Понятие документооборота. Порядок работы с входящими документами

Проект документа распечатывается: первый лист документа - на бланке предприятия, последующие, а также приложения - на писчей бумаге. Затем проект документа  согласовывается определенным кругом лиц. Если проект согласовывает не один человек, то необходимо определить последовательность согласования. В последнюю очередь подготовки проекта документа производится его уточнение по результатам согласования. Если между сторонами или исполнителями возникают разногласия, исполнитель документа докладывает об этом руководителю организации, который принимает решение о дальнейшем порядке подготовки проекта документа.

Подготовленный проект документа  передается на рассмотрение уполномоченному лицу. Если уполномоченное лицо выявляет какие-либо недостатки в документах, то они возвращаются исполнительному листу на доработку. Вместе с проектом документа на рассмотрение могут быть представлены следующие документы:

- письменное обоснование необходимости рассмотрения проекта, включающее характеристику проекта, его целей и основных положений, места документа в системе документации предприятия;

- справка о состоянии  законодательства в данной сфере  правового регулирования со ссылкой  на законодательные, нормативные правовые акты, локальные нормативные акты и организационно-распорядительные документы предприятия, в целях реализации и (или) в соответствии с которыми подготовлен проект документа;

- перечень действующих  локальных нормативных актов и (или) организационно-распорядительных документов предприятия, отмена, изменение или дополнение которых (в целом или их отдельных положений) потребуются в связи с введением в действие документа, представленного на рассмотрение;

- финансово-экономическое обоснование - если это обусловлено видом и (или) функциональным назначением документа, представленного на рассмотрение;

- заключение  юрисконсульта - если это обусловлено  видом и (или) функциональным  назначением документа, представленного на рассмотрение;

- проект сопроводительного  письма - если это обусловлено  видом и (или) функциональным  назначением документа, представленного  на рассмотрение.

Внутренние  документы также подлежат регистрации  в журнале регистрации внутренних документов, поэтому внутренним документам присваивается внутренний номер. Журнал ведется как в электронном виде, так и на бумажных носителях. Нумерация внутренних документов ведется в прямом возрастающем порядке в течение календарного года.

Копии внутренних документов рассылаются по структурным подразделениям в соответствии с их назначением.

В соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР от 29 июля 1983 г. N 105 (далее - Положение), движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения.

График должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное  и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения  в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика  документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.

 

4. Порядок контроля исполнения документов

 

Контроль исполнения документов предполагает совокупность действий, обеспечивающих своевременное, полное и качественное исполнение документов (предписываемых ими действий). Предварительно необходимо выявить документы, исполнение которых подлежит контролю. При осуществлении контроля необходимо:

- определить  соответствие документов качеству  и срокам исполнения;

- провести предварительную  проверку и регулирование хода  исполнения документа;

- произвести  учет, обобщение и анализ хода  и результата контроля;

- поставить  в известность директора организации и всех заинтересованных лиц о результатах контроля.

Стоит отметить, что наиболее тщательному контролю подлежат следующие документы:

- поступившие  на предприятие от территориальных  (отраслевых) органов управления (власти), по отношению к которым предприятие занимает подчиненное положение;

- требующие  срочного или оперативного исполнения;

- входящие и  внутренние документы, отражающие  приоритеты деятельности предприятия;

- иные документы  - по решению руководителя предприятия  (отдельные поручения, указания, приказы и распоряжения).

Для организации  систематического контроля на предприятии  руководителем назначается инспектор. Непосредственный контроль за исполнением  документов осуществляют руководители структурных подразделений, а также ответственные исполнители (исполнители) соответствующих документов.

В случае принятия решения о постановке документа  на контроль в верхней части лицевой  стороны его первого листа (у  правого поля, на свободном от текста месте) делается соответствующая отметка (штамп) "К" ("Контроль"). Одновременно сведения о постановке документа на контроль исполнения фиксируются в соответствующем регистрационном журнале и электронной базе документов, поставленных на контроль. Сведения о ходе и результатах исполнения документов (с указанием даты каждого промежуточного контроля) отражаются в журналах и электронной базе документов.

При осуществлении  предварительной проверки и регулирования  хода исполнения основное внимание уделяется  своевременности, полноте и качеству исполнения документа. Так, проверка своевременности исполнения документа предполагает установление соответствия срока его фактического исполнения установленному для данного документа сроку исполнения, исчисляемому в календарных днях и обозначаемому конечной датой.

