Приказ по личному составу: этапы подготовки, правила оформления

Для оформления некоторых  действий (например, распоряжения об отстранении  работника от работы, объявлении выговора или замечания) нет принятой унифицированной формы. Тогда текст приказа составляется по усмотрению работодателя в соответствии с требованиями трудового законодательства¹⁴.

С 1 января 2013 г. требование о  применении унифицированных форм при  составлении первичных учетных  документов в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» от 6.01.2011 № 402-ФЗ отсутствует, но их использование привычно для многих хозяйствующих субъектов. Кроме того, самостоятельная разработка форм документов, отличных от унифицированных, требует времени, специальных знаний и дополнительных затрат на настройку программного обеспечения под новые бланки, а применение таких форм может вызвать затруднения в работе как внутри организации, так и с контрагентами.

Запрета на использование  унифицированных форм в Федеральном законе № 402-ФЗ не содержится, поэтому их по-прежнему можно применять, утвердив такое решение в учетной политике или отдельным приказом руководителя.

 

2. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

2.1 Порядок подготовки приказа по личному составу

Процедура составления и  оформления приказа по личному составу  конкретного учреждения может быть описана в инструкции по делопроизводству или в инструкции, устанавливающей  порядок работы с документами.

Подготовка приказа начинается с обязательного контроля качества первичных документов, которые в  подавляющем большинстве случаев  составляются работниками организации  и передаются в кадровую службу. Документирование приема, увольнения и движения кадров предусматривает  первоначальное составление таких  документов, как заявления, докладные  записки, представления, уведомления  и др. Эти первичные документы  называют документами-основаниями  для издания приказов по личному  составу¹⁵.

Кадровая служба (работник, отвечающий за работу с этой документацией) должна знать, как оформляется каждый из этих документов. На основе документов-оснований  и готовятся приказы по личному  составу. До подготовки приказа на первичном  документе кадровик обязан получить резолюцию руководителя организации. Резолюция пишется от руки на первом листе документа справа и выражает решение руководителя по затронутому  в документе вопросу. На кадровых документах резолюция носит «разрешительный» или «запретительный» характер, возможно, конкретизирует порядок и характер исполнения документа. Резолюция должна содержать: фамилию работника кадровой службы, которому дается поручение, содержание поручения, срок исполнения, личную подпись руководителя и дату составления резолюции¹⁶.

Документы-основания к  приказам по личному составу с  резолюцией руководителя организации  являются правовой основой действия, которое устанавливается в приказе. Кроме того, в любом приказе  по личному составу должна содержаться  ссылка на наименование документа, его  автора и дату.

Некоторые организации не оформляют визы на приказе и ограничиваются сбором виз должностных лиц на заявлениях. В тех случаях, когда  визирование проводится, приказы  по личному составу, как правило, визируют руководитель структурного подразделения, в котором работает данный работник, главный бухгалтер, юрисконсульт (при  его наличии). На приказе может  быть виза инспектора или руководителя кадровой службы, подтверждающая ответственность  кадровика за оформление приказа, за состояние документов, предъявленных  работником, и т.д.

Состав лиц, визирующих приказы  по личному составу, в разных организациях имеет существенные различия. Поэтому  правила визирования приказов по личному составу в конкретной организации должны быть определены кадровой службой и руководством организации и закреплены в инструкции по работе с кадровыми документами  или ином локальном нормативном  акте.

Визы проставляются или  в нижней части последнего листа  приказа (после подписей), или на оборотной стороне последнего листа  подлинника приказа.

Согласно п. 3.24 ГОСТ Р 6.30–2003 оформление визы должно состоять из подписи лица, визирующего документ, его должности, расшифровки подписи (т.е. указания инициалов и фамилии), даты визирования¹⁷.

В процессе согласования могут  быть высказаны замечания и дополнения к проекту приказа. Они могут  быть внесены непосредственно в  представленный проект документа или  оформлены на отдельном листе  как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании  на проекте документа кроме подписи  визирующего лица и даты проставляется  отметка: "Особое мнение прилагается" или "Замечания прилагаются". Особое мнение, оформленное на отдельном  листе, прикладывается к проекту  документа и возвращается разработчикам  проекта для доработки документа. При передаче окончательно оформленного документа руководителю на подписание все особые мнения и замечания  должны будут поступить вместе с  документом на рассмотрение руководителя¹⁸.

Однако, если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального  характера, то он подлежит перепечатке  и повторному согласованию. При этом необходимо помнить, что повторное  согласование не требуется, если при  доработке в проект документа  внесены только уточнения редакционного  характера, не изменившие его содержания¹⁹.

Доработка проекта приказа  по замечаниям предполагает внесение замечаний в проект документа  по результатам согласования, окончательное  оформление согласованного проекта  документа на бланке и представление  его руководителю на подписание.

Последний этап подготовки приказа – его подписание. На подпись руководителю организации  представляется полностью заполненная  унифицированная форма. Оформление подписи предусматривает указание должности руководителя, его личной подписи, инициалов и фамилии. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, обладающий юридической силой.

На практике еще встречаются  случаи, когда перед должностью руководителя от руки пишутся «за», «зам.» или  проставляется косая черта. ГОСТ Р 6.30–2003 и иные действующие нормативные  документы не допускают использование  подобных приемов: это лишает документ юридической силы.

