Проблемы внедрения новых информационных технологий

1. Регистрация входящей корреспонденции

Используется процесс сканирования, процесс распознавания текста документа. При наличии у регистратора сертификата электронной цифровой подписи (ЭЦП) РК документа может быть подписана с использованием ЭЦП.

2. Наложение резолюций и выбор исполнителей

Этот процесс придает  документу статус распорядительного  и формирует задания исполнителям. Процесс инициируется либо зарегистрированным входящим документом (полученным из внешней организации), либо зарегистрированным внутренним документом. Результатом выполнения процесса является передача входящего/внутреннего документа с наложенной резолюцией непосредственным исполнителям. Также может быть назначен координатор работ и выбраны сотрудники для ознакомления с документом.

3. Создание исходящих/внутренних документов

Исходящий/внутренний документ может создаваться, как в ответ  на входящий/внутренний документ во исполнение задания по резолюции, так и в  инициативном порядке.

Подготовка документа  в инициативном порядке – процесс создания документа, не являющегося ответом на входящий или внутренний документ.

Подготовка проекта исходящего/внутреннего  документа может производиться  исполнителем, например, средствами Microsoft Word. Подготовленный проект документа «прикрепляется» к карточке задания и передаётся на согласование визирующим лицам.

Регистрация исходящей/внутренней корреспонденции заключается в присвоении документу постоянного регистрационного номера. «Административное делопроизводство» обеспечивает автоматическое формирование номеров документов с помощью настраиваемых нумераторов.

4. Контроль исполнительской дисциплины

При постановке документа  на контроль производится назначение плановых сроков исполнения. Значение планового срока формируется  на основании сроков, указанных в  резолюции. В процессе контроля проверяется  готовность документов к плановым срокам исполнения.

Промежуточный контроль– процесс, заключающийся в периодическом опросе исполнителей для определения состояния документа, учёте и обобщении результатов контроля.

Исполнителем периодически вносится в карточку задания информация о ходе выполнения и проценте исполнения задания. Для промежуточного контроля заданий на контроле используется карточка контроля. Снятие с контроля – завершение процесса контроля. Основанием для снятия с контроля является наличие номера результирующего исходящего документа, зарегистрированного при отправке документа.

5. Передача документов  в архив

Отработанные документы  подшиваются в дела, которые затем  передаются на архивное хранение.

Кроме того, в системе  возможны следующие этапы документооборота:

-ведение номенклатуры дел (ведение справочника номенклатуры дел) – процесс, заключающийся в составлении систематизированного перечня заголовков (наименований) дел, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;

-формирование дел и томов – процесс формирования дел с вложенными томами и присвоения им уникальных регистрационных номеров;

-списание документов в дела – процесс помещения документа в дело, согласно номенклатуре дел;

-передача дел во временное пользование – до закрытия дел документы в составе этих дел могут передаваться во временное пользование;

-архивирование дел – производится после их закрытия и составления, согласования и утверждения описи дел на передачу в архив;

-передача дел в подразделения – процесс передачи и приёма дел, хранящихся в архиве, для работы в подразделениях.

-передача дел на постоянное хранение – процесс формирования, согласования и утверждения описей дел для передачи в фонды постоянного хранения;

-уничтожение документа в архиве – процесс формирования, согласования и утверждения описей дел на уничтожение.

Наряду с автоматизацией основных процессов делопроизводства приложение DocsVision «Административное делопроизводство» предоставляет ряд вспомогательных сервисов:

-сервис уведомлений – подсистема, предназначенная для рассылки пользователям системы уведомлений (напоминаний) необходимости выполнения определённых заданий;

-контроль получения ответа на документ – позволяет устанавливать ожидаемый срок ответа и дату фактического получения документа-ответа;

-подсистема построения отчётов – позволяет быстро создавать новые отчёты и адаптировать существующие отчёты;

-электронный телефонный справочник – синхронизирован со справочником сотрудников и предоставляет удобный интерфейс доступа к различной информации о сотрудниках;

-Web-доступ для поиска и просмотра документов – подсистема поиска и просмотра входящих, исходящих, внутренних документов, а также заданий и резолюций, зарегистрированных в приложении «Административное делопроизводство», с помощью web-доступа.

Сервер DocsVision представляет собой сервер хранилища данных, построенный на основе сервера баз данных Microsoft SQL Server и веб-сервера Microsoft IIS и предназначенный для хранения информации и обработки запросов на выборку данных;

Клиент DocsVision интегрирован в Microsoft Internet Explorer и состоит из ядра и набора управляемых им карточек. Ядро клиентской части – Менеджер объектов – обеспечивает поддержку сессий пользователей, передачу данных между клиентской частью и сервером хранилища, загружает и запускает карточки, а также предоставляет им стандартные интерфейсы для выполнения различных функций. [1]

3.3 Опыт некоторых госструктур в автоматизации делопроизводства и внедрении СЭД

На основании изучения специализированной прессы (журнал «Справочник  секретаря и офис-менеджера») можно  убедиться в том, что многие организации, особенно государственные структуры, активно осуществляют автоматизацию делопроизводства и внедряют системы электронного документооборота (СЭД).

Министерство Экономического Развития и Торговли Российской Федерации, к примеру, разрабатывает собственную СЭД. Создана база, основным элементом которой является уникальная локальная сеть, объединяющая все территории, на которых расположено Министерство.

