Понятие и признаки информационно-справочных документов

 

 

Информационно-справочные документы

Контрольная работа по делопроизводству

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

			стр.
Введение			3
1.	Понятие и признаки информационно-справочных документов		5
2.	Свойства и функции справочно-информационных документов		7
	2.1.	Свойства справочно-информационных документов	7
	2.2.	Функции справочно-информационных документов	9
3.	Виды справочно-информационных документов		12
	3.1.	Докладная записка	12
	3.2.	Служебная записка	13
	3.3.	Объяснительная записка	13
	3.4.	Предложение	14
	3.5.	Представление	15
	3.6.	Заявление	16
	3.7.	Переписка	17
	3.8.	Акт	23
	3.9	Протокол	25
Заключение			28
Список использованной литература			29
Приложения

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранению.

Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и др. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, но может быть только принята к сведению.

Объект исследования – информационно-справочные документы.

Предмет исследования – содержание и правила оформления информационно-справочных документов.

Цель работы - изучение информационно-справочных документов, используемых в деятельности предприятия.

Для достижения цели поставлены следующие задачи:

- дать понятие информационно-справочных документов;

- определить свойства и функции справочно-информационных документов;

- изучить перечень информационно-справочных документов;

- определить правила составления  информационно-справочных документов;

- определить значение  информационно-справочных документов в деятельности предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Понятие и признаки информационно-справочных документов

 

Информационно-справочные документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.

Документы этой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря,  инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

Документ, который создан в обществе входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов.

Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Справочно-информационные документы содержат информацию о фактическом состоянии дел для принятия организационно-правовых и распорядительных документов.

К справочно-информационным документам относятся служебные письма, справки, докладные и объяснительные записки, акты, протоколы и др.

Эти документы являются одним из источников информации, носят вспомогательный характер по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам [3, с 321]. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую [3, с 321]. На основе резолюции руководителя информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов[1, с. 218]. 3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Свойства и  функции справочно-информационных  документов

 

2.1. Свойства справочно-информационных документов

Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств. Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность.

Юридическая сила документа - это свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе.

На приобретение документом юридической силы влияет:

1. Соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими  документ, положений действующего  законодательства.

2. Документирование предполагает  соблюдение установленных правил  записи информации. Эти правила  специфичны для каждого типа  документов и регламентируются  ГОСТами и другими нормативно-методическими  материалами.

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов: наименование организации - автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и др.

Оригинальность документа. Признаком оригинала является его уникальность. Нередки «умноженные оригиналы», т.е. оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах. Например, договор между государствами с древнейших времен составляется в количестве экземпляров, соответствующих числу договаривающихся сторон, при этом каждый экземпляр является оригиналом.

Для служебных документов оригиналом является документ, подписанный должностными лицами, с приложением, в ряде случаев, печати. Оригиналы служебных документов могут печататься на бланках. Различают автографы - документы, переписанные или правленные рукою автора.

Подлинность документа. Подлинный документ: документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Таким образом, документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Это может быть первый или единичный экземпляр оригинального документа. Дубликат документа: повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Копийность документов. Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу. Повторное, точное воспроизведение подлинников является копией. Среди копий различаются: Выписка - копия части документа. Выписка должна содержать воспроизведение полного текста решения по определенному вопросу. Юридическую силу выписка приобретает после ее заверения должностным лицом организации или нотариусом. Особый вид - фото и светокопии, отличительной чертой которых является точное воспроизведение оригинала. Они являются видом факсимильных, автоматических копий. Кроме копий, снятых непосредственно с оригинала или полученных автоматически, т.е. одновременно с оригиналом, могут быть кратные копии: копия с копии. Юридическая сила копий: копия должна содержать точный текст подлинника, расшифровку печатей, подписей должностных лиц; свидетельство юридической силы копии документа - отметка о ее заверении.

Заверение копий должно производится самой организацией или, по необходимости, нотариусом. Сами организации имеют право заверения документов, создающихся в этих организациях. Также организации могут заверять документы граждан при приеме на работу (диплом, аттестат, удостоверение на льготы и т.д.). Копии заверяются руководителем организации или уполномоченным должностным лицом (например, начальником отдела кадров или зав. канцелярией). Заверенные копии, направляемые в организации, удостоверяются печатью.

2.2. Функции справочно-информационных документов

Любой документ полифункционален, т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные. Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные - управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа - необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

Каждый документ имеет информационную емкость или информационный потенциал, т.е. количество и качество информации.

Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не, только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция: документы, ориентированные в одном направлении - законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.;  документы двустороннего действия - деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.

Культурная функция - способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе: кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.

Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления: законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др. Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время.

В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти: законы, указы, постановления и др., судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы: паспорта, пропуска, удостоверения и т.д., и оправдательно-финансовые документы: накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.