Понятие документооборота. Порядок работы с входящими документами

План

 

1. Понятие документооборота. Порядок работы с входящими документами
2. Порядок работы с исходящими документами
3. Порядок работы с внутренними документами
4. Порядок контроля исполнения документов

Список используемой литературы

Приложение 1

Приложение 2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Понятие документооборота. Порядок работы с входящими документами

 

Документооборот - это упорядоченное перемещение  документов с момента их создания (поступления) до завершения исполнения (отправки, передачи на оперативное  хранение). Как известно, документооборот предприятия образуют входящие, исходящие и внутренние документы.

Под входящим документом принято понимать документ, поступающий  на предприятие от других юридических  лиц, а также от общественных организаций  и физических лиц, не имеющих отношения к предприятию. Документы на предприятие могут поступать по каналам почтовой и электрической связи либо с курьерами (экспедиторами) или непосредственно отправителями документов.

Работа с  входящей документацией начинается с ее доставки. Доставка документов в рабочие дни из соответствующего почтового отделения производится курьером предприятия (как правило, до обеда). В нерабочее время доставка входящих традиционных документов производится курьерами отправителей либо непосредственно отправителями документов. Эти документы принимает дежурный администратор предприятия (либо лицо, выполняющее его функции). Прием традиционных документов производится:

- от курьера (экспедитора) к делопроизводителю - по описи (реестру) под роспись указанных лиц;

- от отправителей - под роспись с простановкой оттиска штампа службы ДОУ "Принято 00 месяца 0000 года" на экземпляре документа, остающегося на руках у отправителя.

Поступившие документы  необходимо проверить на указание адресатов. Таким образом, конверт подлежит вскрытию при правильно адресованной почтовой корреспонденции. В том случае, если на конверте имеется отметка "Лично", конверт не вскрывается, а передается тому лицу, сведения о котором указаны на конверте.

Кроме того, не подлежат вскрытию конверты с отметками  об ограничении доступа ("Коммерческая тайна" и т. п.) - они передаются в группу обеспечения безопасности информации (либо уполномоченному должностному лицу).

Поступившие документы  необходимо проверить на целостность  упаковки, что гарантирует сохранность  документов. Проверяется также целостность всех вложений. Если все же документ поступает в поврежденном виде, то для его приемки должен быть составлен акт. Помимо этого, в нижнем правом углу лицевой части первого листа поврежденного документа ставится штамп "Документ поступил в поврежденном виде" (см. приложение 1).

Возникают такие  ситуации, когда внешне упаковка целая, но при вскрытии упаковки недостает  каких-либо документов. В этом случае необходимо составить акт о выявлении  недостающих вложений. Один экземпляр акта передается отправителю документов, другой хранится в службе ДОУ (см.приложение 2).

После того как  документы были доставлены, необходимо произвести их обработку. В первую очередь  необходимо произвести сортировку документов и зарегистрировать те документы, которые подлежат регистрации. Процесс регистрации представляет собой процедуру фиксации факта поступления документа на предприятии. Не подлежат регистрации документы:

- копии ранее  поступивших документов, зарегистрированные  в установленном порядке;

- статистические бюллетени, сборники, обзоры, пресс-дайджесты;

- приглашения:  билеты, извещения, уведомления;

- поздравления: письма, открытки и телеграммы;

- книги, брошюры  и периодические издания: газеты, журналы, альманахи;

- прейскуранты  и каталоги;

- ведомственные (отраслевые) технические (научно-технические) издания;

- рекламные  материалы;

- программы  проведения мероприятий, поступившие  вместе с приглашениями или  в дополнение к ним;

- нормативно-технические  документы общего назначения: федеральные,  региональные, отраслевые и ведомственные стандарты, нормы, нормативы, условия;

- документы,  адресованные сотрудникам предприятия  с пометкой "Лично";

- документы  без подписи.

На документах, подлежащих регистрации, ставится номер  и делается соответствующая запись в журнале регистрации входящих документов. Журнал ведется на бумажных носителях и в электронном виде. Нумерация поступающих документов в журнале проставляется по порядку, согласно поступлениям документов. Если документы поступают до 14 часов, то указывается фактическая дата поступления. Ну а если документы поступают после 14 часов, то датой регистрации будет следующий рабочий день. Тот же самый процесс регистрации ожидает документы, поступившие в нерабочий день, то есть документы будут регистрироваться на первый рабочий день после выходных.

На поступивших  документах ставится штамп с входящим номером, который должен соответствовать  номеру в журнале регистрации  входящих документов.

Документы (в  том числе не подлежащие регистрации) могут передаваться на предварительное рассмотрение. Поэтому документы можно рассортировать по двум группам:

- документы,  требующие обязательного рассмотрения  руководителем;

- документы,  не требующие обязательного рассмотрения  руководителем и направляемые  непосредственно в структурные подразделения организации.

В случае поступления  документов без указания конкретного  адреса они должны поступать к  руководителю для дальнейшего распределения  по структурным подразделениям. Документы, адресованные непосредственно руководителю, готовятся к рассмотрению у секретаря директора.

Независимо  от адресации на рассмотрение к руководителю поступают следующие документы:

- документы,  поступившие из вышестоящих органов  управления (власти);

- документы,  содержащие информацию по важнейшим  направлениям деятельности предприятия: финансовым, кадровым, экологическим и т. п.

- документы,  требующие решения руководителя  предприятия по иным причинам.

