Проблемы внедрения новых информационных технологий

 

 

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Магнитогорский государственный  университет»

Факультет педагогического  образования и сервисных технологий

Кафедра документоведения и  математических дисциплин

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

Проблемы внедрения новых  информационных технологий

 

 

 

 

Выполнила студентка

 

 

Дата сдачи:_______________

Дата защиты:_____________

Оценка:__________________

 

 

 

Магнитогорск 2011

Оглавление

Введение___________________________________________________________3

Глава 1. Делопроизводство и  новые информационные технологии___________6

1.1 Определение терминов  «делопроизводство» и «новые  информационные технологии», их  взаимодействие. Информационные системы_______________6

1.2 Автоматизация делопроизводства__________________________________10

1.3 Электронный документооборот____________________________________12

Глава 2. Нормативное регулирование  использования новых информационных технологий в делопроизводстве_______________________________________16

2.1 Федеральные законы_____________________________________________16

2.2 Национальные (государственные)  стандарты_________________________17

2.3 Иные нормативно-методические документы_________________________19

Глава 3. Примеры использования  систем электронного документооборота (СЭД)_____________________________________________________________20

3.1 «Дело» – система  автоматизации делопроизводства  и электронного документооборота__________________________________________________20

3.2 DocsVision 4.0. Приложение «Административное производство»________23

3.3 Опыт некоторых госструктур  в автоматизации делопроизводства  и внедрении СЭД_____________________________________________________26

Заключение________________________________________________________31

Список использованных источников и литературы_______________________32

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью  документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности.

На сегодняшний день документ является основным способом представления  информации на любом современном  предприятии.

Неоспорима важность сохранности  и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного  ведения бизнеса. Способность принять  верное решение и вовремя отреагировать  на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит  не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно  в нем организовано управление документооборотом.

Фактически, малоэффективное  использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя  не полученная информация или документ - это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности.

Вследствие этого, на любом  предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации.

Важную роль в оптимизации  деятельности предприятия любого размера  и профиля деятельности играют современные  системы электронного документооборота.

С развитием научно-технического прогресса, новые информационные технологии стремительно охватывают все больше сторон человеческой жизни. Неудивительно, что такая важная часть административной деятельности, как документационное управление обеспечения, вплотную подошла  к использованию новых технологий.

Существует мнение, что  в настоящее время только около 30% всей корпоративной информации хранится в электронном виде (как в структурированном - в базах данных, так и в  неструктурированном).

Вся остальная информация (около 70%) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске и обработке. Тем не менее, это  соотношение постепенно меняется в  пользу электронной формы хранения (в частности, через развитие электронных  архивов).

В настоящее время на большинстве  российских предприятий документооборот  в виде договоров, прайс-листов, приказов, деловой переписки, финансовой документации, и т.д., хранится как в бумажном, так и в электронном виде (часто  неупорядоченно на файл-сервере). При  этом практически неизбежно возникает  дублирование информации, а также  не обеспечивается поддержка разных версий документов и безопасность их хранения. То есть, и при преобладании электронной формы хранения документов, они не всегда используются эффективно.

Необходимость автоматизации  документооборота организаций определяет актуальность данной темы.

В данной курсовой работе рассматриваются  определения важнейших терминов в сфере делопроизводства и информационных технологий, нормативно-методическое регулирование данных аспектов, а  также примеры использования  систем автоматизации делопроизводства в конкретных организациях.

Глава 1 посвящена определению  терминов «делопроизводство» и «новые информационные технологии». Также  в ней дается различие между понятиями  «автоматизация делопроизводства»  и «электронный документооборот». Необходимо заметить, что в современной профессиональной литературе обычно отождествляются  такие понятия, как «система автоматизации  делопроизводства» (САД) и «система электронного документооборота» (СЭД). В главе 1 представлено мнение А.М. Савельева, объясняющее различия между указанными понятиями.

Задача, поставленная в главе 2 – описать нормативные акты (федеральные законы, национальные стандарты, прочие нормативно-методические документы), так или иначе регулирующие применение новых информационных технологий в делопроизводстве организаций.

Глава 3 описывает конкретные примеры использования систем электронного документооборота (СЭД). Первые два  параграфа посвящены описанию двух популярных СЭД – «ДЕЛО» и «DocsVicion 4.0. «Административное производство».

В параграфе 3.3. приведены  примеры автоматизации делопроизводства в таких государственных структурах, как Министерство Экономического Развития и Торговли Российской Федерации, Центральный  Банк Российской Федерации и Совет  Федерации. Кроме того, на основании  приведенной информации анализируются  типичные проблемы во внедрении автоматизации  делопроизводства на предприятии.

