоящие  или подведомственные организации  и т.д.

Одна из важнейших функций в  организации работы с документами - это их учет, который обеспечивается регистрацией. Регистрация документа - запись учетных данных о документе  по установленной форме, фиксирующей  факт его создания, отправления или  получения. Кроме этого регистрация  позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести их поиск.

Под системой хранения документов подразумевается  совокупность средств, способов и приемов  учета и систематизации документов с целью их поиска и использования  в текущей деятельности.

В ООО «ДОМСТРОЙ» организацией делопроизводства занимается секретарь-референт директора. Основной ее задачей является обеспечение  единого порядка документирования и работы с документами в организации  в соответствии с действующими нормативами. Организационную форму делопроизводства ООО «ДОМСТРОЙ» можно отнести к разряду традиционных с использованием автоматизированных средств.

 

Заключение

В данной работе были рассмотрены  основные вопросы, связанные с документированием  в организации.

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным  правилам, которые закрепляются в  правовых актах и нормативно-методических документах.

В настоящее время документирование осуществляется в соответствии с  ГОСТ Р 6.30-2003.

В контрольной работе правильность оформления документов было проанализировано на примере документов ООО «ДОМСТРОЙ».

В ходе анализа было выявлено, что большая часть документов оформляется в соответствии с  требованиями, предъявляемыми к оформлению документов. Однако в документе «Акт приема-передачи» было выявлено нарушение  требований в оформлении.

Поскольку документооборот  ООО «ДОМСТРОЙ» небольшой, то организацией делопроизводства занимается секретарь-референт директора, которая осуществляет прием, регистрацию, отправку, хранение и контроль документов данного предприятия.

 

Список использованных источников