Развернут и успешно функционирует  мощнейший электронный почтовый сервер, число абонентов которого превышает 2000 человек. В рамках локальной  сети создан ведомственный информационный портал, создающий возможность открытого  доступа (в рамках министерства) к  различным базам данных, статистике, обзорам, анализам и электронной  библиотеке документов. Все структурные  подразделения имеют свой сайт в  этом портале и возможность для  оперативного обмена информацией.

Министерство использует систему автоматизированного делопроизводства при регистрации документов. Все  сведено в единую электронную  базу. С помощью компьютера можно  узнать, какая корреспонденция находится  на исполнении у того или иного  подразделения; любой сотрудник  имеет доступ к этой системе и  может свободно ей пользоваться.

Однако СЭД в Минэкономразвития  пока не позволяет полностью реализовать  все задачи электронного документооборота. В ближайшей перспективе планируется  повсеместное использование электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Несмотря на то, что закон  об ЭЦП уже принят, его реализация не везде прописана в подзаконных  актах. Также пока не решен вопрос о постоянном обновлении нормативов на ЭЦП, которые быстро устаревают. Еще одной из проблем внедрения  СЭД является профессиональная и  техническая подготовка сотрудников  Министерства, главной целью здесь  является, по мнению автора статьи (С.В. Кузнецов, руководитель Административного  департамента Министерства), чтобы  сотрудники воспринимали СЭД как  необходимый инструмент, без которого невозможно эффективно работать. [9]

В системе корпоративного регулирования ДОУ в Центральном  Банке Российской Федерации можно  выделить следующие основные элементы:

- ведомственные акты и распорядительные документы;

-организационно-методическое руководство и система информационного обеспечения;

- работа с персоналом и корпоративная культура.

Информационно-технологическую  основу корпоративного регулирования  ДОУ в Банке России составляет Система автоматизации документооборота и делопроизводства (САДД), внедренная в центральном аппарате Банка (1997 г.), во всех территориальных учреждениях  Банка (78 главных управлений и национальных банках), а также в 9 организациях при Банке (2000 – 2001 гг.). Кроме того, внедрена автоматизированная технология в расчетно-кассовых центрах.

Во всех территориальных  учреждениях Банка России не только используется единый территориальный  программный продукт для автоматизации  работы с документами, но и контролируется соблюдение единых нормативных требований и применение типовых классификаторов (справочников).

Опыт нормативно-методического  регулирования САДД Банка России (в нормативных актах, справочных и методических материалах, должностных  инструкциях) показал необходимость  издания специальных документов по регламентации документационных процессов. В ЦБ РФ таким документов является «Регламент работы с документами  в системе автоматизации документооборота и делопроизводства». На его основе разработаны подобные регламенты для  каждого подразделения Банка, осуществляющего  эксплуатацию САДД. [7]

Совет Федерации РФ прошел при внедрении системы автоматизации  делопроизводства и электронного документооборота следующие этапы:

- изучение теоретических аспектов автоматизации;

-системный анализ существующего порядка работы с документами;

-создание проекта системы делопроизводства и электронного документооборота, в котором прописаны цели, задачи, функции и структура информационной системы как в целом, так и для каждого участка отдельно;

-на основании вышеуказанного проекта – поиск готовой системы автоматизации делопроизводства на рынке отечественных и западных производителей.

В настоящее время в  Совете Федерации функционирует  система автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота «Дело–ТСФ». Пользователи системы, выполняющие  только операции поиска информации о  документах и их образах, могут быть подключены в режиме Intranet (локальная сеть). Пользователь системы в любой момент может получить полную информацию о состоянии, истории движения и исполнения документов.

Система защищена от несанкционированного доступа, в ней содержится 3 % информации с грифом «Для служебного пользования», персональные данные.

Проблемы, с которыми сталкивается Совет Федерации при автоматизации  делопроизводства и внедрении новых  стандартов:

- проблема в сфере привлечения административного ресурса;

-трудности в области организации учебы и консультаций, недостаточный уровень компьютерной грамотности персонала;

-противоречия в управлении человеческим фактором;

сложности в проведении аналитической  работы.              [15; 19; 22]

Проанализировав опыт вышеуказанных  госструктур по автоматизации делопроизводства и внедрению СЭД, можно выделить следующие моменты.

Во-первых, каждая из указанных организаций создает (или приобретает) СЭД (либо САД), учитывая специфику делопроизводства и документооборота данной конкретной организации. На данном этапе можно утверждать, что не существует универсальной СЭД, которая подходила бы для любого предприятия.

Во-вторых, выявлены следующие основные проблемы в процессе внедрения СЭД:

а) проблема человеческих ресурсов (техническое и профессиональное обучение);

б) проблема разработки и  обновления нормативных актов и  методических материалов, соответствующих  развитию процесса автоматизации ДОУ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Использование новых информационных технологий в делопроизводстве организаций, безусловно, на сегодняшний день является одной из актуальнейших тем в  сфере документоведения и ДОУ.

Электронный документооборот  является частью процесса автоматизации  делопроизводства. Оба этих процесса призваны решить такие наболевшие проблемы традиционного делопроизводства, как  проблема поиска документов, невыполнение документов в установленный срок, дублирование и противоречие документов друг другу, неподдающаяся контролю текущая работа исполнителей с документами  и невозможность проследить историю  работы с документами.

Внедрение систем автоматизации  делопроизводства (САД) и систем электронного документооборота (СЭД) сталкивается в  реальности с такими проблемами, как  отсутствие универсальной системы  для любого предприятия, проблемой  человеческих ресурсов, проблема несоответствия нормативных актов развитию процесса автоматизации ДОУ.