Если документ передается руководителю организации, то в журнале ставится соответствующая  отметка. Если документы передаются структурным подразделениям, то в журнале лицо, получившее документ, ставит подпись.

После рассмотрения документы возвращаются в службу ДОУ с соответствующей резолюцией, которая вносится в журнал. Документ при этом либо передается на исполнение, либо помещается в дело.

В особом порядке  регистрируются судебные акты (постановления, решения, запросы, исполнительные листы  и т. д.), заявления или жалобы в  суд, представления и протесты прокурора, документы иных надзирающих и  контролирующих органов, полученные предприятием. Такие документы регистрируются в день поступления и незамедлительно должны быть переданы руководителю. Дальнейшая регистрация таких документов будет зависеть от заключения юриста предприятия, рассмотренного руководителем.

Документы, поступившие в электронном виде по каналам электронной почты, регистрируются в рабочее время на официальном электронном адресе.

 

2. Порядок работы с исходящими документами

 

Документы, направляемые предприятием за его пределы, являются исходящими документами. Документы могут направляться юридическим лицам, организациям, общественным организациям, а также физическим лицам, не имеющим отношения к предприятию.

Исходящие документы, так же как и входящие, подлежат регистрации в службе документационного  обеспечения управления до 14 часов и должны отправляться по месту своего назначения. Если документы поступают для их передачи после 14 часов, то они подлежат регистрации не позднее следующего рабочего дня. Исходящие документы подлежат регистрации только после того, как они будут полностью оформлены. К исходящим документам предъявляется ряд требований:

- документы  должны быть подписаны либо  утверждены;

- документы  должны быть зарегистрированы  в необходимом количестве экземпляров;

- на документах  должен быть указан почтовый  адрес.

Только после  проверки сотрудниками службы ДОУ документов на соответствие их установленным требованиям  они могут быть зарегистрированы в журнале регистрации исходящих  документов. Если при проверке установлено, что документы не соответствуют  требованиям, они возвращаются исполнителю для устранения недостатков.

Написание адреса на конверте (упаковке) выполняется  на основании сведений, указанных  исполнителем (ответственным исполнителем). До укладки документов в конверты (упаковки) правильность указанных  на них адресных сведений проверяется, выявленные при проверке ошибки исправляются.

Время на подготовку документов к отправке может быть сокращено с помощью их предварительной  сортировки (по видам почтовых отправлений  и адресам). Кроме того, в отдельную  группу выделяются документы, подлежащие отправке с курьером (экспедитором).

Фальцовка документов производится так, чтобы при минимальном  количестве перегибов размер почтового  отправления в точности соответствовал размеру конверта (упаковки). Заклеивание  конвертов (упаковок) и их маркировка (наклеивание знаков почтовой оплаты) производятся в целях обеспечения сохранности почтовых отправлений и их своевременной доставки к месту назначения (без взимания доплаты с адресата). Документы, подлежащие отправке с курьером (экспедитором), укладываются в транспортировочную тару. Отправка предприятием электронных документов производится с официального электронного почтового адреса или на автономных небумажных носителях, при этом электронный документ, отправляемый с официального электронного почтового адреса, "прикрепляется" к электронному сообщению, выполняющему функцию сопроводительного письма, а электронный документ на автономных небумажных носителях отправляется с сопроводительным письмом и, если требуется, вместе с распечаткой (сопроводительной документацией).

 

3. Порядок работы с внутренними документами

 

Если готовый  документ не передается за пределы  предприятия, он является внутренним документом. Проект внутреннего документа разрабатывает  его исполнитель, на которого возлагается вся ответственность по документу:

- за сохранность  документа и используемых при  подготовке сведений в процессе  работы с ним;

- за своевременную,  полную и качественную подготовку  проекта документа;

- за самоконтроль  за подготовкой проекта документа;

- за предоставление по запросам уполномоченных лиц достоверных сведений о ходе подготовки проекта документа.

Помимо исполнителя, назначается ответственный исполнитель, который осуществляет общее руководство  подготовкой проекта документа. Им зачастую может являться руководитель структурного подразделения. На ответственного руководителя возлагается ответственность:

- за рациональное распределение  обязанностей между соисполнителями;

- за координацию работы  соисполнителей;

- текущий контроль за  надлежащей подготовкой проекта документа;

- за предоставление по  запросам уполномоченных лиц  достоверных сведений о ходе  подготовки проекта документа;

- за достоверность, актуальность  и полноту сведений, использованных  при подготовке проекта документа.

При подготовке предварительного текста документа необходимо определиться с видом и темой документа, подобрать материал для документа, определиться со структурой документа и только потом составить предварительный вариант. Поскольку предварительный вариант может подлежать корректировке, то с целью сокращения времени на его составление корректировку можно делать параллельно. В первую очередь при составлении документа проверяется соответствие основного текста правилам грамматики русского языка. Все выявленные в процессе редактирования и корректирования ошибки (неточности) устраняются исполнителем документа. Затем уточненная версия основного текста документа в обязательном порядке копируется на автономный машинный носитель и распечатывается.

Подвергаются проверке приложения к проекту документа: определяется состав приложения, их количество, последовательность расположения. Подготовленные предварительные варианты приложения (приложений) редактируются и корректируются. После устранения исполнителем выявленных ошибок (неточностей) уточненная версия каждого приложения также копируется на автономный машинный носитель и распечатывается.