Приказ по личному составу: этапы подготовки, правила оформления

Предпосылкой к решению  о дисциплинарном наказании работника  является факт обнаружения дисциплинарного  проступка. В процессе применения к  нему мер дисциплинарной ответственности  на практике создается немало документов (докладные записки и объяснительные записки, акты), где излагаются обстоятельства произошедшего с выводами и предложениями²⁸.

На документы, служащие основанием для принятия решения о наказании  и издания соответствующего приказа, необходимо сослаться в тексте приказа.

Как определено трудовым законодательством, к работнику может быть применено  дисциплинарное взыскание в виде замечания, выговора или увольнения. Унифицированная форма приказа предусмотрена для оформления только увольнения работника. Замечание или выговор объявляются работнику в свободной текстовой форме.

Приказ об увольнении применяется  для оформления и учета увольнения работников. Он составляется сотрудником  кадровой службы, подписывается руководителем  организации или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под расписку в порядке, установленном законодательством Российской Федерации²⁹.

Образец приказа об увольнении Бланк приказа об увольнении составляется по формам № Т-8 и № Т-8а. В строке (графе) этих форм "Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)" производится запись в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства Российской Федерации со ссылкой  на соответствующую статью. В строке (графе) "Документ, номер и дата" делается ссылка на документ, на основании  которого готовится приказ на увольнение и прекращается действие трудового договора с указанием его даты и номера (заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и другие документы).

При расторжении трудового  договора по инициативе работодателя в случаях, определенных действующим  законодательством Российской Федерации, к приказу (распоряжению) о прекращении (расторжении) трудового договора с  работником (увольнении) прилагается  в письменной форме мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации.

Приказ о направлении  работника в командировку - это  первичный документ, фиксирующий  факт командирования работника.

Порядок направления в  командировку определяется в соответствии с гл. 24 ТК РФ, а также положениями  других нормативно-правовых актов, локальных  актов организации и трудовых договоров, заключенных с соответствующими работниками. К числу документов, сопровождающих издание приказа (распоряжения), относятся:

• служебное задание;
• командировочное удостоверение;
• отчет о командировке;
• авансовый отчет;
• журналы регистрации работников, прибывающих и выбывающих в командировку.

Для оформления приказа используются формы Т-9 и Т-9а. В данных формах необходимо указать фамилию и инициалы, структурное подразделение, профессию (должность) командируемого, а также цель, время и место командировки. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов³⁰.

Глава 3.  РЕГИСТРАЦИЯ И  ХРАНЕНИЕ ПРИКАЗОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

3.1 Порядок регистрации приказов

Кадровые документы, в  том числе и приказы по личному  составу, большинство которых имеет  длительный срок хранения, регистрируются в специальных учетных формах.

Все приказы по личному  составу обязательно регистрируются, причем отдельно от приказов по основной деятельности. Для этого используют одну из регистрационных форм: книгу (журнал) регистрации или регистрационные  карточки. В регистрационной форме  указываются: дата и номер приказа, содержание приказа, лицо, подписавшее  приказ и номер дела, в которое  приказ подшивается для оперативного хранения³¹.

Порядок регистрации и  нумерации приказов по личному составу  законодательно не регламентирован.

Учитывая различные сроки  хранения приказов по личному составу  можно рекомендовать нумеровать их в соответствии со следующими правилами:

• обязательное отличие регистрационных индексов приказов по личному составу от индексов приказов по основной деятельности;
• применение буквенно-цифровой индексации приказов по личному составу (например, 1-к, или 1к, или 1л/с и тому подобное);
• при большом количестве работников, когда образуется много кадровых приказов, их можно делить по разновидностям (например, №1у - об увольнении, №1/ком – о командировании, №1/о – об отпуске, №1/п – о поощрении);
• для приказов с разными сроками хранения должны использоваться различные буквенные обозначения.

Нумеровать все приказы  по личному составу одинаково  и подшивать в одно дело не рекомендуется. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленным «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» сроками их хранения – 5, и 75 лет³².

В книгу регистрации приказов по личному составу можно также  включить графу «Отметка о выдачи копии приказа работнику». В ней  будет отражено выполнение обязанности  работника по письменному заявлению  работника не позднее трех рабочих  дней со дня подачи этого заявления  выдать ему копии документов, связанных  с работой³³.

3.2 Сроки хранения, систематизация приказов по личному составу

При работе с распорядительными  документами (приказами, распоряжениями) нередко возникают вопросы, как  и по какому принципу их систематизировать, чтобы, во-первых, это было удобно для  текущей работы с документами  и, во-вторых, не нарушало принципы их архивной систематизации документов в целях  последующего хранения. Эти моменты  важны и для организаций, являющихся источниками комплектования государственных  и муниципальных архивов, и для  организаций – собственников  своих документов, самостоятельно организующих их хранение.