Последний реквизит, который  заполняется в унифицированных  формах, – виза ознакомления работника, состоящая из слов «С приказом ознакомлен», личной подписи работника и даты ознакомления.

В отношении отдельных  приказов закон предусматривает  сроки ознакомления с ними работников. Так, приказ о наложении дисциплинарного  взыскания объявляется работнику  под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника  на работе²⁰.

С приказом об увольнении работник должен быть ознакомлен под роспись  в день увольнения.

Когда сроки законом не установлены, затягивать с ознакомлением работников с содержанием приказа, тем не менее, не следует.

Возможны случаи, когда  ознакомить работника с приказом невозможно ввиду его отсутствия на работе или в связи с тем, что он отказался ознакомиться с  документом. Для приказов о наложении  дисциплинарного взыскания и  об увольнении предусмотрены специальные  правила²¹:

• при отказе работника письменно подтвердить факт ознакомления с приказом об этом составляется соответствующий акт;
• если работника невозможно ознакомить с приказом под роспись, об этом делается соответствующая отметка на приказе.

Отменить или изменить приказ по личному составу может  только лицо, подписавшее этот приказ, а также руководитель вышестоящей  организации. При этом изменение  отдельных пунктов приказа заверяется его подписью²².

2.2. Правила оформления приказов по личному составу

Приказы по личному составу  оформляются на общем бланке организации  и включают в себя следующие реквизиты:

• название вида документа;
• дата;
• порядковый номер приказа;
• место издания приказа;
• заголовок к тексту приказа;
• текст приказа;
• подпись руководителя организации;
• визы согласования;
• отметка об исполнителе.

Текст приказа следует  излагать кратко в повелительной  форме. Он состоит из двух частей –  констатирующей и распорядительной²³.

В констатирующей части должны быть изложены цели и причины издания  приказа. В распорядительной – перечислены  конкретные задания, исполнители и сроки исполнения. Текст распорядительной части приказа по личному составу разбивается на разделы и пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Кроме того, обязательно должны быть перечислены основания для издания приказа.

Определенные приказы  по личному составу имеют особенности  в оформлении.

Для оформления приказа о  приеме на работу применяется унифицированная  форма Т-1 «Приказ (распоряжение) о  приеме на работу работника».

Заголовочная часть формы  Т-1 содержит название организации, которое должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Напротив наименования организации в специальном окне проставляется ее код по Общероссийскому классификатору промышленных объединений и организаций (ОКПО).

В заголовочной части формы  также размещается название вида документа «Приказ». Код приказа  по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) уже  проставлен в форме, его следует  только воспроизводить на каждом конкретном приказе²⁴.

Далее в форме Т-1 предусмотрено  место для проставления номера и  даты приказа. Эти реквизиты являются обязательными элементами оформления, так как оказывают прямое влияние  на юридическую силу документа²⁵. В соответствии со статьей 68 Трудового Кодекса Российской Федерации приказ должен быть подготовлен не позднее трех дней после заключения трудового договора. Оформлять дату можно, используя один из следующих вариантов:

• цифровым способом;
• словесно-цифровым способом²⁶.

Содержательная часть  приказа о приеме на работу начинается с распорядительного действия и  указания его продолжительности  в соответствии со сроком действия трудового договора.

В унифицированной форме  Т-1 содержательная часть приказа  о приеме на работу построена в  табличной форме, которая включает в себя следующие данные: фамилия, имя, отчество, табельный номер работника; наименование структурного подразделения; должность, разряд, класс (категория) квалификация, условия приема на работу, характер работы, условия оплаты труда, продолжительность  испытательного срока.

Ссылка на документ –  основание издания приказа является обязательным реквизитом любого приказа  по личному составу.

Оформляющая часть приказа  о приеме на работу содержит подпись  руководителя организации и отметку  об ознакомлении работника с приказом.

Оформление подписи предусматривает  указание должности руководителя организации, его личной подписи, инициалов и  фамилии. В организациях, где имеется  должность заместителя руководителя по работе с кадрами, право подписи этих документов обычно предоставлено ему.

Категорически не допускается  исправление от руки должности или  фамилии в подлиннике приказа, проставление предлога «за» или «зам.», а также  косой черты перед должностью. Применение подобных приемов лишает документ юридической силы²⁷.

Перевод на другую работу на том же предприятия, в учреждении, организации, а также перевод на работу на другое предприятие, в учреждение, организацию либо в другую местность, хотя бы вместе с предприятием, учреждением, организацией, допускается только с согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных ст. 72 и 74 Трудового кодекса РФ.

Перевод на другую работу оформляется  индивидуальным приказом

по форме № Т-5 или  № Т-5а, включающим в себя следующую информацию:

• причину перевода;
• условия труда на прежнем и новом месте работы (участок работы, профессия, должность, размер ставки, оклада и т. д.).

Поскольку унифицированная форма не содержит отражающих процедуру перевода реквизитов, она требует составления дополнительных документов — листка прохождения инструктажа, листка медицинского осмотра, справки о несданных материальных ценностях и т. д.

Приказ подписывает руководитель организации (учреждения) и визируют начальники структурных подразделений прежнего и нового мест работы. Обязательное требование — подпись работника, подтверждающая его согласие с переводом.