Как говорилось ранее, при осуществлении проверки необходимо установить соответствие сроков исполнения документов предъявляемым  требованиям. Если указан конкретный срок исполнения документа, то этот срок будет  являться окончательным. Если срок не указан, но имеется пометка "срочно", то исполнить такой документ необходимо в трехдневной срок, документы с пометкой "оперативно" - в десятидневный срок. Если документ не имеет пометок, то срок исполнения не должен превышать 30 дней. Документы, подлежащие исполнению по поручениям органов власти (управления), в том числе поступившие от ответственных исполнителей указанных органов на согласование, - в срок не более 10 дней.

Документ признается полностью исполненным в том  случае, если содержание фактических  действий по его исполнению полностью соответствует предписанным для исполнения. Если принятый к рассмотрению проект документа не был по истечении трех рабочих дней возвращен исполнителю на доработку, он также считается полностью исполненным.

В процессе осуществления контроля необходимо установить соответствие проекта документа требованиям, предъявляемым к содержанию, структуре, стилю изложения и оформления, а также сущности поручения (резолюции), определяющих порядок исполнения документа. Изначально устанавливается степень соответствия проекта документа требованиям, предъявляемым к его содержанию и структуре, затем следует проверка соблюдения требований, предъявляемых к стилю изложения документа, и только потом - правильности оформления проекта документа и, если требуется, сопроводительных материалов к нему.

Документ снимается  с контроля после фактического исполнения всех предусмотренных резолюцией (иным образом) заданий, поручений, запросов и (или) документированного подтверждения  исполнения соответствующих действий по существу с обязательным сообщением результатов исполнения заинтересованным сторонам.

На основе сведений, зафиксированных в журнале и  электронной базе документов по результатам  предварительных и итоговых проверок, формируются данные о своевременности, полноте и качестве исполнения документов. Учет, обобщение и анализ хода и результатов контроля исполнения документов производятся группой контроля службы ДОУ путем формирования соответствующих справок и отчетов. Информирование руководителя предприятия (иных заинтересованных должностных лиц) о состоянии исполнительской дисциплины и мерах по обеспечению своевременного полного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах, организуется посредством:

- ежемесячного  представления справок и отчетов;

- исполнения (по  мере поступления) запросов о  состоянии отдельных документов;

- докладов на  протокольных мероприятиях, в ходе  которых рассматриваются вопросы  исполнения документов.

 

Список использованной литературы

 

1. Борискин В.В. «Официальное делопроизводство» - Москва: Омега, 2008 - 191 с.
2. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. – М., 2007.
3. Замыцкова О. И., Басаков М. И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управление): учебник - Ростов н/Д: «Феникс», 2009.
4. Зезюлина, М. Делопроизводство. Документооборот. Обмен опытом / М. Зезюлина ; М. Зезюлина // Секретарское дело. - 2009. - № 2.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1

 

   АКТ                                                                                     УТВЕРЖДАЮ

______№____                                                             руководитель организации                                                                                                         

 Оренбург                                                                           

о выявлении  повреждений документа                  Личная               Расшифровка      

"___" ______________ 20__ г. г. Оренбург          подпись              подписи

                                                                                                   Дата

 

Комиссией в  составе:

Председатель:______________________________________________________________

члены: ____________________________________________________________________

составлен настоящий  акт в том, что:

а) при осмотре  конверта (упаковки), отправленного _________________________

_____________________________________________________________

(указать, откуда (кем) именно)

обнаружены следующие повреждения: _________________________________________

(указать, какие  именно)

б) при вскрытии конверта (упаковки), отправленного ________________________

_____________________________________________________________ (указать, откуда (кем) именно)

обнаружены  следующие повреждения вложенных  документов: __________________________________________________________________

_____________________________________________________________

(указать, какие  именно)

В связи с  изложенным не представляется возможным использование по

назначению  следующих документов: __________________________________________

(указать, каких  именно)

Настоящий акт  составлен в двух одинаковых экземплярах, из которых первый помещен в дело N ___, а второй выслан для сведения в адрес отправителя недостающих документов (исх. N ___).

 

 

 

Председатель  комиссии: подпись                     И. О. Фамилия

Члены комиссии: подпись                              И. О. Фамилия

 подпись                                                               И. О. Фамилия