В делопроизводстве сложилась  практика разделения распорядительных документов на приказы (распоряжения) по основной (производственной) деятельности и приказы (распоряжения) по личному  составу. Единственным нормативным  документом, устанавливающим принципы систематизации распорядительных документов, является Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Перечень вводит несколько иное разделение приказов (распоряжений):

• приказы (распоряжения) по основной деятельности (срок хранения – постоянно);
• приказы (распоряжения) по личному составу (срок хранения – 75 лет ЭПК);
• приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам (срок хранения – 5 лет).

Кроме того, Перечень поясняет, что приказам (распоряжениям) по основной деятельности, присланным для сведения, устанавливается срок хранения «До  минования надобности». Следовательно, если организации получают распорядительные документы из вышестоящих организаций, они должны выделять их в отдельный  массив (отдельное дело) с соответствующим  сроком хранения.

Приказы по личному составу  оформляются, как правило, в нескольких экземплярах (оригинал и копии): оригинал подшивается в соответствующее дело, которое хранится в кадровой службе; первая копия хранится в бухгалтерии и является основанием для проведения бухгалтерских операций; вторая копия помещается в личное дело работника в случае, если оно ведется³⁴.

В кадровой службе обязательно  должны сохраняться первые экземпляры (оригиналы), которые доводятся до сведения работников по роспись.

Подготовка приказов по личному  составу к длительному хранению начинается в период составления  номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве³⁵.

В конце каждого года составляется сводная номенклатура дел на будущий год, соответствующим разделом, в которую включаются документы кадровой службы.

Документы раздела кадровой службы представляют собой систематизированный  перечень заголовков всех дел, заводимых  в процессе ее деятельности, с указанием  сроков хранения.

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения  документов, формирования их в дела, систематизация и учета дел, определения  сроков их хранения.

Приказы по личному составу  формируются в дела в зависимости  от сроков их хранения.

Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию  листов в деле; составление заверительной  записи (листа-заверителя); составление  внутренней описи документов дела; оформление обложки (уточнение заголовка  дела, крайних дат приказов, включенных в дело). Документы, помещенные в  дело, должны быть подшиты на четыре прокола в твердую обложку  из картона или переплетены таким  образом, чтобы сохранялась возможность  свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них³⁶.

В соответствии с законодательством  приказы по личному составу имеют  два срока хранения: 75 лет и 5 лет³⁷.

Приказы по личному составу  со сроком хранения 75 лет:

• О приеме на работу;
• О прекращении действия трудового договора;
• О переводе на другую работу;
• О предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;
• О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до трех лет;
• О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком;
• О направлении в зарубежную командировку;
• О поощрении работника;
• Об изменении фамилии;
• О назначении на должность;
• О совмещении должностей / профессий;
• Об исполнении обязанностей (на время отпуска);
• Об установлении надбавки к должностному окладу.

Приказы по личному составу  со сроком хранения 5 лет:

• О предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику;
• Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска;
• О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;
• О направлении работника в краткосрочную командировку внутри страны;
• О привлечении к работе в выходные и праздничные дни;
• О привлечении к сверхурочным работам;
• О привлечении работника к дисциплинарной ответственности;
• О снятии с работника дисциплинарной ответственности;
• Об отстранении от работы;
• О прекращении отстранения от работы и допуске к работе;
• Об объявлении выговора.

При большом объеме приказов по личному составу со сроком хранения 75 лет, удобнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, отдельно приказы, связанные с трудовым стажем (о приеме, увольнении, перемещении работников), и приказы, в которых содержатся сведения о заработной плате (приказы о премировании, поощрении).

Основания к приказам подшиваются  в личные дела работников или образуют самостоятельное дело приложений к  приказам по личному составу.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Приказы по личному составу  относятся к одним из наиболее важных документов, образующихся в  кадровом делопроизводстве. В соответствии с трудовым законодательством, а  также законодательством о бухгалтерском  учете, по таким документам осуществляются практически все действия, совершаемые  юридическим лицом в области  кадровой политики: прием на работу сотрудников, перемещение их по должности, увольнение, командирование.

На основании приказов по личному составу осуществляется начисление заработной платы, а также  производятся иные выплаты, установленные  соответствующими нормативными документами. Исходя из значимости приказов по личному  составу, качеству их подготовки уделяют особое внимание.

Приказ по личному составу  начинает свою жизнь с документа-основания, в соответствии с которым готовится  проект самого приказа, далее он проходит этап согласования в структурных  подразделениях организации. После  этого приказ подписывается руководителем  организации, доводится до сведения сотрудника и хранится в кадровой службе организации до момента сдачи его в архив³⁸.