Целью курсовой работы является рассмотрение важнейших процессов  внедрения новых информационных технологий в делопроизводстве, а  также рассмотрение возникающих  при этом основных проблем.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Делопроизводство и новые информационные технологии

1.1 Определение терминов «делопроизводство» и «новые информационные технологии, их взаимодействие. Информационные системы

Для рассмотрения темы курсовой работы – «Новые информационные технологии в делопроизводстве организаций» прежде всего, необходимо дать определение  терминам, включенным в название темы работы, а именно: «делопроизводство» и «новые информационные технологии».

Итак, делопроизводство (согласно ГОСТу Р-51141-98 «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28) – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. [8; с. 23]

Управление можно представить  как последовательный процесс:

- получения информации;

- обработки информации;

- принятия решения;

- доведения решения до сведения исполнителей;

- исполнения решения;

- подведения итогов. [21; с. 142-144]

При этом необходимая информация для принятия решений и сами решения  могут быть представлены в виде документов (в документированном виде). Поэтому  делопроизводство называют также документационным обеспечением управления (ДОУ).

На работу с документами  работники сферы управления затрачивают  в среднем до 60 % рабочего времени. Объем технической работы с документами  нередко настолько велик, что  мешает продуктивной деятельности предприятия. Поэтому рациональная организация  делопроизводства рассматривается  как одна из важнейших задач, обеспечивающих эффективное управление. [20; с. 117-118]

Делопроизводство состоит  из двух неразрывно связанных компонентов:

1)документирования (записи информации на различных носителях по установленным правилам)

2)организации работы с документами, которая заключается в организации документооборота, хранении и использовании документов в текущей деятельности предприятия.

На предприятии должен быть установлен единый порядок составления  документов и работы с ними. Правила  работы с документами на конкретном предприятии представляют собой  систему делопроизводства, которая  представляет собой совокупность:

- общепринятых принципов обработки документов;

- приемов в работе с документами конкретного предприятия.

Разработка новых информационных технологий в управлении, новых офисных  программ осуществляется на основе традиционных правил делопроизводства (регистрация  документов, их согласование, контроль их исполнения, исполнение, архивное хранение, и т.п.) [21; с. 145]

Информационные технологии (ИТ, от англ. information technology, IT) – широкий класс дисциплин и областей деятельности, относящихся к технологиям управления и обработки данных, в том числе, с применением вычислительной техники. [14; с. 54]

Согласно Федеральному закону № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких  процессов и методов. [4]

В настоящее время под  информационными технологиями чаще всего понимают компьютерные технологии. В частности, ИТ имеют дело с использованием компьютеров и программного обеспечения для хранения, преобразования, защиты, обработки, передачи и получения информации. Специалистов по компьютерной технике и программированию часто называют ИТ-специалистами. ИТ-специалисты занимаются созданием, развитием и эксплуатацией информационных систем.

Информационная система  – это система, предназначенная  для ведения информационной модели, чаще всего какой-либо области человеческой деятельности. [14; с. 75] Согласно Федеральному закону № 149-ФЗ, информационная система  – совокупность содержащейся в базах  данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств. [4]

Информационная система  должна обеспечивать средства для протекания таких информационных процессов, как:

- хранение информации;

- передача информации;

- преобразование информации.

Различают три класса информационных систем по степени их автоматизации:

1)ручные информационные системы (характеризуются отсутствием современных технических средств переработки информации и выполнением всех операций человеком; например, о деятельности менеджера в фирме, где отсутствуют компьютеры, можно говорить, что он работает с ручной ИС);

2)автоматизированные информационные системы (АИС) (наиболее популярный класс ИС; предполагают участие в процессе обработки информации и человека, и технических средств, причем главная роль отводится компьютеру);

3)автоматические информационные системы (выполняют все операции по переработке информации без участия человека; примером автоматических информационных систем являются некоторые поисковые машины Интернет – например Google, где сбор информации о сайтах осуществляется автоматически поисковым роботом (crawler) и человеческий фактор не влияет на ранжирование результатов поиска). [14; с. 77-78]

Обычно термином «информационные  системы» в наше время называют автоматизированные информационные системы.

Каким образом возможно использование  в делопроизводстве новых информационных технологий?

В самом начале внедрения  информационных технологий в различные  системы управления и делопроизводства, компьютер использовался лишь как  «умная пишущая машинка». С появлением Интернета и электронной почты, компьютер стал также и средством  связи между различными пользователями. Однако новые информационные технологии способны помочь в решении более  масштабные вопросов – к примеру, таких как организация системы  делопроизводства на предприятии.